Preguntes i respostes d’entrevista d’assistent administratiu

Quan estigueu entrevistant per un ajudant administratiu, l'entrevistador voldrà obtenir informació sobre la rellevància que tenen les vostres qualificacions per a la posició i com encaixaríeu amb l'empresa i el departament.

Com que la feina requereix habilitats administratives i interpersonals, els gestors contractants sovint preguntaran sobre els atributs específics que teniu que us qualifiquen per a la posició, així com les seves habilitats menys quantificables.

Consells per gestionar l'entrevista

És important tenir en compte que és probable que la discussió vagi més enllà de les habilitats fàcils, com ara les habilitats de comunicació, les habilitats organitzatives o l’oportunitat. Heu d’estar preparat per parlar d’habilitats molt dures.

1:14

Mira ara: Com respondre 4 preguntes habituals per a treballs administratius

Estigueu preparats per parlar de programes de programari

Com que molts llocs d'assistent administratiu requereixen un ús freqüent de programes específics, és possible que hagueu de discutir els diferents programes amb què heu treballat, com heu utilitzat aquests programes i el vostre nivell de coneixement.

• Resposta de mostra:M'encanta utilitzar la tecnologia i aprendre sobre nous programes. També tinc una habilitat per a ensenyar a companys de treball que potser no són tan hàbils sobre l’ús de sistemes. En la meva última feina a Kent Associates, em vaig oferir voluntàriament per revisar els sistemes de gestió de projectes per a l’equip de professionals que vaig donar suport. El meu cap va aprovar la meva recomanació i vam presentar un sistema basat en web, Asana, que ens ajuda a fer un seguiment dels projectes i compartir informació en una plataforma web.
• Resposta de mostra: Sóc la persona que va a l’oficina per a diapositives de PowerPoint i gaudeixo ajudant a les nostres empreses de vendes a sorprendre els clients amb les seves presentacions. També sóc un usuari avançat d’Excel i creo macros complexes per preparar projeccions de pressupost per a propostes de projectes.

Sigueu a punt per discutir els processos administratius

Hauríeu d'estar preparat per discutir els vostres processos de flux de treball i administratius en posicions anteriors. Com a professional administratiu, no hauria d’haver-hi cap dubteu que esteu organitzats i orientats als detalls. El vostre entrevistador voldrà saber-ne com manifestes aquestes qualitats en el teu flux de treball quotidià.

• Resposta de mostra:Les habilitats organitzatives i l'atenció al detall es troben entre els meus actius més forts. He prosperat en situacions en què puc ordenar projectes complexos. Per exemple, vaig donar suport a vuit professionals que planejaven esdeveniments promocionals per als clients. Vaig desenvolupar una plantilla per al seguiment dels objectius i el progrés de cada projecte i la vaig configurar en una unitat compartida perquè tots els membres del personal implicats poguessin fer un seguiment del seu progrés quant als projectes i esdeveniments de l'equip.
• Resposta de mostra:Quan treballava per al Grup Alfred, vaig crear un manual de procediments que descrivia els passos necessaris per processar les sol·licituds de préstecs i després el vaig carregar en línia perquè tots els agents de préstec poguessin seguir els mateixos procediments.

Sempre respon positivament

Tingueu en compte la vostra actitud durant tota l’entrevista.

Atès que els assistents administratius sovint es relacionen molt estretament amb els individus als quals treballen, és imprescindible ser positiu, professional i educat en tot moment.

Voldreu que l’entrevistador no tingués cap dubte que treballar amb vosaltres seria una experiència agradable.

• Resposta de mostra:Vaig treballar a la recepció de la nostra agència i era fonamental que fes una primera impressió positiva tant per a clients actuals com per a clients potencials. Sóc una persona natural que "puc fer" i les meves ressenyes han felicitat la meva orientació al servei al client.
• Resposta de mostra:L'empresa fa una enquesta als clients després de les interaccions i el meu nom em resulta constantment com a empleat que és útil, agradable i professional. El meu cap ha comentat la freqüència amb què em demanen els clients quan demanen assistència a l’oficina.

Preparant-se per a l'entrevista

Una de les maneres de preparar-se és analitzar la descripció de la feina per intentar entendre si hi ha un conjunt d’habilitats en què se centra la posició. Per exemple, hi ha una èmfasi en la planificació de viatges, la coordinació de projectes, la planificació de reunions del dia a dia, l'assistència personal o qualsevol altra cosa? Si és així, assegureu-vos de ressaltar la vostra experiència més rellevant en respondre preguntes d’entrevistes específiques per a la feina.

