Què és un diari comptable?

Els nous propietaris de negocis i els aspirants a emprenedors no aconseguiran arribar als negocis sense entendre què és el diari de comptabilitat i per què és tan fonamentalment important per a l'èxit. Necessitareu un diari comptable per a les operacions del dia a dia, per al pressupost i, per descomptat, amb fins fiscals. I necessitareu fer un seguiment de totes aquestes coses tan bon punt obriu les portes als clients o clients i comenceu a dedicar-vos al comerç.

Un diari de comptabilitat registra dades de la transacció financera del vostre negoci

Un dia de comptabilitat és exactament el que sona: és un lloc per enregistrar els detalls de totes les transaccions financeres del vostre negoci. I manté un registre sobre quin dels vostres comptes afecten aquestes transaccions. En termes comptables, una revista fa referència a un registre financer mantingut en forma de llibre, full de càlcul o programari de comptabilitat. Conté tota la informació de les transaccions financeres registrades sobre una empresa. També es coneix com un llibre de primera entrada.

Mantenir un diari de comptabilitat pot impedir que la vostra empresa sobrepassi en algunes àrees mentre no poguessin pagar-ne altres. També pot evitar que vosaltres (i els vostres executius) extreguin fons i pugui ajudar-vos a detectar qualsevol irregularitat abans de sortir de les mans. En resum, tot i que és només un llibre simple o un full de càlcul per ordinador, un diari de comptabilitat pot evitar que comenci una possible crisi; o difusió.

Abans dels ordinadors, un diari de comptabilitat era un llibre de registre físic amb múltiples columnes per registrar les transaccions financeres d'una empresa. Avui, la majoria de les empreses utilitzen algun tipus de programari de comptabilitat financera per registrar i gestionar les seves transaccions comercials. Aquestes transaccions s’assignen llavors a una classe d’administració específica mitjançant un número de "gràfic de comptes" per preparar comptes de pèrdues i guanys, estats financers i altres informes financers importants.

Com crear un diari de comptabilitat

Es crea una revista de comptabilitat introduint informació de rebuts, entrades de vendes, cintes de caixa registradora, factures i altres fonts de dades que mostrin transaccions financeres que s'han produït, inclosos els inventaris retornats, danyats o robats. Les transaccions comercials s'han de presentar a la revista en ordre cronològic.

Les entrades es registren inicialment mitjançant el mètode de doble entrada o el mètode d’entrada únic de comptabilitat. Normalment, tot i que les transaccions s'introdueixen bàsicament en l’ordre en què es produeixen, els deutes s’inscriuen en el seu propi ordre, abans d’introduir els crèdits.

No heu d’adherir-vos a aquest format, però tots els que registren a la revista haurien d’acceptar les mateixes pautes acordades per evitar confusions. Cada transacció enumerada es coneix com a entrada de diari. La informació de la revista es registra després en els llibres d’empresa.

Començant

Si encara no heu iniciat el vostre negoci, penseu en quines persones de la vostra empresa voleu accedir al vostre diari comptable. Bviament, només ha de ser persones amb qui confieu i persones amb rols financers o de gestió designats a la vostra organització. Aquesta és, sens dubte, una situació en què menys és més i pot significar només concedir accés al vostre director financer o tresorer, o bé, en una organització més senzilla, vosaltres i la vostra comptable.

Tot i que no voleu que hi hagi tantes persones que tinguin accés al vostre diari de comptabilitat, també és una mala idea deixar que una sola persona en tingui la supervisió. Uns quants seleccionats haurien de conèixer el contingut de la revista per evitar que qualsevol despesa inapropiada o dèficit pressupostari causés estralls a les finances de la vostra empresa.