4 passos per ajudar-vos a ser més productius i feliços a la feina.

01 1. Penseu-hi

En primer lloc, necessiteu un objectiu.

Pot ser qualsevol cosa, des de la signatura d’un contracte comercial fins a la celebració d’una campanya de beneficència. O pot ser un viatge del personal de l'empresa, com en el meu cas.

Sabia exactament el que vull aconseguir, de manera que aquesta era la meva destinació. No hi havia necessitat de preocupar-se per com arribar-hi, ja que sabia que ompliria els detalls més endavant.

02 2. Buidar-lo

Tal com ha dit David Allen, la teva ment és tenir idees, no mantenir-les.

Ara ja heu fet la part més senzilla, anem al pas següent: treieu tots els vostres pensaments del cap.

Sabia que la majoria dels nostres empleats agradaria visitar Japó, portar les seves famílies i amics, veure les belles fulles d’arç a la tardor, provar la famosa udi de Sanuki, etc., i sabia que havia de trobar una agència de viatges raonable per ajudar-me.

Podeu utilitzar un llapis o bloc de notes per escriure les idees o escriure-les a TextEdit, Bloc de notes o Documents de Google. O feu el que he fet, utilitzeu una aplicació web i mòbil de presa de notes senzilla com Evernote.

El millor d’aquesta aplicació gratuïta és que sempre que us pense un pensament, el podeu afegir immediatament a les vostres notes, ja que està disponible a tots els vostres dispositius. D'aquesta manera, és menys probable que us perdeu un detall important, com ara (en el meu projecte) comprovar si algun dels membres del personal era vegetarià o tenia al·lèrgies.

03 3. Trenqui-la

A continuació, poseu les vostres idees allà on pertanyin a les categories apropiades, i dividiu-les en elements que es puguin realitzar.

Allunya't de les tasques que prenen notes per ajudar-lo a fer-ho. Les eines de gestió de tasques, especialment aquelles que tinguin un nombre il·limitat i nivells de tasques com Quire, seran útils ara.

Mirant les meves notes, que eren alhora desordenades i lletges, vaig fer una llista de tasques com "Itinerari" amb tasques subsidiàries (o fills) incloent "Quins llocs visitar", "Quins restaurants menjar" i "Què botigues comprar?" a 'en un projecte que he trucat' Staff Trip 2015 '.

Mentre en esteu, podeu afegir especificacions com ara la data de venciment i les etiquetes per a les vostres tasques com "Urgent" o "Més tard". Això només us ajudarà a recordar-vos què s'hauria de fer primer. També podeu reordenar-los en qualsevol moment si la seva prioritat canvia.

04 4. Fer-ho

Finalment, és hora d’acostar-vos a les especificitats.

Aquest és probablement el pas més llarg, on haureu de discutir, obtenir ajuda a l’exterior i completar cada tasca abans d’arribar a la vostra destinació: en el meu cas, l’aeroport de Narita, en el vostre cas en el tancament del projecte que esteu treballant..

Per exemple, mesos abans d’arribar a l’aeroport de Narita, vam haver de parlar primer de l’itinerari entre nosaltres. Havia trencat això al pas 3 i després vaig haver de buscar per trobar les agències de viatges més importants, tornar a debatre sobre quin treballar, contactar amb l'agència, etc.

Afortunadament, vaig poder fer zoom a una tasca concreta o filtrar-les per data de venciment i etiqueta per mantenir-la concentrada amb les meves eines de gestió de tasques, de manera que no em vaig sentir pressionat ni aclaparat.

Per tant, aquí estic, acabant aquest missatge amb la meva televisió apagada, iTunes tancat i la boca tancada, mentre em sentia bé i orgullós de mi mateix. Pots ser-ho també.