I-9 Requisits del formulari d’elegibilitat de l’ocupació

Quan es contracti per a una nova feina, els empleats han de demostrar que tenen dret a treballar als Estats Units. Com a part de la documentació de nou contractat proporcionada pel seu ocupador, un nou empleat ha de completar un formulari I-9. Aquest document és el mètode acceptat pels empleats per verificar la seva elegibilitat per treballar als EUA.

Què és un formulari I-9?

Quan els empresaris contracten nous treballadors, han de verificar la identitat i la idoneïtat de cada nou empleat per treballar. Un formulari d’admissió a l’ocupació (I-9) és un formulari creat pel sector dels Serveis de la ciutadania i la immigració (USCIS) dels Estats Units del Departament de Seguretat Nacional (DHS) que s'ha de completar per a cada empleat contractat als Estats Units i acostumat a verifiqueu la identitat d'un empleat i determineu que ell o ella són elegibles per començar a treballar per a l'empresa. Assegureu-vos que esteu utilitzant la versió més recent de l'I-9, que va ser revisada a partir del 17 de juliol de 2017.

Quan s’acaben els formularis d’elegibilitat laboral

Cal omplir un formulari d’admissió a l’ocupació (I-9) durant el procés de contractació per a totes les noves contractacions. L’empresari ha de verificar l’elegibilitat i els documents d’identitat de l’empleat i registrar la informació del document al formulari I-9 dins dels tres dies següents a la seva ocupació.

Els empresaris que no compleixin i mantenen els formularis I-9 per a cada nou lloguer poden estar subjectes a multes o altres conseqüències legals del Departament de Treball. Els empleats han de presentar documents originals, no fotocòpies, de documentació per demostrar que tenen dret a treballar als Estats Units. Com a excepció, un empleat pot presentar una còpia certificada d'un certificat de naixement.

Origen de la I-9

La Llei de reforma i control de la immigració de 1986 (IRCA) va considerar que els empresaris nord-americans eren legalment responsables de la verificació de l’elegibilitat laboral necessària per a tots els nous empleats. Tot i que no es requereix el formulari I-9 per a voluntaris o empleats amb contracte, els estrangers amb visats d'ocupació han de complir el formulari.

Si un empleat no pot llegir o escriure en anglès, el formulari permet que un traductor o un preparador legal completi el formulari en nom de l'empleat. A l’octubre de 2004, el procés de verificació de l’I-9 es pot completar electrònicament.

Documentació necessària per demostrar l’elegibilitat del treball

A més de la vostra informació personal bàsica, quan empleneu un formulari I-9, haureu de proporcionar almenys una de les formes de documentació aprovades per demostrar la vostra identitat i la seva elegibilitat per treballar als EUA. La documentació inclou normalment algun tipus d'identificació de fotografia i la confirmació de la situació legal al país i s’utilitzarà com a comprovació creuada.

Documents I-9 acceptables

Hi ha tres categories de documents que podeu enviar. Els empleats estan obligats a presentar un dels documents de la Llista A o un dels documents de la Llista B i un dels documents de la Llista C.

Llista A (documents que estableixin l’elegibilitat d’identitat i de l’ocupació)

• Passaport dels Estats Units
• Targeta de residència de la targeta de residència permanent o de registre d'estranger (I-551)
• Targeta de residència temporal (I-688)
• Document d’autorització d’ocupació (I-766, I-688B o I-688A)
• Passaport estranger amb segell temporal I-551
• Per als estrangers autoritzats a treballar únicament per a un empresari concret, passaport estranger amb el formulari I-94 que autoritza la feina amb aquest empresari

Llista B (documents que estableixen només identitat)

• Llicència de conduir expedida per un estat o una possessió perifèrica
• Targeta d'identificació emesa per un estat o una possessió perifèrica
• Document tribal dels nadius americans
• Llicència de conduir o targeta d'identitat de Canadà amb fotografia (per a estrangers canadencs autoritzats a treballar només per a un empresari determinat)
• Targeta d'identificació escolar amb fotografia
• Targeta de registre de votants
• Carnet militar o rècord nord-americà
• Targeta d'identificació del dependent militar

Llista C (documents que estableixen l’elegibilitat per a l’ocupació)

• Targeta de número de compte de la Seguretat Social sense restriccions laborals
• Original o còpia certificada d'un certificat de naixement amb segell oficial emès per un organisme governamental estatal o local
• Certificació de naixement a l'estranger
• Targeta d’identificació ciutadana dels EUA
• Document tribal dels nadius americans
• Formulari I-94 que autoritza l’ocupació amb aquest empresari (per als estrangers autoritzats a treballar només per a un empresari específic)
• Informe consular de naixement a l'estranger (formulari FS-240)

Quan no necessiteu completar un formulari I-9

Atès que es va instituir la llei el 6 de novembre de 1986, la majoria dels treballadors pagats han de presentar els formularis I-9. No obstant això, hi ha algunes excepcions a la regla. No necessiteu un formulari I-9 si:

• Es van contractar abans del 6 de novembre de 1986 i continuen treballant amb expectatives de mantenir-se amb la seva empresa en el futur.
• Està contractat per a "treballs domèstics ocasionals", com ara servei de mainadera, neteja o neteja, en una casa privada de forma intermitent.
• Sou contractista independent.
• No esteu treballant físicament als Estats Units.

No hi ha documentació I-9?

Un empleat que no produeixi el document requerit, o un rebut per a un document de substitució (en el cas de documents perduts, robats o destruïts), es pot acabar dins dels tres dies hàbils següents a la data en què comença l’ocupació. Un empleat que mostri un rebut de substitució té 90 dies per presentar els documents de substitució.

Si necessiteu obtenir una còpia de la vostra documentació, és possible que pugueu sol·licitar-la en línia.

Procés de reverificació del formulari I-9

Els formularis I-9 dels ciutadans dels EUA són vàlids indefinidament, llevat que es produeixi una bretxa d'ocupació superior a un any. Els estrangers que tinguin una visa de treball o els estudiants i els visitants d'intercanvi han de respectar la I-9 amb cada extensió, o després que el visat hagi expirat amb un nou permís d'autorització laboral.

L'empresari ha de conservar els formularis I-9 durant tres anys després de la data d'inici d'un empleat o un any després de la finalització del seu treball, el que succeeixi més endavant.

Clàusules antidiscriminació

La legislació d'IRCA responsable de l'I-9 inclou també clàusules antidiscriminació. En virtut de l’IRCA, els ciutadans dels Estats Units, els residents permanents i els sol·licitants d’asil legalment autoritzats a treballar als Estats Units legalment no se'ls pot negar l’ocupació ni ser resolts amb força segons l’origen o la ciutadania. A més, els empresaris han d’acceptar qualsevol dels documents esmentats per al formulari I-9, sempre que els documents siguin originals o siguin còpies certificades. L'IRCA és aplicable a tots els empresaris amb tres o més treballadors.

Verificació de l’empresari de la informació I-9

Els empresaris poden verificar en línia la informació I-9 d'un empleat per evitar multes o sancions mitjançant el sistema E-Verify. Aquest és un servei en línia subministrat pel govern federal que compara la informació del formulari I-9 de l'empleat, la verificació de l’elegibilitat laboral, a la informació dels registres del Departament de Seguretat Nacional i de l’Administració de la Seguretat Social per confirmar l’elegibilitat laboral. Es requereix el número de la Seguretat Social de l’empleat per realitzar una verificació mitjançant E-Verify i el sistema no es pot utilitzar per reverificar una autorització caducada per a l’ocupació.

Sancions per als ocupadors que contracten treballadors no autoritzats

Els empresaris que contractin treballadors no autoritzats poden ser multats entre 250 i 5.000 dòlars per treballador, en funció de la gravetat de la situació. Si una empresa ha estat condemnada per tres o més delictes, les sancions poden arribar fins a 10.000 dòlars per treballador il·legal o més, i fins a sis mesos de presó a l'empresari. L’acceptació de documents fraudulents també pot fer que una empresa pagui entre els 375 i els 3.200 dòlars per a la primera infracció i dobli la darrera per document per obtenir més aparicions.

Finalment, els empresaris poden ser multats o subjectes a altres repercussions per a la discriminació basada en la ciutadania, l’origen nacional, el frau o el rebuig documental o represàlies.

La informació continguda no és un assessorament legal i no substitueix aquest assessorament. Les lleis estatals i federals canvien sovint i la informació pot no reflectir les lleis del vostre propi estat o els canvis més recents a la llei.