Escriptura per a empreses - Gestió i lideratge

El propòsit de l’escriptura empresarial és transmetre informació a una altra persona o sol·licitar-ne informació. Per poder escriure eficaçment per a empreses, heu de ser complet, concís i precís. El text s’hauria d’escriure de manera que el lector pugui entendre fàcilment el que està dient o preguntant-los.

Una gran quantitat d’escriptura per a empreses és descuidada, mal escrita, desorganitzada, plena d’argot i incompleta. Sovint és massa llarg o massa curt. Tots aquests atributs contribueixen a una escriptura empresarial ineficaç.

Tant si esteu escrivint una proposta de venda, un correu electrònic al vostre cap o un manual d'instruccions per a un paquet de programari, hi ha certs passos que heu de seguir per ser efectius. Seguiu aquests cinc passos:

1. Organitzeu el vostre material
2. Penseu en la vostra audiència
3. Escriviu els vostres pensaments
4. Reviseu el vostre material
5. Editeu el vostre material

L'organització és clau

Si no organitzeu el material, no fluirà bé i no tindrà sentit. L’escriptura pot ser simple o complicat. Quan escriviu un correu electrònic anunciant una reunió de personal, és tan senzill com recopilar els vostres pensaments. D'altra banda, és probable que hagueu de desenvolupar un esquema complex per endavant del material acabat, si escriviu els resultats d'un procés farmacèutic innovador. Sigui quina sigui la tasca, sense un nivell adequat d’organització (fins i tot organitzant els vostres pensaments), és possible que no inclogueu tot allò que necessiteu o no doneu protagonisme als temes més importants.

Les omissions o un enfocament incorrecte faran que la vostra empresa escrigui menys.

Conegueu el vostre públic

Abans de començar a escriure, penseu en la vostra audiència. Per exemple, una presentació sobre el nou programa 401 (k) de la vostra empresa pot tenir el mateix esquema quan es lliura tant al vostre director financer com als empleats, però el nivell de dades que inclogueu variarà. També heu de considerar el to. Un correu electrònic ràpid al vostre equip, que us recordi a l'empresa picknick anual, no tindrà el mateix to que la vostra missiva respecte a l’informe anual de la vostra empresa.

A més, recordeu que us comunicareu més eficaçment amb el vostre públic si us concentreu en el que voleu que escoltin i no en el que dirreu.

Una paraula sobre la bona escriptura

Els bons escriptors tenen diferents estils d’escriptura. Alguns prefereixen escriure-ho tot i tornar a editar. Altres prefereixen editar-se a mesura que avancin. De vegades, l'estil preferit varia segons el que escriuen.

Mentre escriviu (o quan editeu), tingueu en compte la longitud. Hauríeu d’utilitzar suficients paraules perquè el vostre significat quedi clar, però no utilitzeu paraules innecessàries només per fer-lo florit. L’escriptura d’empreses ha de ser clara i concisa, no pas detallada i florida. Recordeu que ningú del negoci té temps per llegir més del necessari.

D'altra banda, no faci que la peça sigui massa curta. Heu d’escriure prou per tal que el vostre significat sigui clar i no s’entengui malament. Imagineu-vos si una peça d’equipament en un magatzem estava etiquetada com "utilitzada però bona". No estaria clar si això significava que l’equip s’havia utilitzat molt o que l’equip ja no era nou, sinó que encara era funcional. Algunes paraules addicionals haurien deixat clar el significat. A més, eviteu l'ús d'argot o abreviatures perquè poden significar coses diferents per a diferents lectors.

Independentment del vostre estil d’escriptura, tots els escriptors han de revisar i editar tot el material escrit, fins i tot correus electrònics.

Correcció i edició

Independentment del vostre estil d’escriptura, tots els escriptors han de revisar i editar tot el material escrit, fins i tot correus electrònics. Un cop hàgiu acabat d'escriure, reviseu el vostre treball. Aleshores és possible que necessiteu editar-lo. La correcció de lectures està tornant a llegir el que va escriure per assegurar-se que totes les paraules del cap es feien correctament sobre el paper. Com que el nostre cervell funciona més ràpid que els nostres dits, podeu ometre les paraules, deixar un final o utilitzar l’homònim equivocat (per exemple, "allà" en comptes de "el seu"). La correcció correcta captura aquests errors. Evidentment, la correcció d’un missatge de correu electrònic d'una sola línia és fàcil i només cal fer una ullada a la pantalla mentre escriviu.

Tanmateix, si esteu escrivint un manual d'instruccions, la vostra correcció serà més complicada i trigarà més.

Després de revisar el material, és hora d’editar-lo. De vegades es pot fer correcció i edició simultàniament, però és més eficaç quan es fan de manera seqüencial.

La raó que editeu és corregir o canviar el que vau escriure per tal que el material soni (i llegiu) millor. En escriure per a empreses, això significa arreglar els errors i fer que el text sigui el més clar i concís possible.

No escriviu una novel·la

Quan escriviu per negocis no escriviu la següent "gran novel·la americana". La vostra escriptura ha de ser tan descriptiva com calgui, però no cal pintar imatges vívides de paraules utilitzant moltes paraules grans i figures de parla. Si voleu dir "cases de vidre", no escriviu "domicilis vítrids", escriviu "cases de vidre".