Com escollir Recursos Humans Tecnologia de la informació

El sistema d’informació de recursos humans (HRIS) és essencial perquè les empreses gestionin els seus plans de beneficis i la informació dels seus empleats. La tecnologia de gestió de beneficis ja no és una cosa agradable, però és una necessitat d’ajudar a gestionar els recursos humans tant un fons d’informació com els diners que es gasten en plans de beneficis, ja que l’HR s'enfronta a recursos limitats ia canviar constantment dades.

Però, com saben els recursos humans i altres directius que estan seleccionant la millor tecnologia d’informació de recursos humans per gestionar tots els detalls i que la solució que seleccioneu serà la prova del temps?

A continuació es mostren les preguntes clau que cal fer i respondre en el procés de selecció de la tecnologia de la informació sobre recursos humans.

Quin és el grau de flexibilitat i escalabilitat que proporciona el programari informàtic de recursos humans?

Els professionals de recursos humans han de determinar si el programari pot importar dades de diversos fulls de càlcul, bases de dades i documents en paper d’Excel i el nivell amb el qual pot interactuar amb tot tipus d’altres sistemes i dades necessàries.

El programari hauria de poder incorporar i filtrar informació de diverses fonts. Idealment, aquest procés també hauria de ser automatitzat. Moltes de les solucions d’inscripció en línia requereixen la manipulació manual de les dades abans d’arribar a un operador per actualitzar els seus sistemes. L’automatització del format d’actualització, la programació de transmissions i el mètode de lliurament poden ajudar a eliminar els problemes de facturació i elegibilitat.

El programari serà capaç d’acomodar les regles d’empreses i avantatges de l’empresa?

Un motor d’inscripció veritablement actiu avaluarà cada activitat d’inscripció i aplicarà qualsevol combinació necessària de regles, missatges, indicacions i opcions dissenyades específicament per satisfer els requisits d’elegibilitat exactes desitjats. El programari hauria de donar cabuda a les regles d’elegibilitat que tinguin la companyia i els operadors.

La tecnologia de la informació de recursos humans es pot créixer i escalar amb l’organització?

Els recursos humans han de valorar la capacitat de la tecnologia per créixer a mesura que l'empresa contracta nous empleats, oficines, canvis de beneficis i normes. Els recursos humans han de preguntar-se sobre els llindars de cadascun d'aquests elements.

El programari tecnològic pot integrar-se amb altres sistemes?

Les funcions de nòmina i altres funcions sovint comparteixen gran part de la mateixa informació que la gestió de beneficis. Els recursos humans poden obtenir una major eficiència quan es comparteixen dades i altres dades dels empleats en un sistema amb un altre sistema. El seguiment de la contractació dels empleats és una altra de les funcions necessàries.

Qui és responsable de la implementació o de la construcció de la solució?

Quin nivell de formació hi ha? Algunes solucions requereixen que el client estigui molt implicat en la implementació inicial, cosa que pot resultar aclaparadora per als administradors de recursos humans que ja estan ocupats.

Els recursos humans haurien de tenir una comprensió clara del nivell de formació i coneixements tècnics que es requeriran i de la quantitat de temps que s'espera. Els proveïdors de solucions d'interrogació sobre aquest tema poden proporcionar informació sobre àrees subtils que inicialment podrien semblar simples, però que comporten un coneixement tecnològic important. Els recursos humans poden determinar tasques específiques que poden resultar tan complicades que impedeixin realment la realització, que redueixin potencialment el valor de la tecnologia de la informació i el ROI.

Hi ha una càrrega si la formació està involucrada?

També s’hauran de valorar els costos d’entrenament, incloent-hi el temps allunyat i les despeses de desplaçament per a viatges fora del lloc. Els recursos humans han de prendre consciència de tots els costos durs i suaus que comporta l'adopció de tecnologia d'informació de recursos humans.

Qui serà el propietari de les dades?

La resposta a aquesta pregunta hauria de ser l’organització de recursos humans. Les empreses haurien de poder transportar les seves dades a qualsevol proveïdor de serveis d’aplicacions (ASP). Si les dades es troben al servidor propietari d’un transportista, l’empresa de vegades es pot cobrar càrrecs addicionals si canvia els operadors.

