Gestió dels canvis en els projectes de treball

Els responsables de projectes dediquen molt de temps a produir plans i establir objectius de l'equip. Els patrocinadors, els grups d'interès i els equips passen molt de temps a fer canvis en l'abast del treball i del procés de desplegament. Tenir un procés de gestió de canvis clar i senzill i un ull fixat a la imatge més àmplia, fins i tot quan alguns dels detalls canvien, fan un llarg camí per mantenir el projecte avançant i permetent-vos mantenir la calma.

Accepteu aquest canvi

Els canvis ocorren pràcticament a tots els punts del cicle de vida de la gestió de projectes. Reconeixent que els canvis són inevitables, de fet, sovint les parts beneficioses del procés permeten als millors gestors de projectes adoptar enfocaments més àgils per a la planificació i l'execució. Tenir estratègies per fer front efectivament als canvis que es produeixen és la forma més ràpida de mantenir els ulls al premi, fins i tot davant del que de vegades pot semblar canvis de direcció constants.

Un procés de gestió del canvi definit i estructurat és la vostra llibreta d'execució; la vostra estratègia "bíblia". Definirà, per a vosaltres, la millor manera de respondre com a líder a suggeriments, fins i tot de demandes, per al canvi en el procés de desenvolupament. T’ajudarà a navegar, amb gràcia i amb garantia, a paisatges de col·laboració a vegades polèmics per assolir els objectius finals de totes les parts.

El procés de gestió del canvi

El procés de gestió de canvis té aquest aspecte:

• Rebre sol·licitud / demanda de canvi de procés en projecte
• Avaluar la petició / demanda de canvi centrant-se en el pressupost del projecte pel que fa a:
• materials
• tots els requisits de permisos rellevants
• hores d'home
• temps perdut / guanyat
• Prepareu i presenteu als accionistes / enllaços del projecte les vostres recomanacions sobre com procedir en relació amb les sol·licituds
• Rep l’aprovació de la decisió de l’accionista o la seva declinació

Vegem cada un d’aquests passos:

Rebre sol·licitud / demanda de canvi de procés en projecte

Rebreu una sol·licitud per canviar el projecte de maneres diferents: en una reunió, per correu electrònic, al telèfon, al passadís quan sortiu de l’oficina al vespre.L'ideal és que obtindreu la informació en un formulari de sol·licitud de canvi, però haureu de saber que en la vida real molts actors importants creuen que completar aquest tipus de documents és la feina del gestor del projecte i, en la vostra empresa, podria ser-ho.

La plantilla de sol·licitud de canvi de projecte (més d’aquest moment en un minut) ha de capturar de forma precisa i succinta tots els detalls de la sol·licitud, encara que de manera informal us arribin. Una vegada que sentiu que tots els detalls es registren amb precisió, executeu el formulari més enllà de l’iniciador per verificar que tots els punts s’han adreçat completament.

Recordeu que els canvis també poden consistir en fer exercici. No suposeu sempre que els canvis es refereixin a la feina. El procés és el mateix, independentment de si esteu augmentant o disminuint l’abast del projecte.

Realitza l'avaluació de canvis

Mireu detalladament la sol·licitud de canvi. Avaluarà l’impacte en:

• Horari
• Documentació
• Treball realitzat fins ara i feina
• Pressupost
• Mesures de qualitat
• Abast
• Disponibilitat de recursos

Per exemple, es pot estimar un canvi de programari en 5 dies. Això no només afegiria 5 dies al programa, ja que expulsaria una altra tasca i la mourà en un termini en què el recurs clau està de vacances. Aquesta tasca també s'hauria de moure, de manera que en general aquest canvi afegiria 8 dies al calendari. Costaria 5 mil dòlars per fer-ho, i els 8 dies addicionals ens empenyen a un mes més amb el contracte del proveïdor, per tant, també hi ha costos de considerar allà. La qualitat es manté igual, però els canvis d’abast per incorporar el nou canvi.

Caldrà actualitzar tota la documentació rellevant inclòs el pla de projecte i els manuals de formació, que ja s'han iniciat.

Així doncs, en el panorama general, un simple canvi de 5 dies té efectes rotunds. És important tenir en compte tots els factors rellevants abans de prendre una decisió d’implementació, ja que tenir la imatge completa pot canviar el resultat.

Preparar i presentar recomanacions

Armat amb una comprensió de l’impacte total dels canvis o canvis sol·licitats, presenteu les vostres recomanacions sobre la viabilitat del torn.

En alguns casos, els canvis no s’implementaran perquè el benefici percebut serà inferior al cost. En altres casos, es pot trobar un benefici suficient per compensar el cost de fer el treball addicional. Altres casos, encara, demostraran que els canvis seran inevitables i superen el vostre control, independentment de l’efecte negatiu, resultat de problemes de regulació o de compliment, o de problemes interns, com ara la reestructuració de l’organització.

La decisió

Per a canvis menors que queden dins del vostre límit d’autorització, la decisió d’acceptar o rebutjar els canvis correspon a vosaltres (amb l’entrada correcta de l’equip). Qualsevol cosa més gran hauria de ser aprovada pel patrocinador del projecte o la junta de projecte. Les condicions per al que es refereix quina categoria es refereix generalment clarament al principi de qualsevol projecte.

Independentment del resultat, és important informar a tots els implicats en el procés. Alienar els membres de l'equip en qualsevol moment del desenvolupament pot costar la integritat de tot el projecte i qualsevol col·laboració futura.

