T’ho he tingut a Hello: una etiqueta de telèfon adequada

La veritat és que, malgrat que no és ciència de coets, l’etiqueta telefònica adequada en un entorn de treball suposa una mica més que la possibilitat de pronunciar una salutació. Com que pot ser el vostre punt de contacte inicial amb un client, un client o fins i tot amb el vostre ocupador, és la vostra oportunitat de fer una bona primera impressió, o bé d’una persona pobra. A continuació, s’indiquen alguns consells que haureu de seguir quan utilitzeu el telèfon al treball:

Empassar primer

En altres paraules, la seva boca hauria d'estar desocupada en fer una trucada o respondre al telèfon. Voleu ser capaç de parlar clarament i això és impossible si masticació o empassar.

Nom i rang Si us plau

Quan rebeu una trucada al lloc de treball, heu d’identificar-vos i la vostra empresa i departament, si escau. Si s’ha transferit la persona que truca a la línia principal de la companyia, només podeu indicar el vostre nom i departament. La persona que va respondre inicialment a la trucada probablement va donar el nom de l'empresa. Quan sigueu la persona que truca, identifiqueu-vos de la mateixa manera abans de demanar a la persona que intenteu arribar.

Maners Do Matter

Sigues sempre educat independentment de qui es troba a l'altre extrem de la línia. Tant si parleu amb una recepcionista o bé pel president de la companyia, no oblideu dir-ho si us plau i gràcies. A part del fet que tothom mereix respecte, la persona que respon a la seva trucada pot assegurar-se que es tracta de manera adequada.

Focus

Tot i que ens agrada fer diverses tasques (o intentar) abstenir-nos de cuidar altres coses mentre esteu trucant. Heu de donar-li la vostra atenció a la persona que esteu parlant. El correu electrònic, les xarxes socials i els jocs poden esperar.

Ara espera

En primer lloc, hauríeu d’evitar totes les converses mentre esteu al telèfon. La realitat de vegades s’interessa. És possible que hagueu de parlar amb algú que entra a la vostra oficina o al seu cubicle o que truqui una altra trucada. Disculpeu-vos i limiteu la vostra conversa en pocs segons. No deixeu a ningú esperant indefinidament. Si no podeu tenir cura de l’altra cosa ràpidament, però s’ha de tractar immediatament, en comptes de posar a la persona amb qui esteu parlant, demaneu si podeu tornar a trucar en un moment que li sigui convenient.

No deixeu que el vostre interlocutor es perdi al sistema

Hi ha moments en què no podreu ajudar la persona a l’altre extrem de la línia i haurà de transferir-la a algú que ho pugui. Quan ho feu, assegureu-vos que sap a qui esteu transferint la trucada i per què. Deixeu-li saber què fer si la trucada no passa o si la persona a la qual esteu enviant no hi és o no hi pot ajudar.

Manteniu els missatges curts i curts

Quan deixeu un missatge de correu de veu per a algú, parleu lentament i especialment quan indiqueu el vostre nom i número de telèfon. Hi ha massa persones que deixen missatges molt llargs i llargues només per a murmurar ràpidament els seus noms i números al final, cosa que deixa el destinatari incapaç de tornar la trucada.

Once is Enough

Si deixeu un missatge i la persona per a la qual us va deixar no us tornarà immediatament, pot ser que no pugui en aquest moment. No hi ha necessitat de trucar una vegada i una altra. Si és important, podeu provar de trucar al dia següent o fer un seguiment amb un correu electrònic indicant que també heu deixat un correu de veu.

Escolta First

Escolteu un correu de veu que heu rebut completament abans de tornar la trucada. Podeu aprendre que ni tan sols és necessari trucar de nou (wow, què estalvi de temps) o que necessiteu tenir cura primer d'una cosa. Per exemple, és possible que la persona que truca necessiti informació que pugueu tenir preparada quan torneu a aparèixer.