Quins tipus de manteniment i manteniment són necessaris? Quan el programari s’instal·la a les estacions de treball de l’empresa o als servidors, sovint es requereixen actualitzacions periòdiques d’aquesta tecnologia i poden ser complicades per planificar i gestionar. Les actualitzacions de la tecnologia d’informació de recursos humans sovint es fan de forma automàtica amb el programari disponible en línia a través d’un model de proveïdor de serveis d’aplicacions (ASP) o de programari com a servei (SaaS).

Quines mesures de seguretat es construeixen en les tecnologies de la informació de recursos humans?

Si el programari està disponible en línia, mitjançant un model ASP o SaaS, el proveïdor hauria de proporcionar còpies de seguretat diàries, servidors de còpia de seguretat i capes protectores afegides. Els sistemes i procediments addicionals haurien d’estar establerts per protegir la informació de la pèrdua o l’accés de personal no autoritzat. Els RRHH, en consulta amb altres directius, haurien de tenir una autoritat exclusiva per decidir qui tindrà accés a la tecnologia d'informació de recursos humans i en quin grau.

Els empleats podran inscriure's en els plans de beneficis i fer canvis en temps real a les seves dades personals i opcions de pla?

L’accés dels empleats hauria de ser un fet, tenint en compte l’accés generalitzat i generalitzat als ordinadors.

La majoria de la població ocupada té accés a Internet a casa. L'autoservei dels empleats ofereix un gran potencial per estalviar temps i diners. Un bon sistema d’autoservei orientarà els empleats sense problemes a través d’informació sobre si mateixos i els seus dependents.

El sistema hauria de presentar clarament els plans disponibles i permetrà als empleats fer seleccions segons la seva conveniència, simplificant aquestes accions durant tot el procés amb assistents. Els empleats també haurien de poder afegir persones dependents i canviar informació segons sigui necessari, les 24 hores del dia, els set dies de la setmana, durant tot l'any.

Aquestes són preguntes addicionals que heu de respondre a mesura que avaluïu les necessitats de tecnologia d'informació de recursos humans de la vostra organització.

La tecnologia proporcionarà recursos humans a l’autoritat per decidir qui se li permetrà l’accés i quina titulació?

En la mateixa línia que proporciona accés als empleats, la tecnologia hauria de donar la paraula de paraules clau a la paraula final. Els recursos humans han de tenir l’autoritat per aprovar totes les dades abans que es transmetin a les companyies de transport, i també ha de determinar fins a quin punt els empleats i altres persones tenen accés.

Quins tipus de capacitats d'informació estan disponibles a partir de la tecnologia de la informació?

La tecnologia d’informació hauria d’oferir vistes i formats múltiples (full de càlcul, PDF, HTML), una avaluació de la imatge gran i la capacitat d’avançar per millorar la presa de decisions. Els recursos humans han de ser capaços d'avaluar, en qualsevol moment, les inscripcions en plans específics, accions pendents i canvis en la informació demogràfica dels empleats en relació amb els beneficis i altres dades dels empleats.

El programari ofereix funcions específiques per ajudar els recursos humans a estalviar temps?

Depenent de les seves necessitats departamentals pròpies, els recursos humans poden demanar informació sobre la capacitat de la tecnologia de processar informació en lots, gestionar notificacions i facturar les polítiques de COBRA, proporcionar eines de facturació automàtica i de conciliació de factures i informes específics.

El programari ofereix característiques específiques per ajudar a comunicar millor a RRHH amb els empleats?

Alguns programes donen a l’HH la flexibilitat necessària per comunicar-se amb els empleats en diversos nivells: mitjançant missatges de correu electrònic massius, taulers d’anuncis electrònics i per criteris de filtre específics (com la ubicació, el departament, els plans d’assegurances, l’estat de la inscripció, l’estat de la jubilació i altres) Sistema de tecnologia de la informació de recursos humans. Tenir una sèrie de mitjans per comunicar-vos pot automatitzar els processos i ajudar els recursos humans per orientar millor els missatges.

