10 Tècniques de Gestió del Temps Atemporal

Tothom té les mateixes 24 hores al dia, però algunes persones semblen ser molt més productives en aquell moment que altres. Si no us sentiu productiu, la solució habitual que us ve a la ment és que necessiteu gestionar millor el vostre temps. No es pot "gestionar" el temps, però, perquè hi ha 24 hores al dia, 60 minuts en una hora, 60 segons en un minut i això no canvia mai.

Tanmateix, podeu controlar on i com gastareu el temps i prendre mesures per reduir o eliminar desperfectes en el temps. De fet, la gestió del temps és realment la gestió de tu mateix.

A continuació s’indiquen deu maneres atemporals de controlar el vostre horari cada dia per aprofitar al màxim el temps que teniu disponible.

1) Establir objectius prioritzats

Sense objectius, potser trobareu que tendeixen a perseguir el que sembli més urgent o que us mira fixament a la cara. És difícil no distreure's amb objectes brillants. Per evitar-ho, comproveu les vostres veritables prioritats a la vida i avanceu-hi establint objectius anuals, mensuals, setmanals i diaris o resultats desitjats. Ordeneu-ne cadascun amb el sistema següent:

• Importància: (A = alta, B = mitjana, C = baixa)
• Urgència: (1 = alt, 2 = mitjà, 3 = baix)

Feu servir sempre els objectius i les tasques més importants (A1) més importants i, a continuació, avanceu la llista.

2) Seguiu la regla 80/20

La "regla 80/20", coneguda també com el principi de Pareto, diu que el 80 per cent dels vostres resultats prové del 20 per cent de les vostres accions. És una manera de visualitzar el vostre ús del temps, de prioritzar les tasques escollides amb els vostres objectius més importants. Està centrant-se en el 20% de les activitats que produeixen el 80 per cent dels resultats desitjats?

3) Aprendre a dir No

Quan altres us sol·liciten, aquestes tasques poden ser importants per a ells, però poden entrar en conflicte amb els vostres objectius més importants. Sobretot quan us agradaria fer alguna cosa, però simplement no teniu temps, pot ser molt difícil dir que no.

Tot i que és genial ser un jugador d'equip, també és important saber quan i com ser ferms i deixar que la persona sàpiga que no es pot gestionar la seva sol·licitud en aquest moment. Si accepteu assumir la tasca, negocieu un termini que els ajudi a assolir els seus objectius sense sacrificar els vostres propis objectius.

4) Superar la dilació mitjançant el sistema "4D"

• Esborra-ho: Quines són les conseqüències de no fer la tasca? Penseu en la regla 80/20; potser no cal fer-ho en primer lloc.
• Delegar-lo: Si la tasca és important, pregunteu-vos si realment és una cosa que sou responsable de fer en primer lloc. Es pot donar la tasca a una altra persona? Vegeu "10 coses que un gestor no ha de delegar mai".
• Fer-ho ara: Posposar una tasca important que cal fer només crea sentiments d'ansietat i estrès. Fes-ho tan aviat com sigui possible el dia.

• Ajornar: Si la tasca és una que no es pot completar ràpidament i que no és un element de prioritat, només caldrà diferir-lo.

5) Coma la granota

Del llibre de Brian Tracey, Coma aquesta granota, "Si el primer que fas cada matí és menjar una granota en viu, pots passar el dia amb la satisfacció de saber que és probablement el pitjor que et passarà tot el dia".

Les teves granotes cada dia són les tasques que tindran el major impacte en la consecució dels teus objectius, i les tasques que tingueu més probabilitats de demanar que comencin.

6) Reduir el nombre de reunions

Les reunions mal executades són pèrdues de temps, multiplicades pel nombre de persones de la reunió. Vegeu "Com dirigir una reunió d'equip".

7) El got de vidre: roques, còdols, sorra i aigua

Categoritzeu les vostres tasques d’aquesta manera i, a continuació, abordeu les "roques" primer Si seguiu enfrontant les coses petites (la sorra, els còdols i l'aigua), i no els elements estratègics importants, les roques, llavors el pot farà ràpidament sense més espai per a més roques.

8) Eliminar els perills de temps electrònics

Tothom té determinades distraccions que els interrompen i es queden allunyats del seu treball. El vostre Facebook? Twitter? Comprovació de correu electrònic? Missatgeria contínua amb amics i familiars? Deixeu de comprovar-les tan sovint per dosar aquest tipus de tasques. Establiu una hora i, a continuació, comproveu i tracteu-los tots alhora. Doneu-vos 30 minuts i després torneu a treballar. Col·loqueu-los i feu un descans una o dues vegades cada dia per respondre.

9) Organitzeu-vos

Per gestionar eficaçment el vostre temps i ser productiu cada dia, heu de crear l’entorn adequat. Eliminant el desordre inútil, configureu un sistema de presentació eficaç, tingueu un lloc proper per a tots els elements de treball que necessiteu amb freqüència i utilitzeu eines de gestió de flux de treball per ajudar-vos a crear un entorn productiu.

10) Tingueu cura de la vostra salut

Una bona nit de son, alimentació saludable i exercici us proporcionaran l'energia, l’enfocament i la resistència necessaris per treure el màxim profit del vostre dia. Pot semblar que el treball sigui més important i sempre es pugui recuperar el son, el menjar i l’exercici posterior. Si perds la teva salut, no obstant això, no pots treballar, o fer una gran quantitat de coses per al cas, així que no escatimes en tenir cura de tu mateix.