Descripció de la feina d’assistent administratiu: salari, habilitats i més

Els assistents administratius, inclosos els secretaris, són la columna vertebral de la funcionalitat de l’oficina. Escriuen i preparen documents, programen cites i mantenen fitxers. Responen a telèfons i trucades directes i assisteixen a les reunions del personal. En algunes oficines, poden gestionar tasques fonamentals de comptabilitat i poden acceptar el pagament de clients i clients.

Al voltant de 4 milions d’assistents administratius i secretaris estaven treballant als Estats Units el 2016.

Obligacions i responsabilitats d'administrador

Les responsabilitats dels assistents administratius poden variar en funció del tipus d'oficina en què treballen, però hi ha algunes funcions comunes:

• Genera documents.
• Agrupa presentacions de diapositives
• Creeu fulls de càlcul.
• Gestioneu les bases de dades.
• Crear i / o mantenir llocs web.
• Actuar com a administrador d’oficines, planificar esdeveniments del personal, com atorgar sopars i esdeveniments de recaptació de fons, programar reunions de clients i organitzar horaris dels companys de feina.

Salari d’assistent administratiu

El salari pot dependre de la naturalesa de l'empresa en què treballa un assistent administratiu, així com de l’abast de les obligacions. Els executius en servei reben el màxim pagament.

• Ingressos anuals mitjans: $ 38,880 (18,69 $ / hora)
• Els ingressos anuals superiors al 10%: Més de 64.230 dòlars (30,88 $ / hora)
• Ingresos anuals inferiors al 10%: Menys de $ 24,690 ($ 11,87 / hora)

Educació, formació i certificació

Aquesta ocupació no requereix cap formació avançada en particular, però pot ser útil.

• Educació: Necessitareu un diploma d’escola secundària o l’equivalent, i podeu obtenir un avantatge en el camp inscrivint-vos en un programa de graus associats o assistint a un programa de formació de secretaria després de l’escola secundària. Ara, els secretaris disposen de llicenciats o guanyen certificacions especialitzades, com ara el secretari legal acreditat o l’assistent administratiu mèdic certificat en un nombre creixent de sectors. Els assistents executius i les secretàries haurien de tenir alguns crèdits universitaris com a mínim, si no és un títol de llicenciat.

• Entrenament: Penseu en començar amb una agència de treball temporal. Algunes vegades ofereixen formació a nous reclutes. En cas contrari, si teniu algunes habilitats bàsiques de secretaria, es pot proporcionar formació en el lloc de treball mentre apreneu les cordes d’una determinada empresa o camp.

Habilitats i competències d’assistent administratiu

Necessitareu diverses qualitats essencials per aconseguir un assistent administratiu.

• Competències informàtiques i de programari: Haureu d’estar còmode utilitzant Microsoft Office, correu electrònic i Internet. Potser haureu d’estar familiaritzat amb QuickBooks o amb altres programes de programari de comptabilitat si treballeu per a una empresa petita.
• Competències multitasca: Això pot ser especialment important si també actueu com a gestor. Haureu de poder fer malabars amb diverses demandes alhora.
• Habilitats de comunicació verbal i escrita: Són essencials. Haureu de tenir un domini sòlid de la llengua anglesa i tenir bones habilitats de correcció.

• Habilitats interpersonals: Treballareu amb altres persones, inclosos els clients i altres personal d’oficina. Les bones maneres i l’adopció de la calma poden ser molt importants.
• Habilitats organitzatives: Heu de ser orientats al detall i organitzats, capaços de localitzar un document o recordar un protocol en un moment d’avís.
• Competències en la presa de decisions: Sovint us trobareu manipulant diverses tasques gairebé simultàniament, especialment a les oficines més ocupades, per la qual cosa haureu de poder prioritzar i prendre decisions en temps efectiu. Un client pot voler una cita immediatament, però realment té una emergència o pot esperar uns quants dies?

Perspectives de feina

Malauradament, aquesta posició no té perspectives d’ocupació encoratjadora. El Bureau of Vital Statistics dels Estats Units projecta que els avenços tecnològics començaran a assumir les funcions de molts assistents administratius des del 2016 fins al 2026, cosa que comportarà un descens del 5% en el creixement de la feina.

Ambient de treball

Aquesta indústria és requerida per gairebé totes les indústries. Potser us trobeu treballant en una oficina mèdica, una oficina de dret, una oficina del govern o per a un petit contractista de barri. En qualsevol cas, és probable que es trobi en un entorn d’oficina.

Els assistents virtuals són cada vegada més demandats, de manera que és possible que pugueu treballar des de casa.

Horari de treball

Això és gairebé sempre un treball a temps complet durant les hores normals de negoci, però la naturalesa del negoci pot exigir una feina de cap de setmana, com ara si sou contractades per una clínica mèdica. A més, els professionals de l’advocat podrien trobar que s’espera que passin moltes hores abans de les proves i els terminis.

Com aconseguir el treball

RECOMANAR LES RECOMANACIONS

Els empresaris que contracten una secretària o un ajudant administratiu busquen una persona amb la qual puguin treballar còmodament, que es barrejarà bé amb altres empleats i que poden confiar en informació confidencial. Les cartes de recomanació sòlides poden demostrar aquestes qualitats.

Utilitzeu les vostres xarxes

Toqueu a les vostres xarxes per obtenir oportunitats de treball. Accedeixi als contactes de Facebook i LinkedIn, amics de la família, veïns i antics empresaris. Fes-los saber que agrairia les presentacions a qualsevol que estigui contractant.

OBRES D'AVALUACIÓ

Feu cerques a Google de llocs de treball amb paraules clau com assistent d'administració, assistent de màrqueting, assistent de redacció, secretària mèdica, secretària legal i assistent d'oficina per generar llistes de treballs. També s’anunciaran molts treballs administratius a la secció d’ocupació del lloc web per al vostre diari local o la Cambra de comerç.

Comparació de treballs similars

Alguns llocs de treball similars i el salari mitjà anual inclouen:

• Periodista: $57,150
• Secretari d'informació: $34,520
• Transcriptionist mèdic: $34,770