12 coses que l’HR ha de tenir en compte quan es tracta d’un permís familiar

Pagat o no, el 80% dels pares prenen un descans familiar després del naixement d'un fill. Així, mentre que els treballadors que són pares aviat estan ocupats en la creació de vivers i la lectura de "Què esperes quan esperes", pots començar a planificar el permís per a la família.

Quan es tracta de vacances familiars, els recursos humans han de cobrir moltes bases. Vostè està obligat legalment a fer algunes coses mentre hagueu de fer els altres per mantenir el treball i tenir cura dels empleats que són pares nous. La llista de comprovacions de la vostra família ha de tenir en compte aquests dotze elements.

Coneix les regles sobre les vacances familiars

Els Estats Units són un dels únics països del món que no requereixen permisos de maternitat o paternitat pagats, però la Llei de baixa mèdica familiar (FMLA) requereix que proporcioneu una llicència de 12 setmanes per a empleats elegibles.

Comprendre aquesta llei i allò que els empleats tenen dret a rebre. Per exemple, els empleats no estan obligats a prendre les 12 setmanes senceres en un tros, sinó que poden prendre el temps de manera intermitent.

Les mares de naixement, els socis i els pares d'adopció es qualifiquen (assumint que compleixen els criteris). Conegueu aquesta llei, així com qualsevol altra llei del vostre estat. S’adopten més lleis sobre l’ocupació periòdicament, de manera que paga per estar al corrent de les lleis de la vostra jurisdicció.

Escriviu una política formal sobre la llicència familiar

Documenteu la política de la companyia sobre la baixa familiar. Sí, respecteu les lleis, però la vostra empresa pot decidir altres detalls. Penseu en aquestes opcions quan penseu en un permís familiar.

• Oferireu un temps de descans pagat per a una estada familiar? No s’exigeix ​​per la llei federal, però hi ha molts avantatges per fer-ho. Google va incrementar la retenció de les mares noves en un 50%, simplement oferint un temps de descans addicional. Si oferiu un temps de descans pagat, especifiqueu específicament la quantitat de temps que ofereix i quins empleats qualifiquen. Per exemple, els empleats a temps complet reben la quantitat x, però els empleats a temps parcial no es poden classificar.
• El temps d'espera pagat per a vacances familiars es farà simultàniament amb el temps FMLA? Si els empleats reben dues setmanes de temps de pagament pagat, decidiu si aquest temps s'executarà per separat o simultàniament amb el temps FMLA. Si funciona separadament, els empleats podrien trigar 14 setmanes. Si funciona simultàniament, simplement haureu de pagar a l’empleat durant les dues setmanes que tenen dret a través de FMLA.

• Tindreu un pla universal per a una estada familiar? Si oferiu un període de temps de pagament pagat als empleats, decidiu si tots els pares rebran exactament la mateixa quantitat de temps lliure o si diferents situacions rebran un tractament diferent. Per exemple, si les mares del naixement reben dues setmanes de temps de descans pagat, però els pares adoptius o els socis que no s’acullin reben una setmana? Això depèn de la companyia, però escriviu la política de baixa familiar, de manera que es tracten de manera similar les situacions similars.

Treball coordinat per a vacances familiars

Assegureu-vos que els directius treballin bé amb els empleats amb antelació a la sortida de la família per coordinar el treball mentre l’empleat s’hagi anat. Coneixeu tots els detalls i cliqueu-los per enviar els seus correus electrònics a un company de feina (si cal).

Això reduirà l’estrès als companys de feina i eliminarà els possibles colls d’ampolla. Els directius poden treballar amb el seu equip per assumir responsabilitats entre els equips, cosa que resulta útil no només per a un període de descans familiar, sinó també per perdre un empleat per altres motius.

Recordeu la privadesa dels empleats sobre la llicència familiar

No tothom vol que tota l’empresa sàpiga que esperen o han tingut un nadó. I, en realitat, els recursos humans no són necessaris ni tan sols per explicar als gerents específicament per què un empleat està a la FMLA (tot i que probablement sàpiga per què una empleada, òbviament embarassada, es troba de sobte durant unes setmanes).