Feu una llista de les habilitats esmentades a la publicació de feina i, a més, no dubteu a afegir-hi altres que també us semblaran aplicables. A continuació, mireu les vostres pròpies habilitats administratives i d’oficina i concordeu amb les vostres qualificacions al lloc de treball.

Això us ajudarà a adaptar les vostres respostes de la manera més rellevant a la posició específica.

Preguntes i respostes d’entrevista d’assistent administratiu

Durant la preparació, pot ser útil revisar les preguntes que se li podrien fer i reflexionar sobre com emmarcar una resposta, destacant experiències i èxits específics dels treballs anteriors.

• Quines habilitats informàtiques teniu i quins programes utilitzeu? - Les millors respostes
• Esteu còmode amb un telèfon amb diverses línies i amb un gran volum de trucades telefòniques? - Les millors respostes
• A aquesta empresa, ens agrada pensar en nosaltres mateixos com un equip que treballa junts cap als mateixos objectius. Com et sents de treballar en un entorn d’equip? - Les millors respostes
• Com se sentiria supervisant dos o tres empleats? - Les millors respostes
• Quina és la vostra força més gran i com us ajudaria al rendiment en aquesta posició? - Les millors respostes

• Quina és la vostra major debilitat? - Les millors respostes
• Com es fa servir l'estrès i la pressió? - Les millors respostes
• Com era treballar per al vostre supervisor? - Les millors respostes
• Què espera d’un supervisor? - Les millors respostes
• Prefereixes treballar de forma independent o en equip? - Les millors respostes
• Treballes bé amb la gent? - Les millors respostes
• Dóna exemples personals de treball en equip. - Les millors respostes
• Preguntes de l'entrevista del recepcionista: - Llista de preguntes

Preguntes a fer a l'entrevistador

També haureu de fer algunes investigacions sobre la companyia i estar preparats per fer preguntes pertinents quan sorgeixi l'oportunitat. Pot ser útil trobar algunes preguntes amb antelació que pugueu preguntar o discutir més endavant si no teniu l’oportunitat abans de l’entrevista.

Sovint, això serà prop del final de l'entrevista, per la qual cosa és important deixar a l'entrevistador (s) una bona impressió. Una bona manera de fer-ho és mostrar el vostre interès i la vostra preparació per a l’entrevista de feina fent preguntes que us van fer amb algunes preguntes.

• Quines són les responsabilitats d’aquesta posició?
• Podeu descriure un dia (setmana) típic d'aquest departament?
• Quins són els punts forts d’aquest departament? Quines són les debilitats?
• Què diran els vostres últims assistents que va ser la millor part de treballar per a vostè? Què dirien que era el pitjor?
• En quina direcció veieu la companyia en els propers cinc anys? Creu que hi ha amenaces per al seu èxit?
• Per què va deixar el seu últim assistent el lloc? Quins van ser els seus punts forts? Quins eren els seus punts febles? Què fa ell / ella ara?
• Quins atributs tenia el vostre millor assistent? Què hi ha del vostre pitjor assistent?
• Amb quina freqüència es fan revisions de rendiment? Qui els condueix?
• Quines habilitats són més importants per a vostè en un assistent administratiu?
• Com premieu i animeu a les persones que treballen al vostre departament?
• Hi ha problemes de producció en curs en aquest departament?
• Com heu tractat amb problemes de personal en el passat?
• Quins són alguns dels reptes més importants per a una persona en aquesta posició?
• Quin és l’aspecte més gratificant d’aquesta posició, segons la vostra opinió?
• (L'empresa / departament) dóna suport a les associacions professionals i al desenvolupament professional continuat?
• Com definiria el paper del personal administratiu en aquesta oficina?
• Es preveu hores extraordinàries o de cap de setmana?
• Què us agrada més de treballar per a aquesta empresa? Hi ha algun canvi que feu?
• Què menys us agrada de treballar aquí?
• Invitem el departament a treballar en equip o concentrar-se més en les contribucions individuals?

Estigui preparat per obtenir més preguntes sobre l'entrevista

A més de preguntes d’entrevistes específiques per a la feina, també se us faran preguntes més generals sobre la vostra història laboral, l’educació, els punts forts, les debilitats, els assoliments, els objectius i els plans. Aquí teniu una llista de les preguntes d’entrevistes i respostes de mostra més habituals.