Planifiqueu un projecte amb eines bàsiques de gestió de projectes

El nostre món laboral és cada vegada més un món de projectes. Els projectes són com desenvolupem nous productes, executem iniciatives estratègiques i fem tot el que sigui nou en una organització.

Per definició, els projectes són iniciatives temporals i úniques, a diferència de les activitats d’operacions regulars. Mentre que moltes empreses depenen de gestors de projectes certificats i capacitats per liderar les seves iniciatives, les competències dels projectes són cada vegada més necessàries per a tots els professionals. Aquest article ofereix una introducció a la planificació d’un projecte per a qualsevol professional interessat a adoptar les pràctiques que funcionen tan bé per als gestors de projectes professionals.

Preneu-vos el temps per definir i planificar realment el vostre projecte

Els responsables de projectes entenen que una part important de la durada total del projecte es dedica a la planificació. Molts de nosaltres tenim la tendència a començar a treballar, que al món dels projectes és similar a saltar-se llegint les instruccions d'aquest nou moble que vau comprar a un d'aquests minoristes "assemblate yourself". El més probable és que l’afany per fer el treball sense llegir les instruccions generi problemes seriosos en algun moment del vostre esforç.

En comptes de córrer directament en el treball, és important clavar alguns problemes crítics:

1. Què creus exactament? Sigui el més específic possible.
2. Quan ha de ser completat?
3. A quins recursos (persones, equipament i pressupost) teniu accés, per completar el projecte?

Els tres elements anteriors són els components fonamentals d’una declaració d’abast. Cada gestor de projectes treballa per aclarir l’abast abans de començar el treball.

Abordar la iniciativa de la festa de vacances d'empresa

Una declaració de l’àmbit de mostra per a la festa d’empreses pot llegir-se de la manera següent:

El nostre objectiu és planificar i lliurar una festa d’empreses per a 100 empleats i les seves empreses significatives abans del final de desembre, amb un cost que no superi els 10.000 dòlars. La nostra planificació i coordinació consistirà en el comitè de 4 membres amb supervisió del conseller delegat.La festa inclourà un bar obert, plats, postres i oci.

Només prendre el temps per elaborar aquesta declaració senzilla però important ofereix una orientació poderosa per a l'equip implicat en el projecte. Tothom entén la naturalesa del projecte, el termini, els recursos i el pressupost.

Trenqui l’abast cap avall en blocs de treball discrets

Els gestors de projectes creen alguna cosa anomenada estructura de desglossament de treballs per descriure en termes clars i aplicables, tot el treball del projecte que algú ha de completar en un període de temps determinat. En la vostra situació, l’avaluació del treball podria incloure:

• Identifiqueu la ubicació.
• Confirmeu la disponibilitat de l’habitació i enceneu-la amb un dipòsit.
• Seleccioneu les opcions de menjar.
• Confirmeu el bar i el que inclou la barra.
• Identifiqueu les opcions de postres.
• Crear i distribuir invitacions amb opcions alimentàries.
• Finalitzeu les opcions alimentàries segons les invitacions retornades.
• Decidiu el tipus d’entreteniment.
• Reviseu les opcions d’entreteniment i seleccioneu.
• Confirmeu la configuració del menjador.
• Compra regals de taula per als hostes.
• Coordinar i lliurar l'esdeveniment.

Els gestors de projectes desenvoluparien aquest desglossament de la feina del projecte sense tenir en compte recursos ni temps, però més en format de pluja d'idees. Un cop identificats tots els treballs necessaris per aconseguir l’abast del projecte, és hora d’ordenar-lo, assignar responsabilitats i demanar estimacions de temps i costos dels membres del vostre equip.

Creació del pla del projecte des del desglossament del treball

Després de completar el desglossament simple del treball identificat a la pàgina anterior, ara heu de:

• Confirmeu que s’han identificat tots els elements principals per aconseguir l’abast del projecte.
• Confirmeu qui gestionarà els elements de treball i creeu una matriu de responsabilitat que resumeixi les principals tasques de treball de la part responsable.
• Sol·liciteu que cada membre de l'equip revisi les seves tasques, identifiqui les estimacions de temps i costos, noti els terminis, resumeixi les necessitats de recursos i s'asseguri que han avaluat a fons el treball que han de rendir comptes.

Un cop finalitzats els passos anteriors, l’equip del projecte hauria de treballar junts per seqüenciar els esdeveniments en l’ordre correcte, tenint en compte qualsevol conflicte de recursos o possibles reptes de programació. Un gestor de projectes completaria aquest pas desenvolupant un diagrama de xarxa, calculant el camí crític i planificant recursos, sovint amb l'ajuda de programes informàtics.

Per al vostre projecte més petit que utilitzi mètodes informals, un simple enfocament post-it de tipus de la nota de posar els elements en la seqüència pot ser tot el que sigui necessari. Aquest procés us permetrà desenvolupar la imatge completa dels passos implicats i els terminis de planificació i lliurament d’una gran festa!

Deixeu que comenci el treball

Ara que heu triat el temps per abastar adequadament el projecte, identificar les tasques principals, seqüenciar les tasques i avaluar els requisits de temps i recursos, esteu preparats per posar l'equip a treballar en les seves responsabilitats assignades. El vostre paper com a gestor informal del projecte és fer el seguiment del treball, donar suport als membres de l’equip i ajudar-vos a identificar i resoldre els desafiaments a mesura que es produeixen. Un bon gestor de projectes es reuneix regularment amb els membres de l'equip per avaluar el progrés i identificar i navegar pels riscos emergents.

La línia de fons

Els mateixos enfocaments descrits anteriorment es poden aplicar a qualsevol situació del projecte al vostre departament o unitat de negoci. Desenvolupeu un àmbit clar, identifiqueu el treball, assigneu recursos, desenvolupeu estimacions i un calendari, i seguiu i controleu el treball. Les vostres pràctiques seran reconegudes i apreciades pels directors de projectes professionals del vostre lloc de treball i els vostres resultats seran molt millors que simplement saltar-vos a la feina sense pensar-hi res.