El que cada empresari ha de saber sobre els requisits de formulari de l'I-9

La Llei de reforma de la immigració requereix que el formulari I-9 de sol·licitud sigui verificat la identitat d'un empleat i la seva elegibilitat per treballar legalment als EUA. Si un empresari no compleix els passos o oblida d'incloure els documents adequats, es troben en risc de multa amb possibles complicacions legals molt greus, per la qual cosa és tan important verificar tots els aspectes d'un empleat I-9.

Llista A: documents que estableixin l’elegibilitat tant de la identitat com de l’ocupació

A la I-9, hi ha una llista necessària de documentació per provar la identitat. Aquests documents estableixen identitat i elegibilitat per treballar als Estats Units i es consideren proves acceptables de tots dos.

• Passaport nord-americà (no vencido o caducat)
• Certificat de ciutadania dels Estats Units (Formularis N-560 o N-561)
• Certificat de naturalització (Formularis N-550 o N-570)
• Passaport estranger no vencit amb un fitxer adjunt Formulari I-94 que indica una autorització laboral no vencida
• Targeta de residència permanent o targeta de recepció de registre estranger amb fotografia (Formulari I-551)
• Targeta de resident temporal caducada (Formulari I-688)
• Targeta d’autorització d’ocupació no vencida (Formulari I-688A)
• Permís de reintroducció (Formulari I-327)
• Document de viatge per a refugiats no vencit (Formulari 1-571)

• Document d’autorització d’ocupació caduc expedit pel Departament de Seguretat Nacional (DHS) que conté una fotografia (Formulari I-688B)

Llista B: documents que estableixen la identitat

A falta d’un dels documents anteriors, l’empleat hauria de presentar dos altres, un per a la prova d’identitat i l’altre per a la prova d’elegibilitat laboral. Els següents documents es poden utilitzar per establir la identitat d’un empleat:

• Llicència de conducció o targeta d’identificació emesa per un estat o una possessió perifèrica dels Estats Units, sempre que contingui una fotografia o informació com el nom, la data de naixement, el sexe, l’altura, el color dels ulls i l’adreça
• Targeta d'identificació emesa per organismes o entitats federals, estatals o locals, sempre que contingui una fotografia o informació, com ara nom, data de naixement, sexe, alçada, color dels ulls i adreça
• Targeta d’identificació d’escola amb fotografia
• Targeta de registre de votants
• Carnet militar o rècord nord-americà
• Targeta d'identificació del dependent militar

• Targeta de mariner mercant dels EUA
• Document tribal dels nadius americans
• Llicència de conductor emesa per una autoritat del govern canadenc

Llista C: documents que estableixin l’elegibilitat de l’ocupació

Un d’aquests documents haver de es presentarà a més d’un document de la llista B si l’empleat no pot proporcionar un document de la llista A.

• Targeta de Seguretat Social dels EUA expedida per l'Administració de la Seguretat Social, que no sigui una targeta que indiqui que no és vàlida per a l'ocupació
• Certificació de naixement a l'estranger expedida pel Departament d'Estat (Formulari FS-545 o bé Formulari DS-1350)
• Original o còpia certificada d’un certificat de naixement expedit per un estat, un comtat, una autoritat municipal o una possessió perifèrica dels Estats Units amb un segell oficial
• Document tribal dels nadius americans.
• Targeta d’identificació ciutadana dels Estats Units (Formulari I-197)
• Targeta d’identificació per a l’ús d’un ciutadà resident als Estats Units (Formulari I-179)

• Document d’autorització laboral no venç emès per DHS que no sigui el que figura a la llista A

Llista especial de persones menors d'edat

Els empleats menors de 18 anys i que, per tant, no poden presentar cap dels documents anteriors, poden proporcionar documents apropiats per a la gent, inclosos:

• Registre escolar o targeta de presentació
• Clínica, metge o registre hospitalari
• Registre de guarderia o guarderia

Formulari addicional I-9 Responsabilitats de l’empresari

Assegureu-vos que els formularis I-9 s’omplen correctament i que vosaltres i el vostre empleat seguiu les instruccions exactament. Heu de mantenir el formulari I-9 de cada empleat al fitxer durant almenys tres anys o durant un any després de la finalització de l’ocupació, el que sigui més llarg.

Mantingueu i feu còpies dels documents originals subministrats pels vostres empleats. Això no és necessari, però es recomana. Mantingueu només el nombre mínim de documents necessaris i emmagatzemeu els formularis i documenteu fotocòpies separades dels fitxers dels empleats.

Si es fan canvis al document de fitxer I-9, canvieu-los en el formulari original i inicialitzeu-los i enregistreu els canvis. No empleneu un formulari nou. Torneu a verificar les autoritzacions de treball vençudes i no permeteu que els treballadors treballin si la seva documentació ha caducat.

Assegureu-vos de respondre segons les instruccions i les directrius de temps si rebeu una lletra sense partit de l’Administració de la Seguretat Social que indiqui que un nombre determinat dels vostres empleats té números de Seguretat Social no verificables.

Obteniu la informació actualitzada del formulari I-9 als Serveis de la ciutadania i la immigració dels EUA (USCIS). Es pot obtenir informació addicional de la Societat per a la Gestió de Recursos Humans.

Requeriments legals

El formulari I-9 ha de ser completat per a cada nou empleat, independentment del seu origen nacional o si l’empleat és un ciutadà dels EUA. Un empresari ha violat la llei federal d'immigració si no verifica la identitat i l'autorització laboral d'un nou empleat amb un formulari I-9. Les sancions varien substancialment i es basen en un sistema de nivell, però poden arribar fins a gairebé 20.000 dòlars. Les sancions augmenten a partir de 548 dòlars per continuar treballant conscientment persones que no presenten formularis I-9 amb la verificació adequada.

Exempció de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a l’altre i de país a país. Busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació.