Mostra d'assistència personal i llista de competències

Els assistents personals són similars als assistents executius o als assistents d'oficina, ja que tots realitzen tasques rutinàries de tipus administratiu, de manera que algú no ho fa. És probable que els deures incloguin el control o la resposta de trucades telefòniques, cartes i correus electrònics, la gestió d’horaris i la presa de notes a les reunions.

La diferència és que els assistents personals només assisteixen a una sola persona, i també poden ajudar amb tasques personals, com ara comprar o programar compromisos socials.

Algunes persones deleguen la feina del projecte als seus assistents o els fan assistents en absència.

Requisits de treball per als assistents personals

Tot i que no hi ha cap requisit mínim establert per als assistents personals en termes d’educació, s’aconsegueix un bagatge en treballs administratius o de negocis. Una segona o una tercera llengua també pot ser important en alguns casos. En general, les habilitats que teniu són més importants que la vostra educació. Una discussió sobre algunes d'aquestes habilitats necessàries us pot ajudar a decidir si aquest tipus de feina és per a vosaltres.

Aquí teniu una llista de les habilitats d'assistent personal per a currículums, cartes de presentació, sol·licituds de feina i entrevistes. Les habilitats necessàries variaran en funció de la feina per a la qual esteu sol·licitant, així que reviseu també la nostra llista d’habilitats que s’especifica per feina i el tipus d’habilitat. Mireu aquesta llista i comproveu si heu utilitzat aquestes habilitats en treballs anteriors o els heu adquirit a través de la formació.

Preneu notes sobre quan i com heu utilitzat o desenvolupat aquestes habilitats. A continuació, afegiu-los a la vostra carta de presentació i carta de presentació o manteniu-vos útils per omplir sol·licituds de feina. Sovint, les persones que visualitzen les aplicacions busquen habilitats clau. Comparteix les teves habilitats amb aquelles publicades com calgui per a la feina. A continuació, assegureu-vos que s’esmenten a la vostra carta de presentació i s’indiquen al vostre currículum

També hauríeu de desenvolupar respostes d'entrevistes sobre com usava les vostres habilitats en llocs anteriors. Tingueu un exemple de com heu resolt un problema en el lloc de treball mitjançant una o més d'aquestes habilitats. Mostrar com utilitzar les teves habilitats va contribuir a l'èxit d'un projecte.

Exemples d’habilitats d'assistent personal

Aquesta llista no és exhaustiva, sinó que inclou algunes de les habilitats més importants i buscades per als assistents personals.

Organització i gestió del temps

Com a assistent personal, una gran part del vostre treball serà mantenir a algú més organitzat i segons el calendari previst. Per tant, heu d’organitzar-vos bé. Afortunadament, es pot aprendre l'organització. Hi ha tècniques específiques que podeu adaptar per fer més eficient l’ús del temps i mantenir la vostra vida i la del vostre gerent en ordre.

Comunicació verbal i escrita

Haureu d’entendre i seguir les instruccions i haureu de transmetre informació de manera clara i honesta. Depenent dels detalls de la vostra posició, també haureu de rebre clients, respondre a la correspondència o crear informes i presentacions. Totes aquestes tasques requereixen habilitats de comunicació de primer nivell, com ara parlar i escriure, escoltar i llegir.

Precisió i atenció als detalls

L'atenció als detalls és un component crític tant de mantenir-se organitzat com de comunicar-se bé.

La manca de veracitat o la inexactitud generen una ineficiència en el millor dels casos i també poden causar errors greus o alienar els companys del vostre gestor.

Coneixement del programari rellevant

Quin programari haureu de gestionar pot variar, però probablement inclourà processament de text, fulls de càlcul, bases de dades, calendaris, publicació per ordinador i PowerPoint, o alguna cosa equivalent. Ser capaç de proporcionar un mínim suport tècnic mínim és un avantatge. Potser haureu d’avaluar diversos programes i aplicacions diferents per triar per vosaltres mateixos, que ofereixen les millors eines per assolir els objectius del vostre gestor. Sempre, la vostra feina és fer la feina del vostre gestor més senzilla i senzilla, i això pot requerir una gran quantitat de problemes posteriors.

Tàctil i discreció

Com a assistent personal, sovint s’exposarà a material sensible, des de secrets comercials fins a informació altament personal que haurà de mantenir confidencial.

Una habilitat relacionada és el tacte, la capacitat de reaccionar suaument o no de la informació que altres persones troben difícil o vergonyós. És a dir, és a dir, haureu de ser una persona segura perquè el vostre gerent sigui vulnerable. Després de tot, només sabràs quanta ajuda necessita.

Llista d’habilitats d’assistent personal

Habilitats administratives

Aquestes habilitats solen formar part de la descripció de la feina per a un assistent personal o són habilitats de valor afegit. Pot ser que el vostre empresari necessiti algú que pugui fer aquestes tasques per a ella.

