Respostes a les preguntes de l'entrevista sobre la manipulació de volums de trucades elevades

Quan sol·liciteu una posició administrativa o d’oficina, una pregunta d’entrevista típica serà "Esteu còmode d'utilitzar un sistema de telefonia amb múltiples línies i un volum elevat de trucades telefòniques?"

És evident que voleu expressar que esteu còmodes amb diverses línies telefòniques. És més fàcil si heu gestionat volums de trucades elevats en el passat, però fins i tot si no teniu aquesta experiència, encara podeu respondre la pregunta de manera segura.

Exemples de les millors respostes

Aquí teniu mostres de respostes a l’entrevista que podeu editar per adaptar-se a les vostres experiències personals i de fons:

• Sí, estic còmode amb diverses línies telefòniques amb un gran volum de trucades i ho he fet en el passat. Sóc capaç de mantenir les converses separades i fer front als clients d'una manera amistosa i eficaç.
• No he manejat directament múltiples línies telefòniques, però entenc la importància de ser cortès i eficient i sóc un aprenent ràpid.
• Entenc que el contacte telefònic és sovint la primera interacció que té un client amb l'empresa i la primera impressió és extremadament important. És fonamental mantenir una manera amable i professional al telèfon en tot moment.

Redactar les vostres respostes sobre sistemes de telefonia

Comenceu per examinar la descripció de la feina que heu sol·licitat i fer coincidir les vostres qualificacions amb la feina. És capaç de lliurar un volum elevat cridant-ne un si els requisits? Si és així, podeu estar segurs que l’entrevistador preguntarà sobre la vostra capacitat per gestionar totes aquestes trucades. Fins i tot si els requisits no indiquen de manera explícita la possibilitat de gestionar un gran nombre de trucades telefòniques, podeu apostar que, de totes maneres, apareixerà durant l’entrevista.

Mireu els vostres treballs actuals i anteriors i feu una llista dels sistemes de telèfon que heu utilitzat. Penseu també en els treballs no remunerats o voluntaris, els treballs dels estudiants i els treballs de formació que teníeu al lloc on heu respost al telèfon. És possible que vulgueu prendre notes sobre els telèfons de cada element del vostre currículum per ajudar a guiar les respostes de l’entrevista.

Quin sistema telefònic utilitza el treball?

Potser voldreu fer una petita investigació abans de l’entrevista per veure quins sistemes de telèfon s’utilitzen a l’oficina. Això us pot ajudar a preparar-vos per obtenir una resposta a la pregunta. Si no heu utilitzat aquest sistema en particular, el fet que hàgiu explorat el funcionament hauria de tenir una bona impressió a l'entrevistador.

Però, com saps quin sistema utilitzen? Es pot demanar a la persona que configura l’entrevista. També heu de tenir en compte quins telèfons s’utilitzen quan arribeu a l’entrevista (si els podeu veure). Preneu atenció a com es contesta el telèfon si feu una trucada per confirmar el lloc i l’hora de l’entrevista, de manera que s’observarà què es pot esperar.

Aquí teniu una llista de preguntes que podeu esperar de preguntar-vos sobre les vostres experiències amb els sistemes de telefonia:

Quins sistemes de telèfon heu utilitzat?

Hi ha diversos sistemes i és possible que no recordeu quins heu utilitzat. Podeu posar-vos en contacte amb els vostres antics empleats o companys de feina i demanar-los. Espereu que se us faci alguna de les preguntes següents:

• Quines marques van ser?
• Quins models de telèfons heu utilitzat?
• Quantes línies telefòniques va gestionar en cadascuna d'elles?
• Quin era el volum habitual de trucades cada dia?
• Amb quina freqüència teniu més d’una persona que truca a la vegada?
• Heu utilitzat uns auriculars?
• Heu utilitzat un altaveu?
• Heu utilitzat un sistema de telèfons de conferència?
• Heu utilitzat un sistema de telèfon de vídeo?

Quines habilitats de telèfon heu utilitzat?

És possible que vulgueu retocar el vostre currículum per incloure qualsevol d’aquestes habilitats, si les teniu. A més, el vostre entrevistador us pot preguntar sobre aquestes habilitats:

• Col · locació de les trucades en espera
• Trucades per a supervisió
• Col·locació de trucades per al supervisor
• Transferència i reenviament de trucades
• Trucades de conferència: configurar-les, col·locar-les, gestionar-les, participar-hi
• Gestió del correu de veu
• Prendre missatges

Les habilitats de telèfon del servei d'atenció al client que heu utilitzat

El maneig d’un volum elevat de trucades inclou més de prémer els botons de la dreta. Haureu d’expressar el bé que també pugueu gestionar amb les trucades. Penseu en aquestes habilitats d'atenció al client abans d'entrar a la vostra entrevista:

• Fer front a qui truca enutjat o frustrat
• Telèfon de primera línia que respon a una oficina gran, transferint les trucades als contactes previstos
• Utilitzar el llenguatge i les maneres de fer negocis adequats
• Gestió de trucades cortesana i respectuosa amb directius i clients de nivell superior