Com fer que una reunió de treball habitualment avorrit sigui més emocionant

Les reunions són una part inevitable d’una empresa. Compartiu informació, idees sobre idees, generant solucions i creant processos i sistemes. El problema és que moltes d'aquestes reunions són dolorosament avorrites, la qual cosa significa que les persones que hi assisteixen tenen el cervell aturat.

Si la gent no està prestant atenció i centrat, la reunió és només una pèrdua de temps de tots. Com podeu fer que les reunions avorrides siguin més emocionants per aconseguir alguna cosa? Aquí teniu 5 consells pràctics:

Prohibició dels telèfons intel·ligents

Sí, és com dir-li a la gent que llanci els seus fills a la fossa dels llops abans de venir a la reunió. La gent insisteix que ha de tenir els seus telèfons; al capdavall, pot ocórrer una emergència. Sí. El món podria acabar durant la vostra reunió de planificació trimestral, però és poc probable.

El problema de la tecnologia actual és que us permet concentrar-vos en allò que no és davant vostre: la reunió. El més graciós és que si la gent es trobés cara a cara amb la gent que enviava missatges de text durant la reunió, enviarien missatges de text a algú més. Els telèfons romanen a les taules.

Sense el telèfon, succeeixen dues coses durant la vostra reunió. Vostè està obligat a romandre en el present i el temps d'inactivitat es comunica amb els altres participants. Per què és tan important? Perquè trobareu les vostres reunions més interessants quan coneixeu els vostres companys.

Com els coneixeu? Parlar amb ells. Què feu quan teniu el telèfon? No parles amb la gent nova.

Prepareu-vos, prepareu-vos, prepareu-vos

Una reunió en què el líder o el moderador tardi no té una agenda, i els ala, és avorrit i tediós. Una reunió ben preparada pot ser fascinant i atractiva. Quan el líder tingui un pla i un propòsit, la reunió serà més interessant. Quan no hi hagi cap direcció ni objectiu, la reunió no serà interessant.

L’altra part de la preparació és millorar les vostres habilitats. Heu estat a reunions productives i interactives que us van fer sentir com si poguessis fer coses bones. I heu assistit a reunions en les quals esteu bastant segurs que si es quedava adormit, ningú no us faltaria, i no us faltaria res important. La diferència és la persona que dirigeix ​​la reunió.

Si les vostres reunions són avorrides, mireu al mirall. Trobeu una manera de millorar. Podeu fer una classe formal (el vostre departament de recursos humans us pot ajudar amb suggeriments), podeu sol·licitar comentaris i tutories d’un company de feina que tingui les habilitats de reunió que admireu o que pugueu fer una classe en línia. Hi ha molta ajuda disponible per a vosaltres, i molta d'elles és gratuïta per fer-la quan vulgueu fer que les vostres tradicionals avorrides reunions siguin més emocionants.

Tothom participa

Per què tots han de participar? Bé, perquè si la participació no és necessària, podeu gestionar tot aquest problema per correu electrònic. De debò. Hi ha molt poques vegades quan necessiteu un grup per transmetre informació.

Sí, hi ha algunes coses com els acomiadaments massius o una reestructuració completa de la companyia que passarà millor si teniu un responsable de parlar amb tot el grup, però en la majoria dels casos, les reunions sempre han de ser interactives.

Què tan interactiu? Bé, això depèn del propòsit de la reunió. Si es tracta d’una sessió de pluja d’idees, tothom hauria de parlar. Si algú no parla, truqueu a aquesta persona. Introverts no pot desagradar aquest tipus de reunió, i no hauríeu de fer que les reunions tinguessin una alta pressió per als introvertits, que els posessin a l'acte.

Però la cultura de les vostres reunions ha de garantir que tothom participi en aquestes sessions de pluja d'idees i que sàpiguen que la seva participació és necessària per endavant.

Si es tracta d’una reunió de planificació, o d’una reunió de fixació d’objectius, o fins i tot d’una reunió d’informe trimestral, hauria d’haver-hi temps d’informar-se, ja sigui per fer preguntes o per fer comentaris. L'ambient ha de fomentar la participació, però amb uns pocs límits (vegeu més endavant).

No deixeu que ningú domini

Si esteu liderant la reunió, és natural que parleu més. Després de tu, però, no vols que una altra persona domini la conversa. Això pot fer que la reunió sigui tediosa. Recordeu que redirigiu els comentaris i truqueu a les persones que coneixeu són experts a la zona per difondre un locutor compulsiu.

Per exemple, quan Jane ha fet el seu quart comentari i comença a fer una cinquena part, la retallarà tan bé com sigui possible dient: "Gràcies, Jane, coneixem la vostra posició. M'agradaria escoltar el que Karen ha de dir. I, Jim i Bob encara no han tingut l'oportunitat de parlar.

De vegades, haureu de parlar amb els Janes de la vostra oficina abans d'una reunió per recordar-los que el punt de reunir-se com a grup és compartir idees amb tothom i, si domina, la reunió no tindrà èxit. O bé, immediatament després de la reunió també funciona bé, ja que necessitareu exemples nous si cal.

Les persones que han pres el temps d'assistir a una reunió que aportin els seus coneixements i experiència mereixen la possibilitat de parlar i compartir les seves opinions. Com a líder, podeu aprendre a controlar el comportament que soscava la reunió.

Feu articles de propòsit

Una reunió que acaba sense cap acció va ser només una pèrdua de temps. És un abocador d'informació, en aquest cas la reunió no va ser la millor manera de procedir. Una reunió interessant i emocionant acaba amb les coses que la gent pot i hauria de fer, ja sigui per millorar els seus objectius individuals o els objectius de la companyia o, idealment, tots dos. Si la gent no se n'apareix sabent quins són els seus propers passos, llavors la reunió ha fallat.

A més de disposar d’elements susceptibles d’acord, s’ha de fer un seguiment. Pot tenir lloc en una segona reunió o individualment, però ha de passar. La gent s’ajuntarà si saben que els elements d’acció són per mostrar.

Les reunions no substituiran mai els viatges a Disneyland per excitació, però podeu fer-los més emocionants i interessants i productius. Feu aquests cinc canvis i us faran les vostres tradicionals avorrides reunions més emocionants per a les persones que hi assisteixen. I, això és bo per a l’èxit de la vostra organització.