Reemborsament de quilòmetres dels empleats

El reemborsament dels empleats per utilitzar el vostre propi automòbil variarà alguna cosa per l’empresari i el sector, però la majoria de les organitzacions compensen els empleats a aproximadament la tarifa estàndard establerta per l’IRS o la taxa de reemborsament del vehicle privat. La tarifa es fixa cada any per l’Administració de serveis generals (GSA) basant-se en la investigació d’una empresa consultora independent sobre els costos actuals per utilitzar un vehicle.

Per a l'any 2019, la tarifa estàtica de quilometratge està fixada en 58 centaus de dòlar per milla recorreguda, fins als 54,5 centaus de dòlar per al 2018. Aquesta tarifa fixa i estàndard incorpora el cost de l’assegurança, el registre, el gas, el petroli i el manteniment. Per a algú que condueix molt per treballar, això pot resultar en una deducció significativa.

Tarifes de reemborsament de quilòmetres d’empresa

La majoria dels empresaris reemborsaran a la taxa IRS o GSA, ja que poden deduir fins a aquesta quantitat com a despesa quan presenten la seva declaració d'impostos sobre les societats, tot i que hi ha altres fórmules fiscals complexes que els empresaris poden utilitzar. Quan els treballadors qualificats són difícils de trobar durant les expansions econòmiques, els empresaris tenen més probabilitats de proporcionar taxes de reemborsament competitives.

El Servei d'Impostos Interns requereix que els pagaments de reemborsament es facin per separat del salari, sense retenció d'impostos. Per tant, alguns empresaris processaran pagaments de despeses mitjançant el sistema de comptes per pagar-los per separar-los de la nòmina i mantenir el compliment de les lleis de l’IRS.

Si l’empresari està reembossant a la taxa de GSA o IRS, o a prop d’aquest, podeu sentir-vos segur que esteu aconseguint un tracte just.

Reemborsament dels empleats del govern

Els empleats del govern sempre seran reemborsats exactament a la taxa de GSA si l’autorització d’un cotxe de propietat privada o l’autorització del vehicle no estan disponibles.

Requisits de reemborsament de despeses d'automòbils

Haureu de proporcionar un registre de milles, rebuts de gas i documentació de qualsevol altre rebut de despesa admissible relacionat amb el vostre cotxe. Sense registres detallats, l’informe de despeses pot ser rebutjat. O, pitjor encara, el vostre empresari pot prendre mesures disciplinàries si creu que la vostra reclamació pot ser fraudulenta. Molts empresaris requereixen manteniment de registres contemporanis, igual que l’IRS. No intenteu estimar el vostre quilometratge, ja que això podria infringir les polítiques del vostre empresari.

Mantenir el llapis i el paper al cotxe és un mètode, encara que tediós; una millor opció és una aplicació de seguiment de quilòmetres que rastregi automàticament els vostres viatges en un registre contemporani que podeu imprimir o descarregar. És una manera eficaç de fer un seguiment del quilometratge, els punts d’inici i final i el propòsit comercial de la unitat d’incloure-la amb l’informe de despeses.

Altres formes d'empreses compensen els empleats per a despeses d'automòbils

Segons la Societat per a la Gestió de Recursos Humans, es tracta d’alternatives habituals al reemborsament de quilometratges, ja que les maneres d’empreses de compensar els empleats són les següents:

Subministrament de cotxe pla.Els empresaris ofereixen als empleats una assignació de cotxe fix, com ara 400 dòlars al mes, per cobrir el cost del combustible, el desgast, els pneumàtics i molt més.

Programes FAVR.Els empresaris reembossen els empleats en un programa de reemborsament de tipus fix i variable (FAVR), en què es reemborsen els empleats per costos fixos (com ara assegurança, impostos i quotes d'inscripció) i despeses variables del vehicle (com ara combustible i manteniment). Els reemborsaments són lliures d'impostos als empleats si es compleixen certs requisits de comptabilitat.

Conseqüències fiscals per als reemborsaments de quilometratges

Els reembossaments de quilometratges es consideren desemborsaments lliures d'impostos per part dels empresaris sempre que es documentin i no superin les despeses reals. Tanmateix, l’empresari no pot pagar directament els costos d’explotació, com ara reparacions o manteniment del cotxe sense conseqüències fiscals. Les altres despeses, com els peatges relacionats directament amb el transport comercial, es poden reemborsar sense imposició sempre que tingueu rebuts.

Alguns empresaris ofereixen una dotació mensual per a despeses de l’automòbil. Si els empleats estan obligats a proporcionar registres de despeses, només es tributen per qualsevol quantitat rebuda per sobre de les despeses registrades. Si els empresaris no requereixen documentació, el subsidi pot estar subjecte a impostos.

Despeses d'automòbil no reemborsades

A partir de l’exercici fiscal de 2018, amb l’aplicació de la Llei de reducció d’impostos i ocupació, els treballadors ja no podran deduir despeses d’automòbil no reemborsades. El 2017 i els anys anteriors, aquestes despeses van ser deduïbles en la mesura que superaven el 2% dels ingressos bruts ajustats. Per tant, els treballadors que conduiran àmpliament com a part de la realització de les seves responsabilitats laborals han d’avaluar acuradament les polítiques de reemborsament de l’empresa a mesura que revisin les ofertes de feina.

Si l’empresari normalment no reemborsa les despeses de l’automòbil, llavors podeu oferir-vos la reducció del salari a canvi del reemborsament, ja que el reemborsament es protegirà de la tributació si es documenten les despeses adequades. Alternativament, podeu negociar un salari més elevat per tenir en compte la càrrega fiscal afegida que s’aplica a la nova legislació fiscal.

Segons l'IRS, malgrat la suspensió de diverses deduccions detallades, no es suspenen les deduccions per a despeses deduïbles a la determinació del ingrés brut ajustat. Per exemple, els membres d’un component de reserva de les Forces Armades dels Estats Units (Forces Armades), funcionaris del govern local o estatal van pagar com a quota i alguns artistes performatius tenen dret a deduir les despeses de desplaçament dels empleats no reemborsats com a ajust al ingrés total. a la línia 24 de l’annex 1 del formulari 1040-3 (2018), no com a deducció detallada de l’annex A del formulari 1040 (2018) i, per tant, podreu seguir utilitzant la taxa de milla estàndard de negocis.

La informació continguda no és assessorament fiscal ni jurídic i no substitueix aquest assessorament. Les lleis estatals i federals canvien sovint i la informació pot no reflectir les lleis del vostre propi estat o els canvis més recents a la llei.