Com abordar una carta comercial o professional

En aquesta era de missatges de text i missatges directes, de vegades és difícil recordar tot el que heu après a l'escola sobre com escriure cartes formals. És possible que facis anys a la teva carrera professional sense haver de escriure més que un correu electrònic d'aspecte professional, però és una habilitat important quan busques feina, treballa en xarxa o envia una altra correspondència comercial.

Quan es tracta de la recerca de feina, no obstant això, cal treure totes les parades. Casual no ho farà quan intenteu impressionar a un gerent de contractació i que es diferenciïn de la vostra competència. L’ús de la manera correcta d’abordar una carta comercial o professional és essencial per a les vostres comunicacions relacionades amb la carrera i les empreses.

Quan adreceu les vostres cartes de la manera correcta, mai no us haureu de preocupar de començar la interacció amb el peu equivocat, abans que el destinatari tingui l'oportunitat de llegir el vostre missatge.

En primer lloc, sàpiga que quan escriviu una carta o envieu un missatge de correu electrònic amb fins laborals o comercials, és important que adreseu formalment a la persona a qui esteu escrivint, tret que els conegueu molt bé.

Si no esteu segurs si heu d’utilitzar una forma d’adreça formal o informal (nom), errareu per la seguretat i utilitzeu la designació formal.

Com abordar una carta formal: Sr., Dr., Sra. O Sra.

El títol apropiat per utilitzar quan escriviu a un home és el senyor. Per a una dona, utilitzeu la senyora, fins i tot si coneixeu l'estat civil del destinatari.

La senyora és més professional que la senyoreta o la senyora. Per a un metge o algú amb un doctorat, utilitzeu el doctor com a títol. Alternativament, també podeu utilitzar "Professor" si esteu escrivint a un membre del professorat de la universitat o de la universitat.

Si no coneixeu la identitat de gènere de la persona que esteu dirigint, utilitzeu una salutació neutra de gènere i simplement inclogueu el seu nom i cognom, per exemple, "Estimat Tristan Dolan".

Unes quantes salutacions de cartes són adequades per a la correspondència empresarial i laboral. Per exemple:

Exemples de felicitació de lletres

• Benvolgut senyor Smith
• Benvolgut senyor Jones
• Estimada senyora Markham
• Benvolgut Kiley Doe
• Benvolgut Dr. Haven
• Benvolgut professor Jones

Seguiu la salutació amb dos punts o coma, un salt de línia i, a continuació, inicieu el primer paràgraf de la vostra carta. Per exemple:

Benvolgut senyor Smith:

Primer paràgraf de la lletra.

Trobar una persona de contacte

No necessiteu saber absolutament el nom de la persona a la qual us dirigiu, però no fa mal, especialment si esteu intentant fer una entrevista de feina. Comunament, els empresaris no proporcionen un nom de contacte en una feina, especialment en llocs de recerca de feina grans.

Val la pena intentar trobar la persona de contacte, però, perquè prendre el temps per descobrir el nom d'aquesta persona demostrarà una iniciativa personal. També mostra una atenció al detall que us parlarà bé quan es revisi el vostre currículum.

La millor manera de trobar el nom d’un contacte a l’empresa és preguntar. Si esteu connectant en xarxa a una posició, això és bastant fàcil: només feu una nota per demanar al vostre amic o company de treball el nom i l'adreça de correu electrònic de la millor persona per parlar sobre la posició. Llevat això, truqueu el número principal de l'empresa i pregunteu-li a la recepcionista el nom i la informació de contacte del gerent de recursos humans (HR) que s'encarrega de la contractació (o el cap del departament, etc.).

Si cap d'aquests mètodes funciona, sovint podeu descobrir la informació que busqueu fent una mica de Internet. Comenceu amb el lloc web de la companyia i busqueu el personal enumerat. Sovint es veu un contacte de recursos humans a la pàgina del personal o al directori de l'empresa.

Si això no produeix resultats, és hora d’accedir a LinkedIn i fer una cerca avançada de títols i noms d’empreses. En el procés, fins i tot podeu trobar una altra connexió amb la persona que busqueu. Això mai no és dolent quan intenteu que un ésser humà vegi el vostre currículum.

Exemple de carta amb una persona de contacte (versió de text)

Nom cognom

La teva direcció

La vostra ciutat, codi postal estatal

El seu número de telèfon

El teu email

Data

Nom de contacte

Títol

Nom de la companyia

adreça

Ciutat, Codi Postal de l'Estat

Benvolguts senyors / senyors. Cognom, Escric quant al futur esdeveniment de networking professional de la vostra universitat. M'interessa reservar un estand perquè busquem contractar dos nous dissenyadors.

El nom de la nostra empresa és Blue Fox Designs, i m'agradaria connectar-me amb alguns dels vostres estudiants de disseny i art que es graduaran aquest any. Ens centrem en el disseny i la decoració d’interiors domèstics contemporanis.

Si us plau, aviseu-me si teniu espai al vostre esdeveniment. Podeu enviar-me un correu electrònic a [email protected] o trucar al meu telèfon mòbil al 555-555-5555.

Atentament, Signatura manuscrita (per a una carta en paper)

El vostre nom escrit

Quan no teniu cap persona de contacte

Si no teniu cap persona de contacte a l'empresa, deixeu la salutació de la vostra carta de presentació i comenceu amb el primer paràgraf o utilitzeu una salutació general. Per exemple:

• A qui pugui interessar
• Benvolgut director de contractació
• Benvolgut director de recursos humans
• Estimat senyor o senyora (Tingueu cura de l’ús d’aquesta, sona antiquat)

Seguiu la salutació general amb dos punts, així:

Benvolgut gerent de contractació:

Primer paràgraf de la lletra.

Exemple de carta sense persona de contacte (versió de text)

Nom cognom

La teva direcció

La vostra ciutat, codi postal estatal

El seu número de telèfon

El teu email

Data

Benvolgut gerent de contractació:

Escric per informar-me sobre la possibilitat de fer ofertes de feina a Woodlynn Publishing. Concretament, busco un lloc com a assistent administratiu. Tinc sis anys d’experiència com a ajudant administratiu a Wedgewood Realty a North Grove, però em mudaré a la vostra zona el mes que ve, així que busco una nova posició.

Si teniu qualsevol oportunitat disponible, aviseu-me. He adjuntat el meu currículum vitae per a la vostra consideració. El meu actual gerent, John Anderson, i dos dels meus col·legues estan molt disposats a proporcionar referències per donar fe de les meves qualificacions.

Podeu posar-vos en contacte amb mi a [email protected] o al telèfon 555-555-5555. Espero poder escoltar de tu.

Atentament, Signatura manuscrita (per a una carta en paper)

El vostre nom escrit

Direcció del sobre

Utilitzeu un sobre de mida empresarial (# 10) per a totes les correspondències enviades per correu, plegant la vostra carta a tercers.

• La vostra adreça de retorn (nom, adreça, ciutat, estat i codi postal) ha d'estar a la part superior esquerra del sobre, amb el segell a la dreta.
• Assegureu-vos que el nom i l'adreça del destinatari (persona de contacte, empresa, adreça, ciutat, estat i codi postal) se centren en el sobre.

Habilitats de comunicació professional

L’adreça adequada d’una carta comercial o professional no és una habilitat que només necessitareu quan cerqueu feina. Un cop hàgiu treballat, trobareu que hi haurà moments en què haureu d'escriure cartes que requereixin adreces formals i salutacions.