Quines són les despeses de viatge que els empresaris pagaran?

Les despeses de viatge són despeses que un empleat fa durant el viatge a la companyia de la companyia. El negoci de la companyia pot incloure conferències, exposicions, reunions de negocis, reunions de clients i clients, fires de treball, sessions de formació i trucades de venda, per exemple.

Les despeses poden incloure allotjament, reemborsament de quilometratges d’automòbils personals, vols, transport terrestre, consells a botigues, menjars, consells als cambrers, servei d’habitacions i altres despeses addicionals que un empleat pugui experimentar quan està a la carretera.

Les despeses que reemborsarà una organització es troben a la política de viatges de negocis de la companyia. Familiaritzeu-vos amb la política de la vostra empresa, ja que les despeses, incloses les de neteja en sec i gimnàs, es poden cobrir als empleats en viatges prolongats, a més dels costos previstos de viatge, habitatge i menjar.

Despeses de viatge per a empleats en assignacions a llarg termini

Quan utilitzeu instal·lacions d’habitatge a llarg termini per a empleats que viatgen, molts empresaris també ofereixen oportunitats per visitar la família de l’empleat quan l’empleat viatja àmpliament per negocis per al seu ocupador. Quan un empleat està assignat a una altra ubicació de la companyia de manera temporal, els empresaris de vegades pagaran a la família de l'empleat per visitar-los als intervals de temps prescrits.

Els empresaris busquen oferir opcions de valor per als empleats que estan fora de casa i de la família durant llargs períodes de temps. Necessiteu aprofitar els privilegis de viatge que ofereix el vostre empresari per construir la moral i la dedicació dels empleats.

L’entreteniment del client en conferències, en trucades de venda i en visites in situ és una altra despesa reemborsable, però coneixeu les polítiques de la vostra empresa per tal de no superar els límits dels costos d’entreteniment.

Conegueu també la política de la vostra empresa sobre l'adjudicació del crèdit de milles aèries. Varia. Algunes empreses permeten als empleats acumular quilòmetres de viatges d’aviació que poden utilitzar per a viatges familiars personals. Altres acumulen un banc de quilòmetres de viatge que utilitzen per cobrir els viatges de negocis addicionals dels empleats. Una vegada més, conèixer les polítiques de la vostra empresa és crucial.

Com paguen els empresaris les despeses de viatge dels empleats?

Normalment, les organitzacions paguen les despeses de desplaçament dels empleats de tres maneres.

Targetes de crèdit d'empresa

Les targetes de crèdit s’emeten als empleats que han de viatjar amb freqüència per fer negocis. Els empleats poden cobrar la major part de les despeses que incorren en un viatge de negocis a la targeta de crèdit de la companyia. Per al reemborsament d’incidents, com ara consells i menjar ràpid, els empleats hauran d’emplenar l’informe de despeses quan tornin del viatge.

Les targetes de càrrega són idònies per als empleats, ja que no han de presentar els diners per pagar les despeses del negoci abans del reemborsament. Coneixeu les polítiques de la vostra empresa, però; Potser haureu d’informar de rebuts i altres documents de suport, fins i tot quan cobreu aquestes despeses a una targeta de crèdit.

Efectiu

Les organitzacions que no tinguin targetes de crèdit per a empreses empleades exigeixen als empleats que omplin l’informe de reemborsament de despeses per a cada despesa mentre l’empleat es troba a la carretera. Generalment requereixen rebuts i algun nivell de justificació per a cada despesa.

Només poques vegades una organització demanaria als empleats que paguessin els articles de les entrades grans, com ara el bitllet d'avió i que sol·licitessin un reemborsament posterior. Una comanda de compra d’empresa o una targeta de crèdit d’empresa pagarà les despeses grans per endavant. Però sovint, els empleats han de pagar efectiu en efectiu per a les despeses de viatge diari que posteriorment són reemborsades.

Dietes

Un dia és una dotació diària d’una determinada quantitat de diners que es dóna a un empleat per cobrir totes les despeses. L’empleat s’encarrega d’escollir les despeses de desplaçament sòlid dins dels paràmetres de la quantitat de diners que se li assigna diàriament.

Algunes companyies paguen directament per al transport i l’habitatge, però ofereixen als empleats de viatge un diàmetre per a totes les altres despeses, inclosos els menjars i el transport terrestre. Se sap que els empleats dediquen menys despesa per mantenir els diners extra en efectiu. Les empreses en general ho permeten.

El coneixement sobre les polítiques de despeses de viatge dels ocupadors és la responsabilitat de l'empleat

S'aconsella als empleats que viatgin per negocis per estar al dia sobre les polítiques de viatge de l'empresa i els costos coberts per al reemborsament. Les despeses que no estan incloses a les pòlisses generalment no són reemborsades ni cobertes.

La majoria de les empreses requereixen rebuts, excepte els que paguen un diumenge. La seva empresa també té, probablement, un formulari que esperen que els empleats utilitzin per convertir les despeses de viatge.

Per mantenir-se al capdavant de les despeses reemborsables, els empleats sovint se'ls lliura un termini pel qual han de presentar un informe de despeses i convertir els rebuts aplicables. El departament financer tindrà directrius que l'ajudaran a mantenir-se al dia.

Si teniu preguntes sobre el que constitueix una despesa de viatge adequada a la vostra organització, consulteu el vostre gerent i els recursos humans. No voleu gastar els diners i rebre una sorpresa més tard.

Més relacionats amb els viatges i despeses empresarials dels empleats

• 10 consells per reduir el cost del viatge de negocis
• Si els empleats han de compartir habitacions?