Eines de gestió de canvis

S'han desenvolupat diverses eines de gestió del canvi per facilitar i simplificar aquest procés. La caixa central d’eines de gestió de canvis hauria de ser:

• Una llista de comprovació o un procés de mapa de les parts interessades mitjançant els passos adequats per augmentar l’abast del projecte
• Un formulari de sol·licitud de canvi de plantilla (Nota: Si els vostres projectes treballen en línia des d’un flux de treball automatitzat, és una bona idea tenir aquest formulari inclòs a la vostra llista de documents)

Desenvolupament d'un formulari de sol·licitud de canvi de projecte

El formulari de sol·licitud de canvi de projecte ha d’incloure:

• El nom de la persona que sol·licita el canvi (el "sol·licitant").
• Un identificador únic, com un número de canvi (podeu afegir-ho més endavant, ja que és poc probable que qualsevol de les persones que formulin la sol·licitud i que utilitzi el formulari sàpiga què introduir aquí).
• Una descripció del canvi proposat, amb el major detall possible.
• La categoria del canvi. Idealment, els sol·licitants haurien de ser capaços de triar entre una secció prèvia a aquesta zona per tal que només tinguin marcada la casella. Aquest és un bon lloc per assenyalar si una sol·licitud de canvi és relativa a la regulació o el compliment intern - si és (de debò), podeu ometre molts passos de planificació i avaluació i simplement continuar-hi.
• El "per què" del canvi. Quina és la justificació per implementar-la? Per què vol el sol·licitant?
• Impacte potencial del canvi proposat en diferents elements del projecte, incloent-hi el temps, el cost, la qualitat i l’abast. És possible que el sol·licitant no tingui tots els detalls, de manera que pot requerir la vostra assistència emplenant aquests espais en blanc a través del pas de l'avaluació del canvi. El mínim que esteu buscant en aquest punt és per a clarificar si pot augmentar, disminuir o canviar els paràmetres del projecte existents.

Els formularis de sol·licitud de canvi s'han d’arrodonir amb l’espai per obtenir més informació, ja que es discuteix el canvi. Una plantilla hauria d’incloure també espai per:

• Canvia la decisió: Accepteu, rebutgeu o ajorneu
• Nom de la persona que pren la decisió (o grup) més la data en què es va prendre la decisió i qualsevol comentari addicional.

Canvis i gestió del projecte

La gestió de l’àmbit del projecte és el procés que filtra i refina les distincions entre allò que és necessari per executar amb èxit un projecte i allò que no. Quan es reben les sol·licituds de canvi de projecte, cal considerar com aquests canvis poden afectar el projecte en general. El vostre procés de gestió de canvis us ajuda a afinar i definir en el context, per què un canvi és o no és pràctic o necessari.

Guia per al cos de coneixement de la gestió de projectes (Guia PMBOK): val la pena esmentar la gestió de canvis del projecte de cobertura de la V Edició, ja que no és tan intuïtiu com podeu pensar. La "Guia PMBOK" inclou excel·lents directrius inicials en forma de procés anomenat ‘Control Scope’ a la secció Management Scope Project. No obstant això, el procés de gestió de canvis en els projectes ha de ser tractat de manera més integrada i això es reflecteix en el text. Els usuaris de la "Guia PMBOK" també han de fer referència al procés de control del canvi integrat, ja que exposa clarament com tot es vincula al paisatge més ampli.

Per tal de convertir-se en un PMP, és important entendre com la "Guia PMBOK" cobreix la gestió del canvi, ja que serà part del vostre examen. Però tingueu en compte que el procés de gestió del canvi que realment utilitzareu en projectes ha de ser integrat, fàcil de seguir i pràctic.

Dirigir el vostre equip a través del procés de canvi

L'equip del projecte és fonamental per a l'èxit de qualsevol projecte, de manera que ajuda a participar activament en la gestió dels canvis del procés.

A continuació, s’indiquen 5 maneres d’ajudar al vostre equip a arribar ràpidament a un acord amb el procés de gestió del canvi de projecte:

1. Sigui obert els canvis. Feu saber al vostre equip que s'espera un canvi en els projectes.

2. Sigui obert sobre el procés. El procés de gestió de canvis que es discuteix aquí no ve naturalment per a tothom. La majoria dels membres de l’equip no sabran què s’espera d’ells fins que s’aconsellin. Configureu una sessió informativa per a passar pel procés amb ells i deixeu que sàpiguen quin és el seu paper en la seva execució.

3. Faciliteu-ho. El canvi de projecte sovint és, en el millor dels casos, un caos controlat. Els passos que feu per navegar amb èxit defineixen el vostre valor com a gestor de projectes. El vostre equip pot trobar canvis inquietants, especialment els grans o els que inverteixen les decisions que es pensaven ser resoltes i els obstacles considerats durant molt de temps. El calendari és incorrecte, el pressupost pot ser diferent, sens dubte els requisits són diferents.

El vostre equip us cerca orientació i estabilització. Feu que el procés sigui el més senzill possible.

4. Sigui allà per ajudar-lo. Una nova forma de treballar té molt de temps per integrar-se amb èxit. Si heu gestionat prèviament el canvi de projecte de manera informal (o no), el canvi en un procés formal pot trigar a convertir-se en "la forma de fer les coses per aquí". Deixeu que l’equip sàpiga que esteu allà per ajudar-los si necessiten fer alguna cosa més enllà de vosaltres.

5. No tingueu por de dir no. No tots els canvis són propostes raonables. Deixeu que el vostre equip sàpiga que si senten amb força que un canvi no és el correcte per al projecte en aquest moment, els manteniu en aquesta conversa amb el sol·licitant del canvi.

La manca de gestionar eficaçment el canvi és la principal de les maneres en què un projecte es pot descarrilar completament, així que vés amb compte. Armats amb la informació i els processos adequats, els canvis dels projectes es poden tractar de manera controlada, intel·ligent i beneficiós per a tots els implicats.