Més informació sobre els minuts de la reunió i per què són importants

Els minuts de la reunió són la documentació escrita o gravada que s'utilitza per informar els assistents i els no assistents sobre el que s'ha discutit o el que va passar durant una reunió. Els minuts o notes de les reunions generalment es prenen per un registrador de minuts de la reunió designat durant els procediments de manera que existeixi un registre precís del que va succeir durant la reunió.

Els minuts inclouen generalment:

• Noms dels participants
• Punts de l’agenda que s’apropen
• Decisions dels participants
• Accions de seguiment compromeses pels participants
• Terminis a complir els compromisos
• Qualsevol altre esdeveniment o discussió que mereix la pena documentar per a futures revisions o històries

Reunió d'actes com a document històric

Com a document històric, els minuts són útils per documentar les idees clau o els punts de discussió que van donar lloc a una decisió. Per exemple, els minuts d’entrenament efectius poden especificar les cinc alternatives que l’equip va discutir i la raó principal per la qual es va seleccionar un sobre els altres.

Els minuts de la típica reunió de negocis no necessiten enregistrar detalladament els debats o els estats que ho han dit. Per descomptat, aquesta regla és diferent per a altres tipus de reunions, com ara les audiències judicials i les situacions en què es discuteixen accions legals. Aquests tipus de reunions requereixen un registre exacte de la conversa i de les declaracions. Però, llevat que els recursos humans estiguin parlant d’una demanda judicial, la reunió típica del lloc de treball no documenta totes les mesures.

Quan i com compartir els minuts de la reunió

Idealment, els minuts de la reunió es graven en un dispositiu electrònic, com ara un ordinador portàtil o un iPad, i després d'una revisió ràpida de l'ortografia, la gramàtica i la claredat, que es difonguin als participants de la reunió per via electrònica al final de la reunió. D'aquesta manera, els participants tenen avís immediat dels seus compromisos i terminis i poden plantejar preguntes o demanar aclariments. Si això no és possible perquè la gravadora vol transcriure els minuts o comprovar si hi ha errors, haurà de difondre'ls en les 24 hores següents a la reunió.

Els minuts també són un recordatori dels compromisos realitzats pels membres de l’equip durant la reunió i ajuden els participants a transferir aquests elements als seus calendaris i llistes de tasques diàries.

La gravadora sempre ha de revisar els minuts de la reunió prèvia al començament de la propera reunió perquè la gent pugui comprovar-ne la precisió i els passos següents.

Com es gestionen les organitzacions prenent actes de reunió

Crítics per a l'èxit d'una reunió, els minuts proporcionen una història registrada de la reunió per als participants i per als empleats que no van poder assistir. Sense els minuts complets de la reunió, les perspectives d’èxit de la reunió es redueixen a causa de que la gent, en equilibri, no pot absorbir i conservar una gran quantitat d’informació alhora.

L’empleat que realitza els minuts de la reunió sol ser un membre de l’equip i pren notes mentre participa a la reunió. En les reunions que impliquin procediments legals o governamentals o en reunions de consell d'administració, un individu no participant pren els minuts oficials i sovint registra els procediments.

Per gravar la informació de la clau amb precisió, el registrador dels minuts de la reunió ha de tenir una oïda per al detall i la capacitat de mantenir-se concentrat. Aquest empleat també ha de realitzar múltiples tasques de manera efectiva per poder participar a la reunió mentre grava els minuts.

En algunes organitzacions, el mateix empleat porta els minuts a cada reunió. O la responsabilitat pot passar de treballador a empleat. El paper del gestor de minuts construeix habilitats de lideratge i comunicació efectives i pot ser un treball cobejat.

Requisits per a un registrador d’acta de reunions

Els requisits per a la gravadora inclouen la capacitat de:

• Enregistreu amb precisió les decisions, els compromisos i els principals punts de discussió fets en una reunió
• Enregistreu els elements d’acció i les dates de compromís en què s’han compromès els membres de la reunió (els elements d’acció tenen noms adjunts, però els minuts no indiquen qui va dir què en reunions informals del lloc de treball)
• Reviseu les decisions i les tasques principals o els compromisos voluntaris i els elements d’acció al final de la reunió perquè els participants puguin acordar-los abans de sortir
• Sigui un jugador d'equip i sigui flexible perquè els assistents poden afegir o corregir qualsevol cosa que no estigui d'acord en els minuts

• Treballeu convenientment per distribuir còpies dels minuts de la reunió dins de les 24 hores següents a la reunió