El programari ofereix característiques específiques per ajudar a comunicar millor a RRHH amb els empleats?

A més d'habilitar els recursos humans per aprovar les transaccions, molts sistemes de tecnologia de la informació de recursos humans també ofereixen capacitats perquè els recursos humans puguin servir de controlador en la auditoria de les facturacions dels operadors per assegurar-se que estan d'acord amb les dades del sistema. Això pot:

• garantir l’exactitud de les factures del transportista
• estalviar temps i diners
• ajudar en el lliurament puntual de les inscripcions dels empleats, i
• millorar la confirmació de l’elegibilitat quan els empleats busquen la cura.

Com es canviarà la informació amb els transportistes?

I, qui serà responsable d’aquesta interacció? La integració del sistema de tecnologia de la informació de recursos humans ha de ser jutjada no només pel nombre d’operadors amb els quals el programari té relacions sinó pel tipus de connexió que permet. Cal assegurar una interacció satisfactòria amb els operadors mitjançant un programari de gestió de beneficis que requereix de molts passos, incloent:

• recopilació del cens inicial de dades d'implementació;
• establir la integració inicial per a l'intercanvi continu d'informació;
• coordinar la interacció diària o setmanal per assegurar-vos que les dades es reben i s'apliquen amb precisió;
• revisar les actualitzacions en curs;
• assegurar-se que els requisits dels proveïdors per a la matrícula es compleixen en compliment dels reguladors; i
• fomentar una relació proactiva amb cada transportista per millorar la relació d'intercanvi de dades.

Saber qui és responsable de cada tasca és essencial per entendre completament el producte que s'ofereix. Cada proveïdor de programari oferirà un nivell d’integració diferent a l'hora de proporcionar algunes, a tots, a les tasques descrites anteriorment. Els recursos humans haurien de buscar treballadors amb proveïdors que demostrin una relació contínua i contínua amb els operadors seleccionats de la companyia.

Molts proveïdors permeten la transmissió d’un fitxer genèric ANSI 834, que pot o no ser acceptat pel transportista, factor que sovint està influït per la mida del grup.

Els gestors haurien de cercar proveïdors que ofereixen transferències netes i validades (que assegurin l’elegibilitat de la transacció), personalitzades per a les necessitats de cada transportista per evitar problemes. També haurien de buscar proveïdors que tinguin un departament dedicat d’EDI (intercanvi electrònic de dades) per interactuar amb el llenguatge de transferència específic de la companyia.

Quin nivell de servei al client es proporciona?

Hi ha un càrrec addicional per servei? Els recursos humans han de determinar el nivell d'accés a l'ajut que es proporciona i el que constitueix el servei al client: ajuda en línia a través d'una base de dades, xat en línia, assistència per correu electrònic, converses amb una persona viva o una combinació d'aquests. Tenint en compte la sensibilitat dels beneficis i la informació d’altres recursos humans, els directius haurien d’esperar una resposta a les consultes en un termini de 24 hores des d’un contacte directe que pugui ajudar.

Quin és el cost del sistema de tecnologies de la informació de recursos humans i supera els beneficis?

Els recursos humans han de valorar el cost complet del sistema de tecnologia de la informació de recursos humans, inclosos els càrrecs anuals, mensuals i únics, juntament amb els beneficis proporcionats. Un sistema lleugerament més car pot pagar més que la diferència amb funcions que permeten als empleats mantenir els seus propis registres i ofereixen major comoditat, estalvi de temps i precisió. Aquests factors haurien de ser considerats i valorats en la selecció d’un sistema de tecnologia d’informació de recursos humans.

La necessitat de sistemes informàtics de recursos humans està augmentant. Amb el personal de recursos humans que trobi una àmplia gamma d’opcions en sistemes de tecnologia d’informació de recursos humans, cada vegada és més important analitzar i pesar totes les opcions disponibles.

Cal triar l’opció d’un sistema de tecnologia d’informació de recursos humans com una inversió que creixerà amb el departament i les necessitats de l’empresa. Aquestes preguntes us portaran al sistema de tecnologia d'informació de recursos humans adequat per a la vostra empresa.