Com escriure i enviar missatges de correu electrònic professionals

Sempre que envieu missatges de correu electrònic professionals, és molt important assegurar-vos que el missatge és perfecte. No voleu escapar cap oportunitat fent errors, ja sigui com envieu missatges de correu electrònic o com els feu un seguiment. Seguiu llegint per saber com escriure i enviar missatges de correu electrònic de primera qualitat.

Per què voleu enviar un correu electrònic professional? Hi ha diverses raons. Podeu enviar la vostra carta de presentació a un possible empleador, una carta de gràcies a un company que ha acceptat ser una referència, una carta de renúncia al vostre cap actual o una sol·licitud de carta de recomanació.

És possible que tingueu altres motius per enviar correus electrònics no personals i, de fet, és una bona idea assegurar-vos que tot el vostre correu electrònic estigui organitzat i professional.

A continuació, us expliquem què cal incloure als vostres missatges, què no incloure i com tancar, signar i enviar els vostres missatges de correu electrònic.

Directrius de missatges de correu electrònic professionals

Reviseu aquests passos per escriure un correu electrònic professional d'alta qualitat i sempre us farà una gran impressió al destinatari:

• Linia de subjecció: La línia d'assumpte ha de transmetre de manera concisa el vostre propòsit per escriure. La vostra línia d'assumpte pot ser tan simple com "Gràcies" o "Sol·licitud de recomanació".
• Salutació: Fins i tot si esteu escrivint un missatge de correu electrònic molt curt, inclogueu una salutació. Si coneixeu el nom de la persona, inclogueu-lo. Tret que sigueu de base amb el nom de la persona, truqueu-los pel seu títol.
• Llargada: Manteniu el vostre correu electrònic de la manera més concisa possible. La gent tendeix a escriure missatges de correu electrònic llargs, de manera que només inclogui informació essencial.
• Estil de font: Eviteu fonts ornamentades, juganeres o de colors; aquests simplement distreuen el destinatari del vostre missatge real. Eviteu fer una consulta excessiva amb negreta i cursiva, la qual cosa fa que un correu electrònic sembli desordenat. No escriviu ni amb majúscules; això s'enfada o sobreexcitat en un correu electrònic.

• Emoticones:No incloguin emoticones en un correu electrònic professional; guardeu-los per correspondència personal.
• Ortografia i gramàtica: El fet que escriviu un correu electrònic no significa que hàgiu d’esperar sobre l’ortografia i la gramàtica. Editeu el vostre correu electrònic amb cura abans d'enviar-lo. Un missatge sense errors indica al destinatari que el vostre correu electrònic ha de ser pres seriosament.
• Tancament:Tanqueu la sessió amb un "Agraïment" breu, "El millor", o un altre enviament senzill i després el vostre nom. La majoria de comptes de correu electrònic us permeten incrustar una signatura amb el vostre nom, títol i informació de contacte a cada correu electrònic. És una manera fantàstica de fer que cada correspondència sigui més professional.

Consells addicionals

Quan hàgiu escrit el vostre correu electrònic, seguiu tots aquests passos abans de fer clic al botó "Envia":

• Assegureu-vos que el missatge està complet:Comproveu que la línia d’assumpte del vostre correu electrònic estigui emplenada, heu inclòs una signatura i envieu el missatge a la persona de contacte adequada i heu omplert el Cco camp per enviar-vos una còpia, de manera que teniu un registre del missatge de correu electrònic.
• Prova del vostre missatge de correu electrònic:Abans d’arribar a enviar, assegureu-vos que comproveu l’ortografia i comproveu la vostra gramàtica i la seva gramàtica. Són tan importants a la correspondència de cerca de feina per correu electrònic, ja que es troben en una carta en paper.

• Envia un missatge de correu electrònic de prova:Abans de enviar el vostre correu electrònic, enviïu-vos el missatge primer per comprovar que funciona correctament i que no apareix res. Si tot es veu bé, envieu el correu electrònic a la companyia o persona que contacteu.
• Envia una còpia del missatge de correu electrònic a un mateix:Utilitzar el Cco per enviar una còpia del missatge de correu electrònic a vosaltres mateixos, de manera que tingueu un registre de quan heu enviat el missatge i a qui l’heu enviat. També podeu trobar aquesta informació a la vostra carpeta enviada.

• Carregueu les vostres còpies:Amb molts programes de correu electrònic, podeu configurar carpetes per facilitar la cerca de missatges de correu electrònic importants. Configureu una carpeta per a tots els vostres correus electrònics de cerca de feina i enregistreu les vostres còpies del missatge de correu electrònic que envieu a la carpeta de cerca de feina.

Comproveu el vostre correu electrònic regularment

El temps és essencial quan busqueu feina, de manera que és important revisar el vostre correu electrònic amb regularitat i amb freqüència, de manera que no us perdeu oportunitats importants. Com a mínim, comproveu el vostre correu electrònic al matí i durant la primera tarda, de manera que tindreu temps per respondre amb promptitud als missatges que rebeu.

Avui en dia, tenir un telèfon intel·ligent pot facilitar la comprovació dels vostres correus electrònics allà on sigueu i quan vulgueu: no hi hagi més que passar per sobre del vostre ordinador. De fet, podeu obtenir notificacions de missatges de correu electrònic nous, de manera que els pugueu llegir tan aviat com arribin a la safata d’entrada.