Visió general de tasques i tasques de recepcionista legal

Els recepcionistes legals són els guardians d’un bufet d’avisos o un departament legal. Treballen a la recepció del vestíbul o al vestíbul del despatx d'advocats, saluden clients i visitants i responen a les trucades entrants. Atès que la recepcionista és sovint la primera persona amb la qual els clients i els visitants interactuen, és important per a la imatge de l'empresa i ha de ser polida, professional i articulada.

Aquest lloc de treball és una bona manera d’introduir-se en el camp legal, ja que les recepcionistes poden treballar en despatxos d’avisos, oficines governamentals, departaments legals corporatius, centres d’interès públic i tribunals. o despatxos d'advocats. Sovint, els que destaquen es promocionen a altres llocs de la firma, com ara un supervisor legal de la recepcionista, un secretari legal o un paralegal. Les recepcionistes legals també tenen l'oportunitat de connectar-se amb tots els nivells de personal del bufet d'advocats: des del personal de la sala de còpies fins als socis sèniors, així com clients, assessors oposats, proveïdors legals i altres visitants.

Obligacions laborals

Les funcions legals de la recepcionista varien segons l'entorn de treball i el tipus de pràctica. A les oficines més petites, la recepcionista legal també pot duplicar-se com a secretària legal per a un o més advocats. Entre les funcions legals de recepcionista típics s'inclouen:

• Salutació de clients i visitants i respostes a les consultes dels visitants
• Respondre i encaminar les trucades entrants en un sistema telefònic de diverses línies
• Planificació i encaminament de clients
• Manteniment i programació de sales de conferències
• Mantenir la zona d’espera, el vestíbul o altres zones públiques
• Servir cafè o te als hostes
• Comanda de subministraments
• Escanejar, fotocopiar, enviar faxos i arxivar documents
• Recollida i encaminament de paquets de correu i lliurament a mà
• Verificació de la identificació dels empleats i de les entrades de visites emeses

A les empreses més petites, la recepcionista legal pot gestionar tasques administratives addicionals, com ara la facturació, l'entrada de dades, el processament de textos, l'establiment de nous fitxers de cas i la redacció de correspondència senzilla.

Educació

Generalment es requereix un diploma d’escola secundària. Alguns empresaris poden preferir una formació o una formació oficial en oficines, així com una experiència en un despatx d'advocats. Molts empresaris ofereixen formació sobre el lloc de treball.

Habilitats

Les recepcionistes legals han de tenir excel·lents habilitats interpersonals i d'atenció al client per comunicar-se amb advocats d'alt nivell, socis, clients, consellers oposats, reporters judicials, venedors, personal i altres. També han de tenir la capacitat d'operar sistemes de telefonia multi-línia i equips d'oficina, com ordinadors, impressores, escàners, fotocopiadores i equips de videoconferència.

Les habilitats ortogràfiques i gramaticals sòlides són importants per prendre missatges efectius i redactar correspondència i informes. La familiaritat amb els termes legals i l'argot i la comprensió de diversos formularis d'oficina i documents legals també són crucials per al treball. Alguns assistents legals, especialment els que treballen en petits despatxos d'advocats, també han d'estar familiaritzats amb el processament de textos, fulls de càlcul, bases de dades i plataformes de facturació.

Tractes personals

Atès que els assistents legals solen ser el primer contacte empresarial del visitant amb l'empresa o la companyia, és important tenir un aspecte professional i una actitud polida. Altres trets personals necessaris per a la feina són:

• Respecte de confidencialitat i discreció
• Atenció al detall
• Actitud positiva i optimista
• Paciència en el tracte amb visitants difícils
• Fiabilitat

Equilibri treball-vida

La majoria dels representants legals treballen una setmana laboral estàndard de 40 hores, tot i que pot ser que es requereixin hores extraordinàries. Com que les recepcionistes poques vegades viatgen o treballen caps de setmana o nits, aquesta ocupació proporciona un equilibri excel·lent per a estudiants, pares i altres persones amb responsabilitats significatives fora del lloc de treball. Hi ha disponibles alguns serveis empresarials per compartir feines i altres llocs de treball flexibles.

Les demandes d’un despatx d’avis ocupat i la interacció amb personalitats difícils i terminis ajustats poden crear un entorn de treball estressant. Atès que els assistents legals solen seure durant llargs períodes de temps i passen molt de temps al teclat, poden experimentar dolors oculars o moviments repetitius com la síndrome del túnel del carpi.

Compensació

Les retribucions legals de la recepcionista varien segons la mida de l'empresa, la ubicació geogràfica, l’experiència i altres factors. El salari mitjà per hora dels recepcionistes (en totes les indústries) al maig del 2015 era de 20,77 dòlars. Com que els assistents legals estan especialitzats, els assistents legals solen guanyar més que els recepcionistes. A les empreses petites i rurals, els assistents legals sense experiència poden començar pel salari mínim. Segons el Bureau of Labor Statistics (BLS), a la gamma alta, els supervisors legals de recepcionistes a Nova York o Los Angeles poden guanyar més de 43.200 dòlars.

El 50 per cent mitjà va guanyar entre 15,94 i 27,76 dòlars. El 10 per cent més baix va guanyar menys de 12,86 dòlars i el 10 per cent més alt va obtenir més de 35,05 dòlars. Els sous anuals oscil·laven entre els 26.760 i els 72.890 dòlars.

Les recepcionistes legals en pràctiques de dret actives solen guanyar ingressos per sobre del seu salari base a través d’hores extres.

Perspectiva

Segons el Departament de Treball, Oficina d’Estadístiques Laborals, es preveu que l’ocupació creixerà més ràpid que la mitjana de les recepcionistes. El creixement de la feina, juntament amb la necessitat de substituir els treballadors que es transfereixen a altres ocupacions o de deixar la mà d'obra, generaran un gran nombre de llocs de treball per a recepcionistes, segons informa BLS.