Maneres de demanar ajuda a un patrocinador del projecte

La relació entre un gestor de projectes i un patrocinador del projecte s'assembla molt a una relació tradicional entre empleat i gerent. El patrocinador del projecte pot no ser el gestor directe del gestor del projecte ni fins i tot a la cadena de comandament del gestor del projecte. Tot i així, el patrocinador del projecte dóna suport al gestor del projecte a mesura que l'equip del projecte treballa cap a la finalització del projecte.

Com un supervisor, una de les principals maneres en què un patrocinador del projecte dóna suport a un gestor de projectes és mitjançant la gestió de qüestions que només pot gestionar algú amb el poder organitzatiu del patrocinador del projecte. Quan els gestors de projectes es troben en problemes només poden resoldre els patrocinadors del projecte, aquí hi ha les coses que han de fer els gestors del projecte.

Escapi totes les altres opcions

Els patrocinadors del projecte solen estar a nivell organitzatiu on la majoria de decisions són difícils, perquè si una decisió és fàcil, es fa a un nivell inferior. Han de prendre decisions ràpides de vegades ràpidament amb informació limitada.

Com a gestor de projectes, heu d’assegurar-vos que heu esgotat totes les altres opcions per resoldre el problema abans d’arribar al patrocinador del projecte. Per exemple, diguem que teniu un membre de l'equip del projecte que no compleix els seus compromisos. Abans de fer el problema al patrocinador del projecte, haureu de provar de resoldre el problema individualment amb el membre de l'equip del projecte. Quan no funcioni, heu d’anar al supervisor del membre de l’equip. Un cop que no pugueu resoldre el problema, podeu donar el problema al patrocinador del projecte.

Heu esgotat les vostres opcions per resoldre els problemes de baix a dalt. Ara, el patrocinador del projecte pot treballar sobre el tema des de dalt cap avall. El patrocinador del projecte hauria de resoldre el problema amb el seu company i informar-vos del seu camí d'acció acordat.

L’última cosa que voleu passar és fer que el patrocinador del projecte proposi una resolució que pugueu haver implementat sota la vostra autoritat sense cap ajuda. De vegades això passa. Tothom comet errors. Apreneu aquestes situacions quan es produeixen i sereu un millor gestor de projectes per a això. La propera vegada que s’aconsegueixi una situació similar, ho farem millor del que abans.

Sigues específic del que necessites

Mentre que els patrocinadors del projecte estan acostumats a treballar amb informació incompleta, el gestor del projecte no hauria de deixar de banda la informació rellevant. És important que el patrocinador del projecte tingui context per a la situació que necessita la seva atenció.

Una vegada que el patrocinador del projecte tingui un context adequat per a la decisió, sigueu específics del que necessiteu el patrocinador. Necessiteu direccions sobre com procedir? Necessiteu l’autorització per dur a terme una acció en particular? Necessiteu un problema resolt? Necessiteu recursos que no pugueu obtenir?

Si no heu pensat exactament en el que necessiteu, podreu decidir sobre el que necessiteu, però descobriu més endavant que esteu equivocat. Penseu en el tema abans de fer-lo arribar al patrocinador per minimitzar el risc de perdre temps entre ells.

Manteniu la vostra sol·licitud centrada

Els patrocinadors del projecte són persones ocupades. Una infinitat de problemes fan que els seus horaris siguin allunyats.

Quan un gestor de projectes té una necessitat genuïna del temps del patrocinador del projecte, això no és una cosa dolenta ni una intrusió en el temps del patrocinador. El temps dedicat al gestor del projecte i al patrocinador del projecte hauria de ser molt productiu. Mantingueu la vostra sol·licitud centrada de manera que només utilitzeu el temps que necessiteu el vostre patrocinador.

A mesura que el vostre patrocinador experimenti una vegada i una altra amb vosaltres, esperarà les vostres reunions. Les persones amb nivells elevats d’organitzacions solen passar el seu temps en reunions improductives a les quals han d’assistir. La participació en una reunió productiva podria ser un canvi de ritme dinamitzant per al patrocinador del projecte.