El propòsit i el contingut d’un fitxer de nòmina de l’empleat

El fitxer de nòmina de l’empleat és el dipòsit de tot el que tingui a veure amb el xec de l’empleat. El motiu principal per crear un fitxer de nòmina és limitar l’accés a la resta d’informació confidencial que es troba al fitxer de personal.

El propòsit d’un fitxer de nòmina de l’empleat

El fitxer de nòmina permet al personal de comptabilitat pagar al treballador sense accedir a la informació confidencial dels empleats. El personal de comptabilitat pot mantenir els registres de nòmina on té sentit pagar el treballador. En casos en què la nòmina i la comptabilitat s’externalitzen, es tracta d’una pràctica encara més recomanada per als registres de nòmina de l’empleat.

El fitxer de nòmina limita l'accessibilitat a la informació confidencial dels empleats. El fitxer de nòmina dels empleats permet que el personal de comptabilitat i finançament tingui la informació que necessiten per pagar al treballador en una ubicació pràctica. La ubicació ha de ser segura i fora d’abast per a qualsevol altre empleat.

Necessiteu impressionar al personal de comptabilitat el fet que la informació dels fitxers de nòmines sigui confidencial i que no es pugui compartir sense el permís i la signatura del personal de recursos humans. El personal de la comptabilitat tampoc no ha de compartir cap informació sobre recaptacions de treballadors, promocions, primes i qualsevol altra informació confidencial sobre els empleats.

Els recursos humans no necessiten controlar l'accés de la comptabilitat als fitxers de nòmines dels empleats. Com es recomana per als fitxers relacionats amb els empleats, com ara el personal i els fitxers mèdics, haureu de limitar l’accés al fitxer de nòmines. Només les persones que necessiten tenir la informació per fer la seva feina haurien de veure el contingut.

Contingut d'un fitxer de nòmina de l’empleat

Aquesta és una llista suggerida del que pertany a un fitxer de nòmina de l’empleat.

• Carta d'oferta signada pel gerent de contractació, Recursos humans i empleat
• Abonar una autorització signada per Recursos Humans i el gerent de contractació quan existeix un contracte de treballador
• Formulari W-4
• Tràmits i autorització relacionats amb qualsevol benefici per a empleats que impliqui una deducció de la nòmina
• Formulari d’autorització de dipòsit directe
• Formats comptables de temps assalariat
• Fulls d'hora setmanals per hora
• Registres del rellotge de temps, quan s’utilitza
• Registres d'assistència
• Sol·licituds de reemborsament de despeses, incloent documentació i rebuts de viatges i altres despeses autoritzades

• Formularis de reemborsament de matrícula i rebuts de pagament, llibres, etc.
• Pagueu prèviament els formularis de sol·licitud
• Documents de préstecs de l'empresa i calendari de pagaments
• Ordres de lliurament i registres
• Autorització per alliberar informació privada
• Tràmits relacionats amb cada treballador
• Tràmits relacionats amb qualsevol premi de recompensa o recompensa
• Formularis W-2
• Autorització per a qualsevol altra acció de nòmina que permeti la vostra empresa

També conegut comfitxers dels empleats, registres dels empleats, fitxers de recursos humans, documentació

Nota: Susan Heathfield fa tot el possible per oferir assessorament precís, de sentit comú, de gestió de recursos humans ètics, empresarials i de llocs de treball en aquest lloc web, però no és un advocat. El contingut del lloc no s'ha d'interpretar com a assessorament legal. El lloc té una audiència mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país, de manera que els articles no poden ser definitius per a tots els llocs de treball. En cas de dubte, busqueu sempre assessorament legal. La informació del lloc només es proporciona com a orientació.