Els papers essencials dins d'un equip de gestió de projectes

Els tipus de projectes que gestionen els gestors de projectes professionals solen ser de gran escala i complicats. Requereixen l’entrada de moltes persones, incloent-hi com a gestor de projectes.

Funcions dins d'un equip de gestió de projectes professionals

Els següents rols solen constituir un equip de gestió de projectes professional:

Patrocinador del projecte

Sovint, en una gran organització, una persona d’alt nivell, possiblement un alt directiu o director, actuarà com a patrocinador del projecte. Aquest paper sovint pot ser com la relació de treball que un president d’una empresa portaria amb un director general: el d’un amic crític / suport moral / comunicador clau a una varietat de públics (assumint el paper adequat segons el context). Però el paper és lleugerament més complex que això.

El patrocinador del projecte és el vostre defensor al més alt nivell, treballant amb vosaltres més de prop que qualsevol altre equip directiu. Presenten el seu progrés a la direcció superior i són responsables, juntament amb vosaltres, de l’èxit del projecte.

Tenen una visió més àmplia del que està passant a l’organització en conjunt i pot veure on el projecte s’adapta a la imatge més àmplia. Podran dirigir el projecte per assolir els seus objectius, tal com estableix l’alta direcció i en el context de l’orientació de l’organització. Poden fer arranjaments perquè es puguin disposar de recursos addicionals i obrir portes que es puguin tancar a vostè com a gestor del projecte a causa de la seva relativa falta d’antiguitat.

Bàsicament, el patrocinador del projecte existeix per prendre possessió de l’oportunitat de negoci o necessitat i avançar-lo per assegurar-se que es tracten els problemes i els beneficis que es poden obtenir, tot i ser capaços de resoldre assumptes fora del control del gestor del projecte.

Gestor de projectes

El gestor del projecte és el centre d’aquest projecte. Necessiten saber quins són els objectius, i on s’ajusta a la imatge més àmplia, alhora que té molta cura dels detalls en totes les etapes.

Aquesta persona és el planificador (incloent el manteniment del diagrama de Gantt), l’organitzador i l’implementador i el que ha de tenir les habilitats de gestió del projecte per assegurar-se que tot, inclòs l’èxit, sigui mesurat i comunicat amb exactitud.

Finalment, han de ser un jutge objectiu de gran part del que està passant, alhora que es troba al cor subjectiu de tot el que passa.

Client / client del projecte

Aquesta és la persona responsable del pagament de la feina. Sovint, aquest és l'equip responsable del problema o de l’oportunitat que el projecte s’ha establert. Són les persones que més guanyen del projecte; per tant, és el seu pressupost el que està en perill.

Proveïdors

Quan el projecte requereix habilitats de nínxol, sovint es troben fora del personal de la vostra organització. Els materials necessaris per a un projecte sovint també provenen de fora de la vostra organització, ja siguin estoc de paper, asfalt o avions de fotografia aèria.

Aquestes habilitats o materials addicionals sovint seran vitals per a l'èxit d'un projecte. No tenir el professional adequat ni els maons arribant tard (o primerenc) pot tenir un efecte perjudicial sobre l’èxit del vostre projecte.

La Junta del projecte

Els grups esmentats anteriorment solen formar part del Consell del projecte. El fòrum sol tenir persones clau que es poden veure representant els diferents interessos del projecte. Sovint es visualitzen en grups formats per:

• Grups de proveïdors
• Grups d’usuaris

El consell sol ser presidit pel patrocinador del projecte i és el fòrum on el projecte es fa arribar a una conclusió. El gestor del projecte forma part d'aquest grup i el fa servir per comunicar-se amb aquests grups d'interès clau, informar-los i orientar-se sobre com ha de desenvolupar-se el projecte.

Coordinador del projecte

Els grans projectes també poden beneficiar-se d'un coordinador del projecte per ajudar amb l'administrador. Això garanteix la realització de tasques mundanes, però també vitals. Això pot cobrir els minuts de les reunions, la facturació o l’ordre de la papereria.

Els responsables de projectes de vegades poden tenir la temptació de fer aquestes tasques simples, però cadascuna pot ser una pèrdua de temps. Hauríeu de gestionar el projecte, no gestionar l’administrador, que és un conjunt d’habilitats important, però els gestors de projectes haurien de saber quan delegar.