Com escriure un pla de gestió de projectes

Un pla de gestió de projectes és un document que descriu com treballarà l'equip en el projecte. Descriu el cicle de vida del projecte i cobreix com s'executarà, supervisarà, controlarà i després tancarà formalment el treball.

El pla de gestió de projectes és, en realitat, un terme genèric per a tots els sub-plans que es produiran per al projecte. Podem definir el pla de gestió de projectes com tot el que es cobreix en aquests plans:

• Pla de gestió de requisits
• Pla de gestió d’abast
• Pla de gestió del calendari
• Pla de gestió de la qualitat, si el teniu
• Pla de gestió de costos
• Pla de gestió de riscos (que ha de fer referència al registre de riscos)
• Pla de gestió de canvis
• Pla de gestió de compres, si el necessiteu per al projecte
• El pla de gestió de la configuració, de nou, només si teniu previst escriure-ne un: és possible que no sentiu que sigui necessari per al vostre projecte
• Pla de gestió de recursos humans

El pla de gestió de projectes també inclou informació important sobre les línies de base del projecte, especialment per a l’abast i el calendari. Això us proporciona una línia a la sorra a la qual podeu fer referència perquè pugueu veure fàcilment el que ha canviat quan finalment tanqueu el projecte i compareu el rendiment real previst.

Dit això, el pla de gestió de projectes existeix com a document en si mateix. Aquí teniu el que hem d’incloure i com fer referència a aquestes altres seccions.

Redacció del document del pla de gestió de projectes

Inicieu el document amb el nom del projecte i la data. Utilitzeu una plantilla de la vostra oficina de gestió de projectes si en teniu una, per estalviar haver de començar de zero.

A continuació, incloeu aquestes seccions:

Llindars i línies de base: Expliqueu com es gestionaran les línies de referència per a les àrees de programació, abast, cost i qualitat del projecte. Indiqueu quines seran les variacions acceptables del pla (per exemple, +/- 10%) i el que farem si sembli que s’haurà infringit. Potser ja els heu documentat a la vostra Carta de projectes.

Governança: Indiqueu quines revisions de projectes, revisions per parells i altres mesures de governança aplicareu a l’hora de passar pel cicle de vida de la gestió de projectes. Com a mínim, haureu d’incloure el signe formal al final de cada fase. Aquest és un dels rols del patrocinador del projecte. També podeu introduir detalls de les revisions de qualitat que tindreu si és adequat per al vostre projecte.

Decisions de metodologia: Aquest és un bon lloc per escriure quins bits de la vostra metodologia de gestió de projectes heu decidit no fer perquè no és rellevant. Per exemple, podeu assenyalar aquí que no farà un pla de gestió de compres perquè no es necessita cap contractació per al vostre projecte.

Alguna cosa més: No us limiteu a aquests encapçalaments. Incloure qualsevol cosa que creieu que pot ser rellevant per a la planificació del projecte, com ara vincles amb altres projectes de l'empresa, factors externs que poden afectar la planificació que voleu aportar a l'atenció d'algú i així successivament.

Els plans subsidiaris

Si fusioneu tots els vostres documents de projecte en un únic, serà un pla de gestió de projectes enorme. El millor és incloure en aquest document enllaços (o almenys una descripció del lloc on es pot trobar el document). Llavors, si algú vol anar a llegir-lo, el poden trobar, sense que el vostre pla de gestió de projectes esdevingui tan aclaparadorament llarg que ningú ho vegi del tot.

No oblideu enllaçar també amb les línies de base. Per a la línia de base del calendari del projecte, deseu una versió del vostre pla i enllaceu-la. Per a la línia de base de costos, deseu una versió de la vostra planificació pressupostària fins avui i enllaceu-hi. Aquests documents són documents vius i canviaran a mesura que avanci el projecte, però guardareu els fitxers originals perquè pugueu mirar enrere i fer la comparació.

Finalment, afegiu control de versió al pla de gestió de projectes, de manera que si necessiteu actualitzar-lo, podreu veure fàcilment si esteu treballant amb la darrera còpia.