Més informació sobre com mantenir els minuts de la reunió

Els minuts de les reunions són les notes detallades que serveixen de registre oficial escrit de la reunió o conferència. El responsable de la reunió sol demanar a un dels participants que tendeixi a aquesta tasca. Un dia, que algú podria ser tu! Tot i que no és una feina molt difícil, és important. Atès que els minuts de les reunions són un registre oficial del que s’ha produït, es requereix precisió. Haureu de prendre notes detallades que, si cal, poden fer referència a les persones més endavant. Aquí teniu alguns indicadors que us ajudaran a gestionar aquesta tasca amb finesa.

Esbrineu què heu de fer abans, durant i després de la reunió.

Abans de la reunió

• Trieu l’eina d’enregistrament: el primer que heu de fer és decidir com prendreu les vostres notes. Aniràs a la vella escola i utilitzaràs un llapis i un paper o vas a anar amb tecnologia i utilitzaràs un ordinador portàtil, una tauleta o un telèfon intel·ligent? Consulteu amb el vostre cap per veure si prefereix que utilitzeu un mètode determinat. És poc probable, però és possible.
• Assegureu-vos que la vostra eina de selecció estigui en bon estat i tingueu una còpia de seguretat en cas que falla el vostre original. Si porteu un ordinador portàtil, per exemple, també teniu ploma i paper a la vostra disposició. No voleu aturar la reunió mentre cerqueu alguna cosa per escriure si l’ordinador es bloqueja.

• Llegiu l’agenda de la reunió abans de començar la reunió. Us permetrà formular un esquema dels vostres minuts. Deixeu-hi un espai per sota de cada article i allí escriviu les notes. Fer això farà que la vostra feina sigui una mica més senzilla, sempre que la persona que dirigeixi la reunió es quedi a l'agenda.

Durant la reunió

• Passegeu per un full d’assistència i assegureu-vos que tothom hi accedeixi. Haureu d’incloure una llista de tots els assistents als minuts de la reunió oficial.
• Assegureu-vos de saber qui és tothom.D'aquesta manera podreu identificar qui parla i registrar correctament aquesta informació.
• Tingueu en compte el moment en què comença la reunió.
• No intenteu escriure tots els comentaris. Està bé incloure només les idees principals. Tingueu molta cura de no deixar fora els elements amb els quals no esteu d'acord. Els vostres biaixos no us haurien d’influir. Recordeu que aquest és un compte oficial i no la vostra opinió sobre el que va passar.

• Escriviu totes les mocions, qui les van fer i els resultats dels vots, si n'hi hagués; no necessiteu escriure qui va secundar una moció. Per descomptat, les regles de la vostra organització poden ser diferents, de manera que les verifiqueu primer.
• Si els vots sobre qualsevol moció o discussió es diferencien fins a la propera reunió, anoteu-ho.
• Anoteu l’hora final de la reunió.

Després de la reunió

• Escriviu els minuts tan aviat com sigui possible després de la reunió, mentre que tot estigui fresc en la vostra ment. Si trobeu un error en les vostres notes o si teniu alguna pregunta, podeu fer-ho clarament parlant amb altres assistents.
• A la còpia final dels minuts, inclogui el nom de l’organització, el títol de la comissió, el tipus de reunió (diaris, setmanals, mensuals, anuals o especials) i el seu propòsit.
• Dóna-li les vegades que va començar i va acabar.
• Proporcioneu la llista d'assistents i una nota sobre qui va dirigir la reunió. També podeu indicar que heu pres els minuts. Incloeu el vostre nom a la llista de participants i, entre parèntesis després del vostre nom, digueu que heu pres els minuts. Alternativament, al final del document, podeu tancar la sessió escrivint "Respectivament enviat per" seguit del vostre nom.

• Reviseu els minuts abans de presentar-los. Demaneu també a algú que hagi assistit a la cerca. Ell o ella podran fer-li saber si accidentalment ha deixat alguna cosa fora.
• Envieu-los a la persona que ha dirigit la reunió si no s’indica a fer la resta.