Habilitats bàsiques de gestió per a principiants

El nivell 1 de la piràmide Habilitats de gestió mostra les habilitats bàsiques que ha de tenir cap gestor inicial. És la base de la piràmide de les habilitats de gestió, que mostra les habilitats que ha d’unificar un directiu per tenir èxit i mostra com aquestes habilitats de gestió es basen en l’èxit.

Habilitats bàsiques de gestió

Hi ha quatre habilitats bàsiques de gestió que qualsevol ha de dominar per tenir èxit en un treball de gestió. Aquestes quatre habilitats bàsiques sónplanificar, organitzar, dirigir i controlar i es discuteixen per separat de manera detallada a continuació.

Pla

La planificació és el primer i més important pas en qualsevol tasca de gestió. També és el pas més sovint passat per alt o omès. Mentre que la quantitat de planificació i els detalls necessaris varien d'una tasca a una altra, per ometre aquesta tasca és convidar a un desastre segur excepte per sort cec. Això és el que ens dóna l’adagulació de les 6 P de planificació (o 7 P segons la forma de comptar).

Tot i que la majoria de persones associen la planificació del terme amb la planificació general de negocis, també hi ha diferents nivells de planificació:

• Planificació estratègica
• Planificació tàctica
• Planificació operativa

I hi ha diferents tipus de planificació:

• Planificació de desastres
• Planificació de la successió
• Planificació de crisi
• Planificació de la compensació

Organitza

Un gestor ha de ser capaç d’organitzar equips, tasques i projectes per tal que el treball de l’equip s’efectuï de la manera més eficient i eficaç. Com a gestor inicial, és possible que organitzeu un petit equip de treball o un equip de projecte. Aquestes mateixes habilitats es requeriran més endavant en la vostra carrera professional quan hagueu d'organitzar un departament o una nova divisió de l'empresa.

És evident que hi ha una gran coincidència entre la planificació del treball i l’organització. Quan la planificació se centra en el que cal fer, l’organització és més operativa i està més centrada en la millor manera de fer el treball.

Quan organitzeu el treball, heu de:

• determinar els rols necessaris
• assignar tasques als rols
• Determineu el millor recurs (persones o equips) per al rol
• obtenir els recursos i assignar-los als rols
• assignar recursos als rols i delegar-ne l'autoritat i la responsabilitat.

Tant si se li ha assignat un petit equip o un projecte per gestionar, els gestors inicials també poden organitzar oficines i sistemes de dades.

És possible que no pugueu desplaçar físicament a la gent per tal que el vostre equip es trobi, però haureu de considerar-ho. D'altra banda, potser haureu de traslladar a diverses persones a un petit espai i haureu d'organitzar les coses perquè l'equip pugui treballar eficaçment en aquest espai. Més endavant, potser haureu d’organitzar una oficina per acomodar equips de diversos departaments i les seves necessitats específiques.

També haureu de ser capaç d’organitzar tots els sistemes que gestionaran les dades que el vostre equip necessita per recopilar o distribuir. Aquests dies, probablement aquests són sistemes informàtics. Heu de decidir si, per exemple, necessiteu configurar pàgines web compartides a la intranet de la companyia o només una carpeta compartida al servidor de fitxers. Com organitzeu els sistemes perquè tothom que necessiti informació tingui accés (i que no estigui disponible per a aquells que no ho veuen, com els vostres competidors)? Si el vostre equip necessita o produeix alguna cosa que no sigui informació, heu d'organitzar-vos perquè el vostre equip aconsegueixi el que necessita, quan ho necessiti, i pugui sortir als altres del que el vostre equip produeixi en el moment adequat.

No us oblideu d’organitzar-vos. Anirem a parar a un nivell superior al nivell 3 de la Pyramid Management Skills Pyramid, però fins i tot com a gestor inicial cal que pugueu organitzar-vos, el vostre temps i el vostre espai perquè pugueu ser més eficaç.

Finalment, recordeu, que rarament és suficient per organitzar les coses una vegada. Amb canvis constants en recursos, objectius i factors externs, normalment us caldrà reorganitzar per ajustar-los.

Directe

La direcció és el pas d’acció. Heu planejat i organitzat el treball. Ara heu d’orientar el vostre equip a fer el treball. Comenceu per assegurar-vos que l’objectiu de l’equip sigui clar. Tots saben què és l'objectiu? Tots saben quina és la seva funció per aconseguir l’equip? Tenen tot el que necessiten (recursos, autoritat, temps, etc.) per fer la seva part?

Tirar, no empènyer

Seràs més eficaç a dirigir l’equip cap al teu objectiu si treus (conduir-los) en lloc d’empènyer (seure i donar ordres). Voleu motivar la gent del vostre equip i ajudar-los i inspirar-los cap als objectius de l'equip.

Control

Alguns escriptors intenten "suavitzar" aquesta habilitat anomenant-la "coordinada" o termes similars.Prefereixo el terme més fort, el control, ja que és essencial que el directiu pugui controlar les activitats de l'equip.

En els passos anteriors, heu planejat el treball, heu organitzat els recursos per fer-lo més eficientment i us ha dirigit l'equip per començar a treballar. En el pas de control, es fa un seguiment del treball realitzat. Compara el progrés real amb el pla. Verifiqueu que l’organització funciona correctament.

Si tot va bé, no cal fer res més que controlar. No obstant això, això passa rarament. Algú es malalta, el tipus de base de dades triga cada iteració més que el que es projecta, un competidor clau redueix els seus preus, un incendi destrueix l'edifici que hi ha al costat i heu d'evacuar durant diversos dies o algun altre factor afectarà el vostre pla. El pas de control ara dicta que heu de prendre mesures per minimitzar l’impacte i tornar les coses a l’objectiu desitjat tan aviat com sigui possible.

Sovint, això significa tornar a la fase de planificació i ajustar els plans. De vegades pot requerir un canvi en l’organització. i hauràs de tornar a dirigir tothom cap als nous objectius i inspirar-los. Llavors, per descomptat, controles el nou pla i ajustar-lo si cal. Aquest cicle continua fins que completeu la tasca.

Eines de control de gestors

Al pas de control, establiu estàndards de rendiment i qualitat i, seguidament, feu un seguiment per assegurar-vos que es compleixen. Hi ha tantes eines disponibles per a vosaltres, ja que hi ha coses que necessiteu controlar.

• Programació d’eines: una sèrie d’eines de programari us permeten introduir el vostre horari i, a continuació, actualitzar el progrés amb regularitat. El programa ressaltarà els canvis en el calendari perquè pugueu identificar les accions correctives que cal dur a terme.
• Controls financers: com a gestor, normalment tindreu un pressupost. Els informes del departament financer us faran saber com la vostra despesa (de persones i altres recursos) coincideix amb el pla.
• Els controls de persones: heu d'assegurar-vos que totes les persones del vostre equip realitzin el que estava previst. Si no ho són, haureu de trobar i solucionar la causa. No entenen l’objectiu? No tenen algun recurs o habilitat que necessiten? La tasca és massa gran per a ells i ha de ser modificada o assignada a un altre recurs? La vostra feina com a gestor significa donar informació als membres del vostre equip sobre com compleix el seu rendiment amb el pla. Quan no, necessiteu prendre mesures correctives.