Gestió de projectes de trajectòries crítiques

El camp de la gestió de projectes ofereix diverses eines i tècniques dissenyades per simplificar i ajudar a controlar el treball de fer alguna cosa nova. Per definició, els projectes són tot el treball que realitzem una vegada: són activitats temporals i úniques, a diferència de les moltes activitats d’operacions diàries d’una empresa.

La disciplina de la gestió de projectes de camí crític (CPM) es va establir a finals de la dècada de 1950 i es manté àmpliament actualment. Aquest article ofereix una visió general de com s’utilitza l’enfocament del camí crític per ajudar els equips a completar les iniciatives del projecte.

Definició del camí crític

El camí crític per definició és la seqüència més llarga d’esdeveniments d’un pla de projecte. Són els esdeveniments que s'han de completar sense demora o el projecte corre el risc de superar la durada prevista.

Una altra vista del camí crític suggereix que és la seqüència d'esdeveniments amb la menor quantitat de fluix (temps estès). Aquesta terminologia tècnica és més fàcil d’entendre descrivint el procés d’identificació del camí crític per a un projecte de mostra.

A partir de l’exemple de la construcció d’una casa, els passos següents defineixen el procés d’identificació i ús del camí crític.

Definiu l’abast del vostre projecte i les seves característiques principals

Sempre que es reuneix un grup per treballar en una iniciativa del projecte, hi ha emoció i energia per avançar ràpidament amb el treball. Tanmateix, un gestor de projectes disciplinat entén la importància de la fase de planificació per a l'èxit final de la iniciativa. La tasca d’identificar el camí crític comença per clarificar l’abast del projecte i determinar els resultats o funcions més importants.

Imagineu-vos que esteu construint una casa. Abans d'iniciar qualsevol treball realitzat a la casa, és important que abasti el projecte i descrigui les característiques principals. En aquest exemple, suposem que el vostre abast requereix una casa de 2.000 metres quadrats amb tres dormitoris, una sala d'estar, un menjador, una cuina, tres banys i un soterrani sense acabar amb un cost que no excedeixi els 200.000 dòlars.

Tot i que les especificacions ofereixen un bon punt de partida sobre l’abast, encara heu de definir els materials de construcció: fusta o maó i identificar altres característiques clau, com ara calefacció, aire condicionat i altres. Per últim i no menys important, necessiteu un objectiu per a la realització d’aquesta casa.

Definiu el treball detallat que cal completar

El gestor del projecte que utilitza el mètode de camí crític treballarà amb el seu equip per traduir l’abast i les característiques clau en un llistat de totes les tasques que s'han de completar per crear el projecte. Una eina que s’utilitza per identificar les tasques de treball és l’estructura de desglossament del treball.

El gestor del projecte treballa amb l’equip ampliat per fer una pluja d’interrogació sobre totes les tasques necessàries per produir l’habitatge amb les característiques clau que hem descrit a les nostres activitats d’abast. Una tècnica senzilla d’anotar cada tasca clau en una nota adhesiva sovint provoca que les parets s’abriguin amb la sortida d’aquesta pluja d’interrogació. El procés ignora la seqüència d'esdeveniments i la disponibilitat de recursos i es centra exclusivament en la identificació de tasques. Una vegada que el grup ha confirmat que s'ha identificat tot el treball necessari per lliurar el projecte, creen estimacions de temps i costos per a cada activitat discreta i, a continuació, fan referència a la identificació del camí crític.

Seqüencia les tasques de treball per trobar el camí crític

Armats amb els continguts de l’estructura de l’avaluació del treball, incloent-hi les estimacions de temps per a cadascun dels ítems de treball (també anomenats paquets de treball), els membres de l’equip se centren a definir la seqüència d’esdeveniments necessaris per completar el projecte. Utilitzen com a punt de partida les funcions clau o els elements lliurables identificats en els materials de l’abast i construeixen els diferents camins del projecte.

En el nostre exemple de construcció d’una casa, lògicament seqüenciaria excavar i abocar la fundació i enquadrar la casa abans d’afegir la teulada. El nostre repte és trobar la seqüència adequada d'esdeveniments que permetin que el projecte continuï sense problemes, sense que hi hagi temps de parada significatiu.

El que sorgeix després d’aquesta activitat de seqüenciació és un diagrama de xarxa del projecte complet amb diferents camins. Utilitzant les estimacions de durada, el gestor del projecte normalment basant-se en el programari de gestió de projectes calcula el temps més antic i més recent que cada activitat pot iniciar i acabar. El procés identifica els elements de la seqüència que tenen temps addicional (float o slack) i aquells elements que no es poden retardar absolutament sense retardar tot el projecte.

El camí que defineix la durada més llarga o la mínima quantitat de fluix a través de la xarxa és el camí crític. I encara que tècnicament hi pot haver diversos camins crítics en una xarxa de projectes, la majoria dels responsables de projectes i equips treballen per ajustar la seqüència d'esdeveniments per minimitzar aquesta possibilitat.

Com el gestor de projectes utilitza el camí crític

Armat amb claredat sobre aquells elements que s'han de completar a temps o amb el retard del risc del projecte, el gerent del projecte concentra molt de temps i atenció en supervisar i controlar aquestes activitats. Si un element del camí crític pot funcionar tard, el gestor del projecte podria assignar recursos addicionals per accelerar la realització. Si hi ha un conflicte de recursos entre dues activitats al camí crític, el gestor del projecte ho solucionarà de manera que es puguin minimitzar els retards.

Entendre el camí crític simplifica dràsticament el procés de programació de recursos. L’equip del projecte pot centrar-se a garantir la disponibilitat dels recursos adequats en el moment adequat. Tal com es descriu a continuació, si cal, es poden demanar recursos a activitats no crítiques per ajudar a mantenir les tasques sensibles al temps a la pista.

Tot i que els elements que no es troben al camí crític són, en última instància, essencials per a la realització del projecte, per definició tenen més temps o manca i el seu retard és poc probable que retardin la data final de la iniciativa. Per compensar els possibles retards crítics en la trajectòria, els gestors de projectes solen demanar recursos a partits no crítics, aprofitant la flexibilitat de la fluïdesa d'aquests articles.

La línia de fons

La tècnica del projecte de camí crític ofereix al gestor de projectes un conjunt d’eines essencials per gestionar el risc i optimitzar les possibilitats de completar els projectes a temps. El temps de planificació de fons és considerable amb aquest mètode, però els beneficis per al control i la coordinació no tenen preu.