Penseu en com l’empleat obertament va discutir l’embaràs amb els companys de feina i va actuar amb respecte. Si l’empleat vol circular fotografies del nounat al lloc social de la companyia, a Facebook o per correu electrònic, molt bé. Però vostè no ho hauria de fer.

Fer accessibles els beneficis

Els beneficis són importants durant l’embaràs i el part, i la manca d’ells o la confusió sobre ells genera estrès per als empleats. Gairebé tots els empleats volen una comunicació de beneficis personalitzada per a esdeveniments de la vida. Tot i que les necessitats sanitàries són impossibles de predir, són certament més fàcils d'anticipar quan algú espera un fill.

És una línia fina per caminar, però proporcionar tanta ajuda com sigui possible sense que no respecti la privadesa de l’empleat. Per exemple, és inadequat dir-li a una empleada embarassada que el vostre proveïdor de salut té una línia telefònica d'assistència sanitària si no ho demana específicament.

No teniu cap idea de quines opcions tindran per al seu fill, però encara podeu ajudar-vos a recordar-los que el Programa d’assistència als empleats (PAE) té bons recursos de suport.

Disposar d’un sistema segur en línia on els empleats puguin accedir a detalls sobre els beneficis o donar-los còpia de la documentació aplicable. Sempre que sigui possible, dirigiu els empleats a llocs on poden investigar i trobar respostes. Això es tradueix en una menor feina per a vostè i els capacita per navegar i explorar els beneficis pel seu compte, tot respectant la seva privadesa.

Proporcionar flexibilitat

La gent vol flexibilitat, però dibuixa les línies necessàries. ElEl nou títol de pare no fa que sigui acceptable que els empleats a temps complet només treballin 25 hores a la setmana. Probablement no és raonable que els empleats portin el seu nou nadó a treballar tot el temps. Probablement no serà gaire gran si Erica arribi a les 9:15 am i calculi el calendari de desocupació.

La flexibilitat pot ajudar els empleats a adaptar-se a la seva nova responsabilitat. Els empleats haurien de tenir un equip humà que els donés suport a la feina i oferir hores flexibles il·lustra el vostre suport.

Algunes companyies consideren que és mútuament beneficiós permetre als empleats tornar a treballar lentament. Permetre que els empleats tornin a temps parcial durant unes quantes setmanes després de les vacances familiars, i els dóna l'opció de portar diners mentre no se sentin aclaparats. També facilita la càrrega de tenir un empleat fora de l'oficina.

Si els empleats utilitzen tot el seu temps FMLA, però encara necessiten més temps per recuperar-se, intenteu ampliar-lo amb temps de descans no remunerat. Si els empleats no es qualifiquen per a la FMLA (i segons els defensors de la llicència per pares pagats, el 40% dels empleats dels Estats Units no ho fan), intenteu acomodar-los de totes maneres.

Crear un pla de contingència

La flexibilitat també pot beneficiar l’empresa si es demana un canvi de posició abans o després que l’empleat prengui la llicència parental. Per exemple, un pare pot voler reduir les hores o canviar algunes (o totes) del seu temps de treball al teletreball per quedar-se a casa amb el seu nou fill.

Només està obligat legalment a restaurar una posició d’igual remuneració, beneficis i prestigi per a un empleat que torni de l’FMLA, però els empleats poden treballar de manera més eficaç si es fan ajustaments addicionals.

No totes les empreses poden donar-se el luxe de fer aquests canvis, però de vegades els allotjaments són possibles. Alguns pares volen canviar el seu pla de treball després d'un part i poden reduir el seu treball completament. I, no assumiu que només els pares escolliran deixar la mà d'obra.

Penseu en els canvis de beneficis dels empleats

Amb tota l’emoció d’un nou nadó, els empleats poden oblidar que el nou paquet d’alegria també és un nou dependent que han d’afegir als seus plans d’assegurança de salut. Recordeu els empleats les dates i finestres on poden i necessiten canviar les seves eleccions de beneficis.

