Passos fàcils per crear un pressupost del projecte

Els responsables de projectes amb experiència i els que treballen a les grans empreses disposaran de programari i comptadors per ajudar-los a reunir els pressupostos del projecte. Però, i si no ho fa? Si esteu mirant un full de càlcul en blanc o un missatge de correu electrònic del vostre patrocinador del projecte que us demanarà que reuniu les finances del projecte, aquest article és per a vosaltres.

Observarem les cinc coses que cal fer per crear un pressupost bàsic del projecte.

Utilitzeu la vostra llista de tasques

Primer, feu la llista de tasques del vostre projecte. També podeu tenir una estructura de desglossament del treball i, si teniu una, és millor utilitzar-la. Però una llista de tasques es durà a terme sempre que cobreixi de manera exhaustiva tot el que necessiteu fer en el projecte.

Si no teniu una llista de tasques, és hora de crear-ne una. Escriviu tot el que heu de fer i les coses que heu de construir, fer o completar abans que es pugui completar el projecte. No ha d’estar en cap ordre en particular, però ha d’incloure-ho tot.

Finalment, en aquest pas, feu una pluja d’idees amb l’equip del vostre projecte, ja que no s’haurà de oblidar. Molts caps són millors que un!

Estimació de cada component

Ara aneu a la llista i calculeu el preu de cada article. Per exemple, una tasca que diu "configura reunions per discutir els requisits" pot implicar l’obtenció i la contractació, les sales de reunions o la compra de recursos que necessiteu com un projector o bolígrafs. Hi ha un cost relacionat amb això, així que obtingueu pressupostos per a la vostra habitació i per l’altre equip i anoteu-lo.

Feu això per a tot el que hi ha a la llista de tasques, de manera que acabeu amb un preu per a cada article. És possible que algunes tasques del projecte no tinguin un preu adjunt i que sigui correcte.

Afegeix estimacions junts

A continuació, afegiu totes les vostres estimacions. És més fàcil fer-ho si feu una llista d’elements en un full de càlcul, afegiu els costos a la columna següent i, a continuació, suma la columna a la part inferior. Deixeu que el full de càlcul us faci la matemàtica! Es converteix en el vostre full de càlcul del pressupost.

És una bona idea també agrupar els seus costos en categories, de manera que pugueu veure fàcilment on va la major part dels diners. Utilitzeu categories com "Project Start Up", "Infrastructure" o "Training" - trieu grups que signifiquin alguna cosa en el context del projecte.

Afegeix contingència i impostos

Seria genial que tinguéssiu una bola de vidre i poguessis predir aquests costos amb una precisió del 100%, però probablement no sentiu confiança en la vostra habilitat per fer això. És on entra la contingència. Es tracta d’un fons de diners basat en la confiança que sentiu que teniu els pressupostos correctes. No es relaciona amb cap tasca en particular. És un "olla d’emergència" general en cas que tingueu alguna cosa malament o hagueu deixat alguna cosa per error.

Si no sabeu quant de contingència afegir, aneu al 10% del total que heu creat al pas 3. És una estimació no científica que utilitzen molts gestors de projectes i us proporciona una mica d'amortiment al vostre pressupost en cas que Ho necessites.

Afegiu una línia al full de càlcul del pressupost que apareix a la part inferior que diu "Contingència" i especifica el percentatge que heu utilitzat.

No us oblideu d’afegir qualsevol impost sobre vendes o altres impostos que ja no s’incloguin explícitament a les estimacions de les línies de comanda individuals.

Afegiu-ho tot i aquesta és la vostra quantitat de pressupost final.

Obteniu l’aprovació

L’últim a fer és aconseguir que el vostre gestor o patrocinador del projecte aprovi el vostre pressupost. Parli amb ells de com el poses en comú i quins elements configuren el vostre pressupost global.

Això és! El pressupost del projecte és una habilitat essencial de gestió de projectes i aquesta guia us permetrà començar a crear un pressupost del projecte.