Com desenvolupar una agenda de reunions efectiva

Una agenda de reunions és una llista d’articles que els participants esperen aconseguir en una reunió. L’agenda s’ha de distribuir abans d’una reunió, mínimament amb 24 hores d’avanç perquè els participants tinguin l’oportunitat de preparar-se per a la reunió. Preferiblement, si és possible, l’agenda haurà d'estar disponible diversos dies abans de la reunió.

Desenvolupament d’una agenda de reunions

Primer, identifiqueu si calen altres empleats per ajudar-vos a planificar la reunió. A continuació, decidiu què voleu aconseguir realitzant la reunió i establiu objectius factibles per a la vostra reunió. Els objectius que establiu establiran el marc per a un pla de reunió eficaç. Assegureu-vos que no heu planejat més del possible raonablement en el termini de la vostra reunió.

Com va dir Stephen Covey en "Els 7 hàbits de les persones altament eficaces", "Comenceu amb el final en ment". La finalitat de la reunió determinarà l’enfocament de la reunió, l’agenda de la reunió i els participants de la reunió.

A continuació, penseu en el temps que necessiteu per a cada tema de l’agenda. Si la reunió té una durada d’una hora i teniu cinc temes d’agenda, això us donarà una idea general del termini amb què esteu treballant. No vol dir que tots els temes de l’agenda siguin precisament de 12 minuts, però els cinc combinats, òbviament, no poden promoure més temps que això.

Decisions per fer

Després de determinar el vostre objectiu general, vosaltres o el vostre equip necessitareu prendre determinades decisions. A més del propòsit o objectiu de la reunió, incloure també amb la vostra agenda:

• Una data, hora i lloc de la reunió
• Els participants necessitaven la reunió
• Elements de discussió
• El temps que anticipeu al grup haurà de discutir cada element
• Pre-treballar per a la reunió. Això inclourà qualsevol lectura, documentació, dades, minuts de reunions d'una reunió prèvia o qualsevol altra preparació que faci que la vostra reunió real sigui satisfactòria. Els documents rellevants s’han d’adjuntar a l’avís i a l’agenda de la reunió quan els distribuïu als participants convidats.

Identificació dels participants

Una vegada que hàgiu decidit que una reunió és necessària per assolir el vostre objectiu, haureu de desenvolupar una llista de participants. No tots els empleats poden o han de participar en totes les reunions, però convidar els participants adequats millorarà la seva probabilitat d’èxit. Determineu els vostres participants fent-vos algunes preguntes:

• Qui ha de posseir la solució que desenvolupa el grup?
• Qui és qui té el procés que el grup està discutint?
• Qui necessita conèixer la informació que distribueix?
• Qui pot proporcionar dades i fets per orientar la presa de decisions?
• Qui té experiència o experiència per compartir amb el grup?
• Qui ha de donar suport a la implementació de solucions o tasques?
• Qui ha de proporcionar permisos o recursos per aconseguir el resultat de la reunió?
• Qui podria oposar-se a la implementació de solucions o adreces?

Reunions regulars programades

No totes les reunions necessiten una agenda personalitzada. La majoria dels empleats tenen reunions programades regularment per als seus departaments o grups de treball. També teniu equips i projectes en els quals participeu.

Pot ser que un projecte en curs no requereixi una agenda desenvolupada recentment per a cada reunió, però el vostre equip estarà ben comunicat mitjançant l’adopció d’una aproximació estàndard a la vostra reunió.

La reunió de treballadors programada regularment es divideix en tres segments pels quals cadascun té elements estàndard de l’agenda:

1. Articles informatius: Escriviu els elements de l’agenda que siguin informatius per a cada reunió. Per exemple, el gestor actualitza el grup sobre els resultats de la reunió d’administració superior.
2. Elements d'acció: Introduïu a l’agenda els elements que voleu que el grup vulgui revisar en cada reunió programada regularment. Per exemple, el rendiment al pressupost per al període de temps i la identificació de l'estalvi de costos i les millores contínues que el grup té previst aconseguir.
3. Planificació cap endavant: Poseu a l’ordre del dia els elements que el grup vulgui planificar o preparar per endavant. Per exemple, els objectius a curt termini per al proper mes o la necessitat d’assistir al company de feina en les properes tasques.

Si seguiu aquestes directrius quan desenvolupeu l’agenda de reunions, augmentareu la probabilitat que la vostra reunió sigui més productiva.

Què incloure

Una agenda per a una reunió programada regularment pot ajudar a produir els resultats que busqueu incloure alguns elements bàsics:

• Escalfament i salutació. Penseu en un breu tall de gel en funció de la freqüència amb què es reuneix el grup.
• Reviseu l’objectiu, l’agenda i els resultats esperats de la reunió i el producte.
• Reviseu, correcteu (si cal) i aproveu els minuts de la reunió anterior.
• Proporcioneu la informació adequada del departament i de l’empresa que l’equip necessiti.
• Reviseu el progrés dels elements d’acció, els plans d’acció i els compromisos. Reviseu els progressos del grup sobre els objectius.
• Discuteixi i prengui decisions sobre els temes de l’agenda per a aquesta reunió.
• Identifiqueu els propers passos.

• Identifiqueu el propòsit, els resultats i l'agenda de la propera reunió.
• Al final de la reunió, el prenedor de notes hauria de revisar els compromisos assumits per les persones durant la reunió.
• Identifiqueu qualsevol ajuda necessària de persones que no pertanyin al grup i assigneu contactes amb els participants.
• Determineu qui, fora de la reunió, s’ha de saber què i decidiu com aconseguirà la comunicació.
• Distribuïu els minuts dins de les 24 hores posteriors a la reunió o de forma immediata si el prenedor de notes les va portar per via electrònica.