Passos per personalitzar la vostra comunicació per a cada públic

Si voleu comunicar-vos amb la gent de manera que comparteixi informació i, especialment, canviï el comportament i tingui un impacte seriós, necessiteu conèixer el vostre públic. És un principi fonamental de gran comunicació. Entendre la perspectiva de les persones amb les que estàs parlant t'ajuda a convertir-te en un millor presentador i professional dels recursos humans.

Conegueu el vostre públic. Conegueu el que els importa. Conegueu el que volen escoltar. I coneixent-los i enfocant el vostre missatge, podeu mostrar-los que sou un recurs. Involucres el públic i té un impacte més gran.

El problema? Conèixer el públic necessita temps i sempre és més fàcil fer un bolcat de cervell de totes les coses que coneixeu o que voleu explicar al vostre públic sobre un tema. Pensar críticament sobre el que vol o necessita escoltar el vostre públic és més difícil.

Molts professionals de l’RH queden atrapats per donar-los al públic tot allò que han de saber o fer sobre una presentació de problemes. Sabeu que heu caigut en aquesta trampa quan us trobeu amb posar punts en diapositives en lloc de pensar:

• el que el públic realment es preocupa,
• quins són els teus punts més importants, i
• com mapar-los en una història clara que crea una conversa atractiva.

El segon parany en què es troben molts professionals de l’RH és repetir el mateix dia de presentació que diàriament a diferents públics. El problema és que diferents públics es preocupen i responen a diferents coses; per tant, si voleu estar interessats, haureu de personalitzar el missatge cada vegada que parleu.

És la forma d’assegurar-vos que personalitzeu el vostre missatge, tracteu el soroll i mantingueu el vostre públic actiu en allò que els expliqueu, independentment de qui o on siguin. Aquests cinc recordatoris clau us asseguraran que les vostres paraules aconsegueixen l'impacte que mereixen: quan guanyeu tota l'atenció i el compromís del vostre públic.

Conegueu què és el vostre públic

El vostre públic no es preocuparà del que digueu fins que no hàgiu demostrat que us preocupa. A mesura que planifiqueu la vostra presentació, pregunteu quins són els reptes i les necessitats del vostre públic esperat? Quines són les tres o quatre preguntes o qüestions principals sobre el vostre tema?

Si no ho sabeu, demaneu a algunes persones que assisteixen a la vostra presentació, demaneu-ho al gerent del departament o, si no hi ha cap informació disponible, feu la millor idea.

A continuació, comenceu la vostra presentació recordant-li a la vostra audiència les seves preocupacions identificades. Digui: "Sé que molts de vosaltres us heu preguntat sobre les nostres opcions de beneficis, o" M'imagino que aquestes tres coses són el que realment voleu sortir d'aquest taller ".

Quan parleu primer del vostre públic i dels seus problemes i necessitats, que us dirigiran a la vostra xerrada, demostrareu que us preocupen. Això fa que la gent vulgui escoltar.

Descobriu els vostres punts principals per al vostre públic

La majoria de presentacions de recursos humans es senten com un abocador d’informació, no una història clara amb un conjunt de punts principals. Els professionals de recursos humans típicament saben molt més del que altres persones volen o necessiten saber sobre qualsevol tema necessari.

Els autors Chip i Dan Heath, al seu llibre "Made to Stick", van denominar això "la maledicció del coneixement". Quan va ser l'última vegada que vau sentir que una presentació era massa curta o cobria massa poca informació? Probablement rarament o mai.

Les persones que destaquen com a ponents, les que s’escolten i tenen influència, comencen a reconèixer el problema de l’audiència que estan ajudant a resoldre. Aleshores, a mesura que preparen la seva presentació, separen el coneixement obligatori del que cal saber.

Preneu-vos la meitat del temps de preparació que heu de centrar en el cor de la vostra presentació i el que el vostre públic necessita saber que els ajudarà. La millor manera de trencar la "maledicció del coneixement" és centrar-se en el que és més important tant per a vostè com per al públic.

Mapa de la seva presentació en una pissarra o un tros de paper, o utilitzeu un conjunt de notes adhesives. Quina seqüència de punts és millor? Hi ha un ordre per als punts que tindran més sentit per al vostre públic? Com es relacionen els vostres punts amb els altres? Netejar-los. Si no ho fan, digueu-li a les persones: "Aquí teniu un tema totalment diferent, però important."

Expliqueu històries i utilitzeu exemples El vostre públic trobarà rellevant

A més d’intentar presentar massa coses alhora, massa sovint les presentacions de l’HR sonen abstractes i no relacionades amb la vida quotidiana i el treball de l’audiència. Llavors, el que passa és que la gent s'ajusta, se senti a través de la xerrada, assumeix que no és sobre ells i no fa cap acció. Això fa que la presentació sigui una pèrdua de temps i de la vostra.

Per relacionar-se amb ells, per ajudar-los a actuar, la gent necessita les idees basades en històries i exemples. Els cervells humans es connecten per relacionar-se amb les històries i recordar-los. Per tant, cobreix menys punts, millor, amb molts exemples. I, sempre que sigui possible, feu els exemples del departament i la seva experiència diària en el treball.

Expliqueu històries sobre com utilitzar la idea que compartiu. Tant si es tracta de com solucionar un problema de compensació, com donar comentaris, com inscriure-us al vostre pla de visió o com és que la nova organització és diferent de la que teníeu anteriorment, expliqueu històries. Fes clar el pont entre el tema i les seves vides i interessos.

Mostra, no digues a la teva audiència

En molts casos, una imatge val més que mil paraules. Els vídeos s'estan convertint en la norma per a una comunicació eficaç. En aquesta jornada d’eines de vídeo accessibles, els presentadors que utilitzen massa text solen utilitzar excuses. Diuen: "Però he de comunicar informació molt específica" o bé, "el meu públic serà capaç de digerir aquesta idea complicada si l’ho escric". No, no, i no, no ho faran.

Llevat que el vostre objectiu sigui avorrir, alienar i submergir el vostre públic i que no tinguin influència en el pitjor dels casos, retalleu el text. Envieu-lo en un correu electrònic de seguiment o compartiu-lo en un document de Google. Les imatges que utilitzeu necessiten donar suport a la història i no convertir-se en el vostre guió. Quan tingueu un conjunt clar de punts principals i un bon flux suportat per històries i exemples, només llavors heu de llançar una eina de presentació.

En cas contrari, acabareu fent servir les diapositives amb un doble servei, tal com nota el vostre altaveu. En aquest cas, haureu d’haver enviat per correu electrònic la presentació en lloc de perdre el temps del vostre públic.

Personalitza i improvisa coneixent el vostre públic

Un cop hàgiu creat una bona presentació que admeti visualment el vostre missatge principal, teniu la llibertat d’adaptar-lo a cada públic que serviu. Podeu suggerir-vos i després preguntar en veu alta: "Per què us importau això?" I personalitzeu la resposta del públic que hi ha al davant. El que els seus membres de l’equip de màrqueting es preocupen poden ser molt diferents de les necessitats del vostre personal de desenvolupament.

En anys de formació i presentacions per a líders en desenes d’organitzacions com Apple, Oracle, SAP i T-Mobile, ha aparegut el poder d’un conjunt simple de missatges. Quan els missatges van ser recolzats per imatges senzilles i lliurats per un presentador focalitzat que podia fer punts clars i connectar-los amb la vida diària del seu públic, es va produir una comunicació. I, no és això el punt de fer una presentació?

----------------------------------------

Tobey Fitch és soci director de Fitch Associates. Anteriorment ha col·laborat en publicacions com Emprenedors.