• Administratiu
• Cites
• Correspondència
• Encàrrecs
• Esdeveniments
• Planificació d'esdeveniments
• Presentació
• Procediments d'implementació
• Manteniment dels horaris
• Reunions
• Gestió d'oficines
• Gestió de projectes
• Recerca
• Programació
• Presa de dictadura
• Prendre missatges
• Prenent notes
• Plans de viatge
• Planificació de viatges

Habilitats de comunicació

Com a assistent personal, tots els aspectes de les comunicacions són importants per a la feina. Estigueu disposats a mostrar la vostra experiència o formació.

• Contesteu el telèfon
• Comunicació
• Correu electrònic
• Salutació dels visitants
• Gestió de consultes
• Treball en xarxa
• Comunicació no verbal
• Trucades de detecció
• Comunicacions verbals
• Comunicacions escrites

Habilitats financeres

Teniu experiència o formació per a aquestes tasques?

• Comptabilitat
• Pressupostos
• Compres
• Sourcing
• Compres

Habilitats tecnològiques

Podeu utilitzar diferents plataformes i dispositius i fer solucions bàsiques de problemes?

• Ordinador (PC, Mac, tauleta)
• Gestió de bases de dades
• Microsoft Office
• Preparació de la presentació
• Informes
• Processament de text

Habilitats de mestratge personal

Aquestes habilitats solen formar part de la vostra personalitat. Mostrar com els heu utilitzat i desenvolupat-los.

• Confidencialitat
• Diplomàtic
• Discreció
• Flexibilitat
• Interpersonals
• Multitarea
• Organització
• Actitud positiva
• Solucionar problemes
• Conducta professional
• Auto-motivat
• Jugador d'equip
• Gestió del temps
• Treballa independentment

Si no heu utilitzat aquestes habilitats en un treball anterior, mireu com l'heu desenvolupat en llocs de treball voluntaris o no remunerats o utilitzeu-los en la vostra vida personal. Utilitza aquestes habilitats com a part d'una comunitat de fe o per a un projecte d'estudiant a l'escola? Heu desenvolupat habilitats com a part d'un equip esportiu o esport individual? Aquesta experiència també pot ser valuosa i fer-te un millor candidat per al lloc.

A la següent mostra del currículum vitae dissenyada per a un assistent personal, tingueu en compte com diverses de les habilitats esmentades anteriorment s’incorporen al text, especialment les "qualificacions bàsiques".

Exemple de currículum d'assistent personal

Aquest és un exemple d’un currículum vitae per a un lloc d’ajudant personal. Baixeu la plantilla de currículum vitae (compatible amb Google Docs i Word Online) o mireu a continuació per obtenir més exemples.

Baixeu la plantilla de Word

Resum d'assistent personal d'exemple (versió de text)

Sol·licitant Carly

999 Main Street

Nova York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

OBJECTIU DE LA CARRERA

Un assistent personal molt orientat als detalls i altament ben organitzat, que proporciona un suport perfecte als executius de nivell C, així com realitzar tasques administratives, de cita i de viatges de manera independent, les compres i la responsabilitat de planificar esdeveniments amb eficiència sense esforç busca un lloc d'assistent personal amb un principi ferma.

QUALIFICACIONS PRINCIPALS

• Capaç de processar dades confidencials i gestionar tota la correspondència i el dictat amb integritat i confidencialitat sense compromisos.
• Pot construir fàcilment la seva relació amb els clients, proveïdors i agents del projecte, tant de forma presencial com escrita.
• Capaç d'aprofitar l'educació en comptabilitat per equilibrar els llibres amb precisió i realitzar funcions de pressupost i compra.
• Sempre manté una actitud professional positiva i consumada, amb capacitat per inculcar la confiança i el compromís dels altres.

EXPERIÈNCIA PROFESSIONAL

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Assistent personal del president, Setembre de 2016-Actualitat

Proporcioneu un suport administratiu i personal integral al fundador de la firma d’assessorament financer boutique, amb àmbits de responsabilitat que inclouen dictats, correspondència, gestió d’oficines, relacions de proveïdors, programació de cites, coordinació de viatges i funcions de planificació d’esdeveniments.

• Planificava tots els detalls per a esdeveniments de relacions amb clients amb gran èxit, com ara caps de setmana de golf i tennis, seminaris sobre planificació financera i banquets d'accionistes.
• Va proveir i va garantir proveïdors de viatges i entreteniment rendibles que reduïen les despeses de viatge en un 15%.
• Utilitzeu Adobe Creative Suite per crear nous fullets de màrqueting atractius visualment i un butlletí mensual.

EDUCACIÓ

Llicenciat en Ciències en Administració i Direcció d'Empreses (Menor: comptabilitat)2016; GPA 3.9

Universitat de Missouri, Columbia, MO

Llista de degà; Graduat Summa cum Laude

Competències tècniques: Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Fluït en espanyol.