Els empleats registren els empleadors que han de mantenir-se

Voleu saber quins registres dels empleats han de mantenir com a empresari? L'empresari manté quatre fitxers de registre de treballadors per a cada empleat. A més, l’empresari manté altres fitxers de registres per a tots els empleats.

Fitxers de personal dels registres dels empleats

Es manté un fitxer de personal per a cada empleat. Aquests fitxers de personal contenen documents confidencials i són gestionats i mantinguts pel personal de Recursos Humans. En algunes empreses, els fitxers de personal són els principals registres d'empleats que utilitzen l'empresari, el treballador i el gerent de l'empleat.

En altres, i aquest és l’enfocament recomanat, l’accés al fitxer de personal de l’empleat està restringit a recursos humans i al treballador sota supervisió.

Els documents típics d’un fitxer de personal inclouen la sol·licitud d’ocupació, un formulari de contacte d’emergència familiar, un historial d’accions disciplinàries documentades, un currículum vitae, la signatura de l’empleat del rebut del manual de l’empleat, les fitxes de l’empresari, la valoració periòdica, l’avaluació de treballs o el rendiment. pla de desenvolupament, certificats de formació i proves d'assistència i informació de contacte personal actual sobre cada empleat.

No tots els fitxers de personal contenen els mateixos documents, però cada fitxer de personal té alguns documents que són iguals. La documentació sobre el rendiment d’un empleat no pertany al fitxer de personal, tret que justifiqui una acció disciplinària, un premi o algun altre signe d’un èxit notable. Aquestes notes de rendiment quotidianes pertanyen al fitxer que els directius mantenen per fer el seguiment del rendiment, els objectius i les contribucions dels seus empleats.

Fitxers de nòmines dels registres dels empleats

Els fitxers de nòmines també mantenen els registres dels empleats. Els fitxers de nòmina contenen un historial de llocs de treball, departaments, canvis de compensació, embargaments, préstecs i altres informacions imprescindibles per pagar a un empleat i mantenir una còpia de l'historial de compensació.

El fitxer de nòmines també contindrà l’historial de formularis governamentals, com ara els documents W-2, W-4 i la retenció de la seguretat social emplenats per l’empleat. El fitxer també contindrà informació sobre els beneficis dels empleats i el permís per retirar els pagaments del xec de pagament dels empleats.

Fitxers mèdics de registres d'empleats

L’empresari també manté un fitxer mèdic de l’empleat. Els registres dels empleats en el fitxer mèdic no estan disponibles per a cap persona, excepte per al personal designat pels recursos humans i per l'empleat, els registres es conserven al fitxer. Els fitxers mèdics contenen notes de metge, tràmits de sol·licituds de FMLA, informació de proves de drogues, informació física requerida i altra documentació relacionada amb la salut mèdica d'un empleat o del seu familiar.

Els fitxers mèdics, a causa de la confidencialitat dels registres dels empleats, reben el màxim grau d’emmagatzematge i confidencialitat segurs. Es recomana que els fitxers mèdics es mantinguin en calaixos de fitxers bloquejats que estiguin bloquejats en una habitació que no sigui accessible per als empleats que no siguin personal designat per la RH.

Fitxers I-9 de registres d'empleats

I-9 Fitxers contenen els registres dels empleats que es mantenen per a tots els empleats en un fitxer separat dels altres registres dels empleats. Els empresaris mantenen aquest registre de treballadors separat dels altres registres dels empleats per mantenir la confidencialitat dels empleats dels funcionaris del govern i altres entitats autoritzades a revisar els empleats I-9.

Mantenir els I-9 en un lloc diferent farà que si s’ha seleccionat per a una revisió federal de fitxers I-9, els empleats del govern no tindran accés a cap altre registre sobre el treballador o la seva feina amb la vostra organització, amb l’excepció de l’actual Formulari I-9. Aquestes investigacions augmenten cada any i, per tant, assegureu-vos que els vostres empleats han omplert correctament els formularis I-9 o bé podeu estar sotmès a multes i, possiblement, a la presó.

Accés als registres dels empleats per part dels empleats

Els empleats poden consultar els registres dels seus empleats contactant amb un membre del personal de Recursos Humans durant els horaris comercials normals. Cap empleat pot alterar o eliminar qualsevol document dels seus registres que ha de ser vist en presència d’un personal del personal de recursos humans.

Heu de tenir una política de visualització del registre de personal de l’empleat al manual de l’empleat i seguir-lo de manera indiscriminada pel que fa a les sol·licituds dels empleats per veure els seus fitxers.

Si un empleat envia una sol·licitud per escrit per obtenir una còpia dels seus registres de personal després de deixar el seu lloc de treball, se li requereix enviar una còpia.

De tant en tant, trobareu un empleat sospitós sobre el tipus de registre dels empleats que el seu departament de recursos humans manté. Aquests són els empleats amb més probabilitat de sol·licitar una còpia dels fitxers dels seus empleats. De nou, sense discriminació, feu una còpia del fitxer i envieu-lo. (És probable que rebeu comentaris que l’empleat s’ha sorprès per la poca documentació que el personal de recursos humans ha conservat).

En algunes jurisdiccions, és lícit cobrar a l’empleat el cost de duplicar i enviar el fitxer.