Habilitats d’escriptura: comunicació amb paraules

Escriure una bella prosa i una bella poesia és un talent. Tanmateix, escriure amb eficàcia és una habilitat que es pot aprendre.

Organitzeu la vostra escriptura

Tant si esteu redactant una nota al vostre company o un informe per al vostre cap, haureu de decidir quina informació voleu transmetre. Heus aquí com fer això:

1. Feu una llista de tots els elements que heu de discutir a la vostra nota o informe.
2. Poseu-los en ordre: de la més important a la més important.
3. Escriviu un breu resum de la vostra memo sencera: aquest serà el vostre primer paràgraf.
4. Expandiu-vos a cada element que apareix al pas 1.
5. Si el destinatari ha de prendre alguna acció, indiqueu-ho al paràgraf final.

Alguns consells

Escriviu per al vostre públic. Utilitza un llenguatge senzill. No voleu que el lector necessiti un diccionari per desxifrar el que intenteu dir. No intenteu impressionar al vostre lector amb el vostre enorme vocabulari. És probable que frustris el vostre lector. La majoria de les persones estan malabaritzant diverses tasques alhora i estan interessades a rebre només la informació necessària. Sou responsable de fer que això passi. En comptes de dir: "La seva naturalesa gregària el reconeix com un candidat superlatiu per al treball", diuen "La seva amabilitat el converteix en un dels millors candidats a la feina".

Manteniu-vos allunyat de l'argot que el lector no entengui. Si el vostre treball és molt tècnic, però a qui escriviu no està ben versat en aquest camp, respecteu les paraules que aquesta persona entendrà. Per exemple, si sou un dissenyador de llocs web, aquesta frase d'una nota al vostre client, un psicòleg, no tindrà sentit: "Què us agradaria que utilitzés com a BGCOLOR per al vostre lloc: # ADD8E6 o #FFFFFF?" Qualsevol persona amb experiència en el disseny de pàgines web sap que es pot traduir aquesta pregunta a "Què voleu que el color de fons del vostre lloc sigui: blau clar o blanc?" No obstant això, no espereu que el vostre client estigui més familiaritzat amb aquesta jerga tècnica del que seria la seva discussió sobre un terme psicològic, com ara la tricotilomania.

Un clixé al dia manté el lector allunyat - o si més no ho fa recordar el que estàs dient. Voleu que la vostra escriptura sigui memorable. Com que sentim clixés sovint, ens sentim insensibles a ells. Les paraules, doncs, no estan associades de manera única amb la vostra escriptura. En comptes de dir "No posis endavant fins demà, què pots fer avui" en una nota a un subordinat que estàs intentant motivar. Simplement digueu, "Deixeu de procrastinar. Ara feu la feina".

Quan sigui possible, utilitzeu la veu activa. La veu activa fa que la vostra frase sigui més forta i generalment sigui més curta. Provem aquests exemples. Veu passiva: "Les vendes van augmentar a causa de la creació de xarxes". Veu activa: "El meu treball en xarxa ha augmentat les vendes".

No siguis redundant. No cal dir "les 2 de la tarda" o "la dona embarassada". Dir "2 pm" o "2 a la tarda" o "la dona embarassada" o "la dona embarassada" transmeten tot el que voleu dir i són menys verbals.

Per descomptat, pareu atenció a la gramàtica. Utilitzeu Strunk i White's Elements d’estil, disponible a la web. Un bon diccionari ha d’estar a prop, juntament amb un diccionari de sinònims. Un diccionari de sinònims li permetrà mantenir la seva escriptura fresca ajudant-lo a trobar diverses paraules per utilitzar. Molts d’aquests recursos estan disponibles en línia.

La revisió és una de les coses més importants que podeu fer. Com que probablement feu la major part de la vostra escriptura en un ordinador, teniu accés a correctors ortogràfics i gramaticals automatitzats. Aneu amb compte, però, algunes comprovacions ortogràfiques informàtiques us poden faltar algunes paraules que s’utilitzen en un context equivocat. Per exemple, la frase "Als empleats atesos també les reunions dos aprenen sobre el programari GNU" passaria a través de la verificació ortogràfica sense que es detectessin errors ortogràfics. Fes que algú ho revisi, si és possible.

Si el temps ho permet, elimineu-ne la composició, i corregiu-la més tard o, fins i tot, el dia següent.