Com organitzar un esdeveniment multimèdia reeixit

Una de les maneres més fàcils per a la vostra empresa de rebre una exposició gratuïta als mitjans de comunicació (sovint coneguda com a "mitjans obtinguts") és mitjançant esdeveniments multimèdia.Tant si esteu fent equip amb diversos patrocinadors com per ajudar els menys afortunats, o teniu una conferència de premsa per anunciar un llançament de producte, hi ha alguns passos que heu de seguir per organitzar un esdeveniment multimèdia reeixit.

Comenceu amb un comunicat de premsa

L’enviament del vostre comunicat de premsa us ajudarà als mitjans de comunicació a decidir si la vostra història és prou digna de la cobertura. Per això, ajuda a mantenir el vostre comunicat de premsa senzill i no utilitzar mai cap bombo. Estacions i diaris estan buscant notícies; no estan buscant un joc de vendes.

Teniu una finestra per enviar el vostre comunicat de premsa. No voleu enviar-la massa aviat i, a continuació, és oblidada o enterrada, i no voleu enviar-la massa tard quan altres històries ja s’han assignat, i simplement no poden adaptar-se al vostre esdeveniment a En general, entre 2 i 3 dies abans del seu esdeveniment es prou avís previ.

També voleu estar segurs d’incloure indicacions i instruccions especials dins del vostre comunicat de premsa. Si la seu de la vostra empresa es troba en un lloc, però el vostre esdeveniment es troba a la vostra planta a 30 quilòmetres de distància, haureu de deixar això clar a la vostra versió.

Mireu les trucades telefòniques

Un cop enviat el vostre comunicat de premsa, podeu trucar als editors dels diaris o als productors de les emissores de televisió per comprovar que el reben. Això és tot el que heu de fer.

Sovint obre la conversa perquè els diguin si pensen que podran venir o no. Però fins i tot si no ho fa, no voldreu preguntar-vos si venen. Ells estaran allà si poden, però no faran cap promesa.

Tingueu en compte que les últimes notícies o notícies greus poden evitar que arribin a l'últim moment. No els voleu molestar per veure si arriben, fins i tot el dia de l’esdeveniment, quan esteu allà esperant que apareguin els periodistes.

També voleu veure l’hora de fer la vostra trucada telefònica. Trucant a 10 minuts abans de les 17 h. Pot semblar que és el final del dia per a vostè, però per a un productor és de 10 minuts fins a un periòdic nocturn. Els millors moments per trucar són generalment al voltant de les 10:00 i entre les 1 i les 2:30.

Planifiqueu el temps de l’esdeveniment amb cura

Tothom treballa en els terminis. Els diaris han fixat els temps que van posar al llit el número següent. Significa que arribin al vostre esdeveniment a les 17 h. el dijous, la cobertura no es podrà veure fins dissabte.

Les emissores de televisió solen tenir un matí, migdia, 5, 6, 10 i / o 11:00. informatius durant la setmana, depenent del vostre mercat de televisió. Obtenir cobertura si el vostre esdeveniment multimèdia comença a les 4 pm pot ser molt complicat. No s’embarcaran en el seu cotxe de notícies ni es posaran a la bogeria per obtenir la seva cinta a l’aire de 5. Hi ha d’escriure un guió que s’ha d’editar.

Planifiqueu l’hora del vostre esdeveniment de manera que no només sigui convenient per als reporters, sinó que també augmenti les possibilitats d’exposició més immediata.

No proveu i feu tot

Tan temptador com pot ser un director, no expliqueu al reporter, als fotògrafs o als videògrafs quins trets voleu que tinguin. Voleu establir una certa relació amb ells i iniciar una relació amb el diari o la televisió. No guanyaràs amics dient-los com fer la seva feina.

Fes-ho fàcil d’entrar (i sortir)

Si teniu l'esdeveniment a la vostra planta de 50.000 metres quadrats i la zona que esteu permetent els mitjans de comunicació es troba a la part posterior de l'edifici, proporcioneu-los un accés tan fàcil com sigui possible. No els deixeu aparcar a la part davantera de l'edifici i, a continuació, carreguen els seus equips fins a la part posterior si ho podeu ajudar. Si hi ha una manera de conduir cap a l'esquena, informeu els mitjans de comunicació de les indicacions de conducció en el vostre comunicat de premsa i marqueu clarament la manera en què arriben.

També voleu considerar quina àrea de la vostra instal·lació està fora de límits. Per exemple, si no podeu evitar una llarga caminada, realment voleu que els mitjans de comunicació passin per tot el vostre edifici amb càmeres? Això no vol dir que començaran a disparar el que vulguin. Però moltes empreses tenen polítiques estrictes sobre on les càmeres i els no treballadors poden tenir motius de propietat.

Penseu en els Visuals

Penseu en les vostres imatges amb cura. Doneu als mitjans de comunicació la major experiència possible. Parlar sobre un producte durant mitja hora i després fer referència a la imatge del fulletó és una cosa que els mitjans de comunicació ni tan sols han de presentar. Recordeu que estan transmetent els elements visuals als vostres potencials clients (els seus espectadors o lectors), de manera que és important tenir en compte el vostre públic perquè pugueu obtenir la cobertura que necessiteu.

No us oblideu d'un kit de premsa

Incloeu la informació sobre el vostre esdeveniment i els entregueu als mitjans de comunicació. Aquesta informació els ajudarà a escriure la història, però també us ajudarà a tenir més control sobre les notícies, ja que els proporcioneu informació crucial.

Assegureu-vos que el vostre contacte multimèdia estigui disponible

No us oblideu de posar el vostre contacte de mitjans a la vostra disposició per obtenir preguntes. Si un periodista té preguntes addicionals, ha de ser capaç d’obtenir el contacte ràpid dels seus mitjans de comunicació. Assegureu-vos d’incloure el número de telèfon del contacte multimèdia i qualsevol altra informació de contacte dins del vostre kit de premsa.

Utilitzeu empleats amb experiència

No heu de limitar els portaveus del vostre esdeveniment al vostre propi contacte de mitjans de comunicació. Si un empleat pot oferir un millor so perquè tingui més experiència en desenvolupar i treballar amb un determinat producte, fes-lo disponible per a preguntes.

Prepara la teva declaració amb antelació

Si teniu previst parlar a la càmera o amb un reporter de diaris, penseu en el que voleu dir amb anticipació. Pot ajudar a tenir un amic que no conegui el seu negoci per llegir el seu dossier de premsa i fer preguntes que tinguin. A partir d’aquestes preguntes i d’una xerrada d’intercanvi propi, feu una llista de respostes. No volem que soni assajat, però no voleu que soni preparat ni digueu "Umm …" molt.

També voleu considerar els diferents tipus de mitjans. El diari té necessitats diferents de la televisió i viceversa. Un periodista us podria fer preguntes que siguin molt diferents a les d'un reporter de televisió. Cada mitjà té diferents maneres de presentar les vostres novetats perquè necessitin el tipus que millor s'adapti al seu públic.

Què passa si el reporter no mostra?

L’estació o el periòdic pot molt bé enviar un fotògraf o un videògraf en comptes d’un reporter. Això no vol dir que la seva història no sigui important per a ells. No estarien allà si no pensessin en donar-li la cobertura a la seva història, així que tracti a qui aparegui molt bé.

Si un videògraf està arrossegant el seu equipament, no li entreu un dossier de premsa en aquell moment. Ofereix-li portar-lo fins que pugui obtenir els trets que necessita. Tractar-lo com a ciutadà de segona classe tornarà a l'estació i podria danyar les seves possibilitats de cobertura futura.