Altres canvis en les prestacions que cal tenir en compte es refereixen als empleats que se'n van. Durant el permís FMLA impagat, els empleats no recolliran un xec de pagament. Com pagaran les primes de les seves prestacions?

Heu de prendre decisions sobre altres aspectes de la política de manualització i implementació dels vostres empleats.

• Decidiu si els empleats seguiran acumulant temps lliure durant la seva estada. Si no s’acumulen, tingueu en compte això quan calculeu el temps d’activitat o ajusteu aquest permís al programari d’hora lliure de la companyia.
• Si els empleats no tornen després del naixement, cobren el temps de vacances al xec de pagament final si aquesta està estipulada a la política de vacances de la companyia.
• Comproveu la política de vacances per determinar si els empleats poden afegir qualsevol període de vacances acumulat a la baixa per pares o el temps FMLA que ja estan prenent.

Tots aquests detalls s'han d’incloure a les polítiques de descompte. Si no ho són, afegiu-los de manera que cada empleat sigui tractat igual.

Sigui sensible

De tant en tant, el naixement d’un fill no és un esdeveniment celebrador en la vida de les persones. Es produeixen embarassos no planificats. Els avortaments involuntaris a finals de setmana i la mortalitat infantil són devastadors. Un empleat pot optar per col·locar el seu fill en l'adopció o posar fi a un embaràs. Apropar-se a qualsevol d'aquestes situacions amb sensibilitat i respecte.

Col·laboreu amb el treballador i el gerent de l’empleat per gestionar de manera sensible la transició al treball. A més, tingueu en compte algunes situacions (com avortaments) en la política de dany de l’empresa.

Els esdeveniments de la vida dolorosa són difícils per als empleats, però també són difícils per a les persones que treballen que es preocupen per elles. Penseu en com l’empresa pot manejar de manera sensible (i en privat) aquestes situacions amb antelació.

Celebra

Un petit i bonic gest de l’organització recordarà als empleats que tenen un equip de companys que els animen a l’oficina. Espereu uns dies després del naixement per assegurar-vos que tot va bé, i després envieu-hi unes flors, una targeta o una altra. Penseu en què valorarà aquest empleat i intenteu individualitzar el gest.

Penseu en allotjaments post-infantils

Per a moltes empreses, els beneficis dels pares no acaben quan ho fa la família. Penseu en què necessitaran o valoraran els empleats d’allotjaments. La Llei de normes laborals justes (FLSA) requereix que les empreses proporcionin a les mares lactants un temps de descans i un lloc privat per expressar la llet materna.

Els pares que treballen sense parella a casa, probablement també necessitaran serveis d’atenció a la infància, la qual cosa constitueix l’element més gran del pressupost per a les famílies nord-americanes. De mitjana, les famílies nord-americanes gasten 9.589 dòlars anuals en serveis de guarderia fins a 28.353 dòlars per a un cuidador a casa.

Penseu en els avantatges addicionals per als empleats

Penseu en la possibilitat de crear algun tipus de benefici per a la cura dels fills per als empleats, com ara subvencionar els costos o fins i tot proporcionar opcions d’atenció a la infància o de prop de treballar. El vuitanta per cent dels empleats que tenen beneficis de cura de nens diuen que això els ajuda a reduir l'estrès i augmentar la conciliació entre la vida laboral i la vida laboral.

Quan es tracta de beneficis per a la cura dels nens, els empleats apreciaran l'ajut i l'únic límit és quant a la creativitat es pot acostar al benefici (i allò que l'empresa pot permetre's i acomodar-se).

Ajudeu els empleats a deixar descans familiar, no estressant, mentre us assegureu que el negoci es cuida adequadament de tots dos, mentre hagin marxat i quan tornin.

Seguiu les normes i establiu directrius per garantir el compliment i el tracte just per a tots els empleats que tinguin permís familiar.

Els grans canvis en la vida dels empleats són emocionants i una transició per a tothom. Amb una petita planificació, podeu navegar per fulles familiars amb facilitat.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis és periodista de marca i defensor de professionals de recursos humans de gran impacte. Investiga, analitza i escriu per animar els RRHH a treure el màxim profit de les seves iniciatives.