Maneres de molestar els seus grups d'interès del projecte

Com a gestor de projectes, una part del vostre treball consisteix a assegurar-vos que els grups d’interès, que són l’equip del vostre projecte i els clients i proveïdors clau, obtenen el que necessiten del projecte. Els vostres grups d'interès haurien de ser els vostres campions clau. Han d’ajudar-vos a ajudar-vos a assolir els objectius del projecte i assegurar-vos que tothom estigui en la mateixa direcció.

Però és fàcil molestar-los. I quan això passi, es poden transformar en persones que no volen res més que veure el vostre projecte. Aquest és un risc enorme per a un gestor de projectes perquè necessiteu la seva ajuda i suport per tenir èxit. Sense la seva aportació, és possible que no pugueu lliurar el vostre projecte. A continuació, hi ha maneres d’embogir els agents del projecte i el que haureu de fer.

No comunicar-se

La comunicació ha de ser al voltant del 80% del que feu com a gestor de projectes. Quan no expliqueu al vostre equip, proveïdors o clients el que passa, es molestaran ràpidament. Pitjor encara, tendeixen a omplir les llacunes amb la seva explicació del que passa, la qual cosa probablement no sigui exacte i pugui ser totalment perjudicial per a la reputació del projecte.

En comptes d'això, poseu informes de projectes clars. Coneix-los individualment i en grup i mantingueu-los informats a cada pas del camí. Poseu a la vostra disposició un pla de comunicació del projecte i realitzeu l'anàlisi de les parts interessades perquè pugueu descobrir qui necessita escoltar què i quan han de sentir-ho.

No fer preguntes sobre la seva opinió

La comunicació és una cosa, però tendeix a tractar-se de les actualitzacions d'estat i del seguiment del projecte. Cal fer més que això per implicar-los en el projecte. Això pot molestar a la gent quan és l’expert en matèria d’una àrea en concret, i no demaneu la seva opinió sobre alguna cosa que estigui altament qualificat per comentar. Els gestors de projectes poden caure en la trampa de creure que han de fer tot i prendre totes les decisions ells mateixos, però això no és el cas.

En comptes d'això, demaneu la seva opinió sobre com gestionar els problemes del projecte a mesura que s’originin. Tingueu en compte les seves opinions. No heu de fer el que suggereixen, però ajuda a crear relacions si escolteu. Podeu fer-ho a través de reunions de projectes i estar a la vostra disposició per escoltar-les quan us arribin suggeriments. Si és el vostre equip, assegureu-vos que tinguin l’oportunitat adequada per transmetre les seves opinions.

Creure que les vostres qualificacions us donen superpotències

Ser un PMP® no et converteix en el millor gestor de projectes del món (tot i que pot ajudar-vos en molt poc). Tenir un certificat PRINCE2® Practitioner, o un APMP o qualsevol altra designació de gestió de projectes no us retreu cap retràs.

Parlar de les teves qualificacions tot el temps i de com fan els llibres és una manera segura de molestar els seus grups d'interès. No volen escoltar les seves grans puntuacions en l’examen o com s’està aplicant la metodologia al seu projecte. De fet, només volen que el projecte vagi bé. No tenen gaire cura de com arribar-hi, la majoria de les vegades.

No assumiu això perquè teniu una qualificació i sabeu fer la gestió de riscos, per exemple, que no us sorprendrà el risc del projecte. Li passa al millor de nosaltres. Per tant, és millor ser humil i dedicat, posant a la vostra disposició les vostres habilitats de manera pràctica, mentre no creieu que us situen per sobre dels vostres companys.

En canvi, les vostres qualificacions us haurien de proporcionar la confiança necessària per fer el vostre treball al màxim possible, però trobareu que moltes persones que treballen com a directors de projectes tenen certificats. De fet, moltes persones que treballen en indústries especialitzades tenen certificats i, per a moltes empreses, les credencials de la vostra àrea d’experiència, ja sigui en arquitectura, comptabilitat o gestió de projectes, són simplement un factor d’higiene.

No espereu que els vostres grups d’interès es vegin impressionats i no els parli tot el temps. Demostreu les vostres habilitats lliurant bé el projecte i mostrant com apliqueu els coneixements que heu après a les aules.

Canviar la data límit

Quan tothom s'ha apuntat a projectar fites i sap què passa quan tots podeu treballar de forma harmoniosa com a un sol equip. Quan canvieu els terminis i no els expliqueu a ningú, això és quan la gent comença a molestar-se.

Canviar les dates té un gran impacte en el treball d'altres persones. És possible que hagin reservat temps de vacances al voltant del seu treball crític sobre el projecte. És possible que hagin hagut de recórrer recursos en altres equips perquè es necessita algú en el projecte en un moment determinat. Si canvieu les dates sense comprendre tot aquest context, podeu posar en risc el projecte.

El vostre patrocinador del projecte entendrà si no podeu assolir les fites acordades. Les coses canvien. Hi ha elements nous afegits a l’abast del vostre projecte o coses que s’han extret. Però no és la vostra feina accedir només a canvis en els terminis. Col·laboreu amb l’equip del vostre projecte per comprendre l’impacte del canvi. A continuació, proposeu una solució al vostre patrocinador del projecte, explicant la raó de ser que ha canviat les dates.

Assegureu-vos que tots els grups d'interès són conscients del canvi i de com poden afectar el seu treball. A continuació, amb l’acord de tots, feu el canvi i actualitzeu la documentació del projecte. Mai no hauríeu de fer canvis a les dates sense que la resta de l’equip sàpiga primer.

Perdre el temps

Les reunions han de ser eficients, ben gestionades i un gran ús del temps de tots. Però això no sempre és així. Moltes vegades els actors es queixen que han perdut el temps en reunions. No hi ha hagut cap agenda, o la decisió que esperaven que es fes no es va fer perquè les persones equivocades eren a la sala.

També teniu altres oportunitats per perdre el temps, no només les reunions. No ompliu la bústia d’entrada si els poseu en una còpia dels correus electrònics quan no s’hagin de fer. En canvi, els agents implicats en els projectes també poden fer una altra feina, de manera que necessiten utilitzar el seu temps amb prudència. Assegureu-vos que les vostres reunions tenen una agenda. Planifiqueu-los, inviteu les persones adequades i assegureu-vos que feu el seguiment posterior.

Envia només correus electrònics a les persones pertinents. Si necessiteu cc algú, assegureu-vos que entenguin per què és important que tinguin en compte, i eviteu la temuda "resposta de tots" en la mesura que pugueu. Simplement senti conscient del fet que altres persones estan ocupades i que el seu projecte no és la seva màxima prioritat tot el temps (si és que en qualsevol moment).