Quines dades s'emmagatzemen als registres mèdics dels empleats?

El fitxer mèdic dels empleats és el dipòsit de tot allò que tingui a veure amb la salut, els beneficis per a la salut, les vacances relacionades amb la salut dels empleats i els beneficis per a les seleccions i la cobertura de l'empleat. L’empresari manté un fitxer mèdic per separat per a cada empleat. El contingut d'aquests fitxers mai no es barreja amb cap altre fitxer de treballador, com ara el fitxer de personal.

Atès que el fitxer mèdic conté informació confidencial i sensible, ha de residir en un lloc segur, bloquejat i inaccessible. El gabinet d'arxius que allotja els fitxers mèdics dels empleats també ha de bloquejar i el personal de recursos humans ha de tenir les úniques claus. L’accés als fitxers mèdics dels empleats només està restringit al personal de Recursos Humans.

La Llei de portabilitat i rendició de comptes de l’assegurança sanitària de 1996 (HIPAA) requereix que els empresaris protegeixin els registres mèdics dels empleats com a confidencials; Els registres mèdics s’hauran d’emmagatzemar per separat i separats d'altres registres empresarials. No emmagatzemeu mai els registres mèdics dels empleats al fitxer de personal general de l’empleat.

A causa de la confidencialitat de la informació, els registres s'han d’aïllar dels fitxers als quals els empleats, com ara els supervisors o els directius, poden accedir. (En realitat, també es recomana per als fitxers de personal en general: només cal que hi accedeixi al personal de recursos humans).

Continguts del fitxer mèdic dels empleats

Aquests són els tipus d’articles que s’hauran d’emmagatzemar de manera segura a l’expedient mèdic de l’empleat. En cas de dubte, errareu per protegir la informació relacionada mèdicament dels vostres empleats.

• Sol·licituds i formularis d'assegurança mèdica
• Sol·licituds i formularis d’assegurança de vida
• Informació del beneficiari designada
• Les sol·licituds per a qualsevol altre benefici per a empleats que puguin requerir informació mèdica, com ara una assegurança de visió
• Sol·licituds d'absències mèdiques pagades o no remunerades
• Informes de la Llei de metges i permisos familiars (FMLA) i sol·licituds i documents relacionats
• Tràmits FMLA signats per metges
• Documentació sobre les malalties d'un membre de la família o fill per a qui sol·liciteu el temps de FMLA per proporcionar atenció continuada

• Documentació de permís relacionada amb els metges per als empleats que no siguin elegibles per a treballs fora de termini FMLA
• Exàmens del metge, notes, correspondència i recomanacions
• Excuses relacionades amb l’assistència o la tardança mèdica d'un metge
• Restriccions laborals mèdiques amb documentació del metge recomanable
• Informes d'accidents i lesions, inclosos els documents necessaris per a l'OSHA
• Informes de compensació dels treballadors de lesions o malalties
• Qualsevol altra forma o document que contingui informació mèdica privada sobre un empleat

Si manteniu aquests fitxers de forma confidencial, els vostres empleats confiaran en vosaltres i manteniu l'esperit i la importància de la llei.

Exclusió de responsabilitat:Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat.El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals, per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.