Què pertany a un fitxer de personal de l'empleat?

El fitxer de personal de l’empleat és el fitxer principal de l’empleat que conté l’historial de la relació de treball des de la sol·licitud d’ocupació a través d’una entrevista de sortida i documentació de finalització de l’ocupació. Només el personal de Recursos Humans i el supervisor immediat i el gerent de l’empleat poden tenir accés a la informació del fitxer de personal de l’empleat i mai no surt de l’oficina de Recursos Humans.

El fitxer de personal de l’empleat s’emmagatzema generalment en un armari de fitxers a prova de foc bloquejat en un lloc bloquejat i accessible per al personal de Recursos Humans. La confidencialitat de la informació dels empleats al fitxer de personal té una importància cabdal.

De tots els fitxers dels empleats mantinguts per l'empresa, el fitxer de personal de l’empleat és el més freqüent al dia a dia per obtenir informació sobre l’empresari, el supervisor o el personal de recursos humans.

Consideracions sobre el contingut del fitxer de personal de l’empleat

Els principis i preguntes fonamentals a tenir en compte a l'hora de presentar qualsevol document en un fitxer de personal de l’empleat són els següents.

• L'empresari necessitarà un document concret per justificar les decisions si l'empresari va ser demandat? L'empresari necessitaria el document en un tribunal?
• El treballador coneix i comprèn que el document es presentarà al seu fitxer de personal? En la majoria dels casos, els empresaris haurien de signar el document a l'empleat, no significar un acord amb el contingut del document, sinó reconèixer que són conscients i han llegit el document.
• No s’ha de col·locar mai cap sorpresa, opinions o notes personals sobre l’empleat en un fitxer de personal de l’empleat. Només els fets, sense pensaments especulatius, pertanyen a un fitxer de personal de l’empleat.

Continguts d’un fitxer de personal de l’empleat

A continuació, es recomanen sobre la documentació que un empresari ha de conservar en un fitxer de personal de l’empleat.

Història d'Ocupació

• Sol · licitud d'ocupació
• Resum
• Reprèn la carta de presentació
• Verificació de l'educació
• Verificació de l’ocupació
• Carta de rebuig
• Col·loqueu la descripció del treball
• Registres d'anàlisi de treballs
• Carta d'oferta de feina o contracte de treball
• Acord d'agència de treball o agència temporal, si s'utilitza
• Informació de contacte d'emergència
• Formulari de confirmació signat del manual de l'empleat que mostra el manual del treballador
• Llista de control des de l’orientació dels nous empleats que mostra els temes tractats i per qui
• Qualsevol acords de reubicació i documentació
• Qualsevol contracte, contracte escrit, recepció o reconeixement entre l'empleat i l'empresari (com ara un contracte no competitiu, un contracte de treball o un acord relacionat amb un cotxe proveït per l'empresa)

• Formularis oficials de vida laboral, incloses les sol·licituds de transferència, promoció, sol·licituds internes de treball, etc.
• Qualsevol altra documentació relacionada amb l’ocupació

Desenvolupament del rendiment dels empleats, plans de desenvolupament i millora

• Còpies de qualsevol avaluació del rendiment utilitzada o plans de desenvolupament dels empleats
• Autoavaluacions dels empleats
• Registres de qualsevol sessió d'assessorament formal
• Notes sobre assistència o retard
• Documentació del pla de millora del rendiment
• Informes d’acció disciplinaris
• Es va presentar el reconeixement dels empleats, com ara certificats, cartes de reconeixement, etc.
• Suggeriments i recomanacions formals dels empleats, respostes de l'organització
• Registres de formació
• Sol·licituds de formació
• Avaluacions de competències
• Formació de classes o notificacions de sessió o horaris

• Signat les avaluacions de necessitats
• Informes de despeses de formació
• Queixes de clients o companys de feina

Registres de terminació de l’ocupació

• Carta de renúncia dels empleats
• Sortiu de la documentació de l'entrevista
• Notificació de Cobra
• Llista de verificació de finalització d’ocupació
• Comptabilització final de tots els aspectes de l’ocupació de l’empleat, com ara l’abonament final, el pagament de vacances, la devolució de la propietat de l’empresa, etc.