Pla de gestió de grups d'interès en la gestió de projectes

En la gestió de projectes, un pla de gestió d’interessats és un document formal on es descriuen com s’hi implicaran els grups d’interès en el projecte. Un interessat és una persona o grup que té un interès personal en el projecte. En reflexionar sobre quan i sobre com estaran involucrats els grups d'interès, un equip del projecte pot maximitzar l’impacte positiu de les parts interessades en el projecte.

Què són els grups d'interès?

Els grups d'interès poden ser interns i externs a l'organització. Alguns exemples d’interessats interns inclouen executius i unitats de negoci com ara la comptabilitat i les tecnologies de la informació.Les unitats empresarials solen tenir representants a l’equip del projecte. Els agents externs poden ser grups d’interès, empreses i organitzacions cíviques. És poc freqüent que els agents externs estiguin representats a l’equip del projecte. Per a agències amb autoritat reguladora, les indústries que regulen solen ser el grup d’interès extern més important per a qualsevol projecte.

Si l’equip del projecte identifica un interessat, s’ha de contemplar aquest grup d’interessats en el pla de gestió d’interessats.

No és pràctic que un equip de projecte estigui format per membres que representin tots els grups d’interès. En molts casos, és impossible. Tanmateix, l’equip del projecte necessita aportacions i aportacions de les parts interessades perquè el projecte tingui èxit. Per exemple, una organització del govern vol renovar i modernitzar completament el seu programa de programari propietari més utilitzat. Gairebé tothom de l’organització utilitza el programa d’alguna manera. No es pot representar directament a qualsevol tipus d’usuari a l’equip del projecte, de manera que l’equip dissenya maneres d’aconseguir les aportacions dels grups d’interès i decideix maneres d’informar les parts interessades sobre l’estat del projecte.

Aquests mètodes de recopilació d’entrades i estratègies de comunicació es documenten en el pla de gestió d’interessats.

Pla d’intervenció vs comunicació

Pot haver-hi una quantitat significativa de sagnat entre el pla de gestió d’interessats del projecte i el pla de comunicació. Les seves funcions són molt similars. Un pla de gestió d’interessats és més ampli, ja que facilita l’entrada al projecte, així com els resultats. Un pla de gestió d’interessats és més estret, ja que només tracta d’altres amb interessos creats, mentre que un pla de comunicació pot incloure públics més amplis.

Evolució

El gestor del projecte sol mantenir el pla de gestió dels grups d'interès. A mesura que avança un projecte, el gerent del projecte revisa el pla de gestió de les parts interessades i el torna periòdicament a l'equip del projecte per considerar les actualitzacions. Un projecte pot semblar molt diferent enmig de la seva línia de temps que en les fases de planificació, per la qual cosa és important assegurar-se que els documents de guia del projecte es modifiquin si les circumstàncies ho necessiten.

Exemple

Aquí teniu un exemple de com un pla de gestió d’interessats pot canviar al llarg d’un projecte. Una agència estatal inicia un projecte de regulació. A mesura que comenci, el patrocinador i el gestor del projecte presenten una llista de les parts interessades que han de posar en el pla de gestió dels grups d'interès. Una de les primeres tasques de l’equip del projecte és elaborar el pla. Al cap d’uns mesos, un membre de l’equip del projecte identifica un interessat al que ningú no pensava al principi del projecte. El gestor del projecte afegeix el nou grup d'interès al pla i truca a una reunió de l'equip del projecte per discutir com involucrar el nou grup d'interès.

Un cop l’equip decideixi què ha de fer, el gestor del projecte informarà el patrocinador del projecte.

El pla de gestió d’interessats és un document viu. A mesura que el projecte canvia, el pla de gestió dels grups d'interès pot canviar amb ell per servir millor les necessitats del projecte. Amb un pla de gestió àgil d’interessats, l’equip del projecte pot recollir de manera adequada les aportacions i comentaris dels grups d'interès, així com informar els grups d'interès.