Reemborsament de despeses en viatjar per negocis

El reemborsament de les despeses és un mètode per pagar els empleats quan gasten els seus diners mentre treballaven en l'empresa. Aquestes despeses solen ocórrer quan un empleat viatja per negocis.

Les despeses de viatge poden incloure allotjament, vols, transport terrestre, consells per a botigues, menjars i altres despeses addicionals que un empleat pugui experimentar mentre viatja per treballar. Altres despeses de negoci poden incloure articles com ara portar clients o possibles empleats al dinar o al sopar, comprant els llibres necessaris o altres materials educatius que l’empresari cobreixi o les despeses de conducció.

Els tipus de despeses que reemborsarà una organització es troben a les polítiques de viatges de negocis, entreteniment i despeses generals reemborsables de la companyia al manual dels empleats. En alguns casos, es cobreixen despeses com ara la neteja en sec i la pertinença al gimnàs en viatges llargs. Mentre que l’entreteniment del client en viatges de negocis és una despesa reemborsable comuna, la majoria de les empreses estableixen límits de despesa en menjar i entreteniment.

Com paguen els empleats per les despeses

Cada vegada són més les empreses que confien als empleats de nivell baix o mitjà que viatgen amb freqüència amb targetes de crèdit corporatives. En lloc de pagar les despeses amb els seus propis diners, els empleats cobren tot, excepte accessoris i consells, a la targeta de crèdit de l'empresa.

Aquest és un enfocament convenient per al reemborsament de despeses per a l’empleat, ja que les factures de la targeta de crèdit documenten les despeses exactes sense que l’empleat hagi de guardar els rebuts i ompli els informes de despeses de viatge.

Un altre mètode per pagar els empleats per a despeses de viatges de negocis és amb un dia. El diumenge és el subsidi diari predeterminat que es paga als empleats per a les despeses en què es produeixin durant el viatge per negocis. Aquestes despeses poden consistir en allotjaments, menjars, consells, taxis i altres despeses de transport terrestre.

Omplint l’informe de despeses

Tant en el cas de l’ús de la targeta de crèdit de l’empresa com en el pagament de diners en efectiu, els empleats probablement hauran d’emplenar l’informe de reemborsament de despeses en tornar del viatge. Amb la targeta de crèdit de la companyia, hauran d'explicar els càrrecs menys evidents que apareixen al compte de la targeta de crèdit (com ara un dinar a la nit). També cobraran a l’empresa els suplements addicionals que paguen amb diners o targeta de crèdit propis.

Quan un empleat pagui diners en efectiu, haurà de llistar i, de tant en tant, justificar cada despesa per a la qual se sol·licita el reemborsament. La majoria de les empreses estableixen una data per a la qual s'han de presentar informes de reemborsament de despeses i totes les despeses es revisen mitjançant la comptabilitat, així com les declaracions de la companyia de la targeta de crèdit. Totes les despeses injustificades, o aquelles excloses per la política d’empresa, no es reemborsen, causant problemes a l’empleat.

Situacions inusuals

Diguem que un representant de vendes porta una mascota amb ells en un viatge i cobra una tarifa per a mascotes de l’hotel a la targeta de crèdit de l’empresa, afirmant que l’hotel no separaria la tarifa i que planejaven reemborsar l’empresa.

És un mal ús dels fons de la companyia? Sembla que sí. Ja sigui per escrit o no, és bastant clar, l’ús d’una targeta de crèdit de l’empresa s’ha d’utilitzar només per a despeses d’empresa. En alguns casos, l’ús personal d’una empresa pot resultar en la terminació. Tanmateix, aquí teniu el que heu de tenir en compte. L'empleat va anar a la comptabilitat i va explicar el problema que l'hotel no va poder separar les despeses de mascotes? O, va ser l’empleat atrapat per una revisió acurada de les seves despeses en comptabilitat?

Una altra consideració és que la companyia reemborsaria altres empleats en el passat per a despeses similars? Si és així, l'acció disciplinària no és correcta. Tanmateix, si la política de l'empresa indica clarament que no es permet una despesa específica, i el treballador és atrapat (no d’acord amb això), l’HR hauria de prendre algun tipus de mesures disciplinàries greus. No totes les situacions són clares. De vegades, cal preguntar-se i fer una mica d'excavació abans d'actuar.