Necessiteu els millors responsables d’oficines d’habilitats laborals

Els responsables d'oficines assumeixen la responsabilitat d'assegurar-se que tot l'oficina o el complex d'oficines funcioni correctament. Això podria incloure obligacions com ara la gestió i la supervisió d’un o diversos assistents administratius. Els administradors d’oficines normalment no necessiten educació especialitzada, però necessiten molta experiència rellevant i conjunts d’habilitats ben desenvolupats tant en rols administratius com de gestió.

Si voleu aquest tipus de treball, podeu millorar dràsticament les vostres possibilitats de contractar-vos sabent quines de les vostres habilitats i experiències cal destacar durant el procés d’aplicació i entrevista.

Com utilitzar la llista d’habilitats

Consulteu la llista següent d’habilitats demanades. Potser trobareu que teniu més d’ells del que pensàveu. Utilitzeu els noms de les vostres habilitats rellevants com a paraules clau al vostre currículum i en la vostra carta de presentació, de manera que el supervisor de contractació pugui veure clarament que esteu buscant.

Llegiu detingudament la descripció de la feina, de manera que sàpigues quines habilitats tenen el percentatge més important per al vostre possible empresari. Investigueu la companyia perquè entengueu el negoci i qualsevol experiència o coneixement addicional que us pugui oferir.

Quan us prepareu per a la vostra entrevista, proporcioneu, com a mínim, un exemple concret de temps en què heu demostrat cadascuna de les habilitats que voleu discutir. No espereu que l’empresari prospectiu pugui parlar només de la vostra experiència.

Habilitats importants

No totes les posicions d’administrador d’oficina requereixen exactament el mateix conjunt d’habilitats. Molt depèn de quants assistents d'oficina haureu de supervisar, quantes persones utilitzen l'oficina que gestionareu i quins tipus de programari i altres sistemes utilitzen el vostre empresari.

Hi ha algunes habilitats que pràcticament tots els administradors d’oficines efectius tenen i no poden prescindir. També podeu revisar les llistes d’habilitats que s’indiquen per feina i els tipus d’habilitats.

Habilitats administratives

Com a administrador d’oficines, s’encarregarà de completar diverses tasques administratives. Aquests inclouen la contractació i el acomiadament dels empleats, la realització d'avaluacions de rendiment, la formació de nous empleats i la supervisió d'altres. L’aprovació de les sol·licituds formals, la realització d’operacions comercials generals i el manteniment de la documentació i els registres de personal poden caure també en la vostra jurisdicció.

També haurà de planificar, fer-se càrrec del processament de correu, planificar i assistir a les reunions. Pot ser que se us demani que practiqueu la resolució de conflictes, delegueu el treball i sigui un polític i prenent decisions.

Habilitats analítiques

Part del vostre treball serà trobar maneres de fer la vostra feina millor. Si podeu identificar les ineficiències en la forma d’execució de l’oficina i oferir solucions, és possible que pugueu desar molts diners al vostre empresari i salvar els vostres companys de feina.

Un gestor d’oficines fantàstic es preguntarà contínuament, quant a tots els processos, pràctiques i procediments ", té sentit això? És el millor que podem fer? ”Es recomana incloure una llista d’habilitats analítiques al vostre currículum.

Atenció al detall

Com a gerent d’oficines, el grup es deté amb vosaltres. Seràs responsable d’ordenar els subministraments d’oficina correctes de manera oportuna, de mantenir els registres de manera precisa i organitzada, i de fer un seguiment de les necessitats i problemes de tothom a l’oficina. Si feu la vostra feina bé, l’oficina sembla que s’executa. Si us equivoquen alguns detalls, és possible que altres persones no puguin fer plenament la feina.

Habilitats de comunicació

Igual que els assistents d'oficina, sovint serà una de les primeres persones que visiten, i de vegades pot ser l'únic que vegi si un dels professionals que treballen a la seva oficina està fora. Heu de actuar com a recepcionista eficaç mentre realitzeu les vostres altres funcions.

També pot ser el punt de contacte principal entre diverses persones que utilitzen l’oficina i, possiblement, entre la vostra oficina i altres persones de la mateixa organització. És possible que hàgiu de practicar la resolució de conflictes i delegar el treball. Tot això suposa una gran quantitat de comunicació, tant escrita com verbal, que ha de ser precisa, eficient, amigable i professional en tot moment.

Habilitats informàtiques

És important que els responsables d’oficines tinguin una àmplia gamma d’habilitats informàtiques. Els detalls dependran del vostre ocupador, però normalment inclouen l'entrada de dades, fulls de càlcul i tasques generals de TI.

La gestió d’oficines pot suposar una enorme responsabilitat. Els administradors d'oficines generalment treballen en l'àmbit d'una organització, amb les mans en tots els aspectes de l'empresa. Si aquest paper central us agrada, continueu revisant la llista de competències per veure si podria ser una carrera professional per a vosaltres.

Aspectes financers

Les vostres responsabilitats poden incloure comptabilitat, facturació, pressupostos i comptabilitat. També es pot requerir per gestionar les entrades de nòmines, diners petits i QuickBooks. Els informes trimestrals i semestrals també poden quedar dins del vostre rang de funcions. Com a mínim, si la vostra oficina mana diners en absolut, s’encarregarà d’assegurar-vos que s’utilitza bé.

Habilitats de lideratge

Com a supervisor del que pot ser un gran grup d'assistents d'oficina, haureu de mantenir a tothom motivat i coordinat. Haureu de fer el treball en equip. La vostra feina inclourà la configuració d’un estàndard per a la feina dels altres i l’assegurar-se que s’aconsegueixin aquestes normes. El lideratge sovint significa ajudar a altres persones a créixer en la seva carrera professional i ajudar a la gent a iniciar-se per si mateixa i comunicar-se bé entre elles.

Habilitats socials

Les habilitats interpersonals tenen un paper important a l'hora de ser un gestor d'oficines. Haureu de tenir una actitud positiva, saludar els visitants i treballar en equip.

Fortaleses diverses

Els responsables d'oficines tendeixen a tenir un conjunt d'habilitats variats que els ajuden a fer efectivament la seva feina. Això inclou parar atenció als detalls, ser generalment flexible quant al suport que proporcioneu i ser fiable. Els gestors d'oficines també necessiten ser networkers, lògics, multi-taskers i solucionadors de problemes. La gestió del temps i l’organització han de ser la segona naturalesa de les persones que actuen en aquest paper.