Bones pràctiques per als fitxers de personal de l’empleat

És convenient que un empresari mantingui un fitxer de personal per a cada empleat. La documentació de la història de l’ocupació, els registres de contribució i assoliment, els avisos disciplinaris, les promocions, els plans de desenvolupament de rendiment i molt més, pertanyen a un fitxer de personal. Els empresaris intel·ligents també conserven més d'un fitxer de personal.

L’empresari té bones raons per mantenir diversos fitxers de personal, alguns amb finalitats legals i d’altres per a les millors pràctiques laborals. Es necessita documentació perquè l’empresari tingui una visió precisa de l’historial d’ocupació d’un empleat. La documentació és compatible amb les decisions de l’empresari i pot protegir l’empresari en una demanda legal, es conserva correctament.

El contingut del fitxer de personal proporciona una visió històrica dels esdeveniments importants durant la carrera d'un empleat. Recolzen les decisions que es prenen sobre el treballador i la seva carrera. Demostren la lògica de l’empresari després de la contractació, promocions, transferències, recompenses i reconeixements i decisions de acomiadament.

Les diferents directrius estan associades a diferents tipus de fitxers de personal

Com que es recomanen diversos tipus de fitxers de personal, es relacionen diferents regles i directrius amb cada tipus de fitxer de personal.

• Cada tipus de fitxer de personal té un motiu diferent dels continguts existents i diferents, basant-se en aquest motiu.
• Cada tipus de fitxer de personal s'emmagatzema de manera diferent.
• L’accés a un fitxer de personal està restringit a determinats empleats de la majoria d’organitzacions. Moltes organitzacions només restringeixen l’accés de fitxers de personal al personal de Recursos Humans. Els diferents tipus de fitxers de personal tenen diferents directrius d'accés.
• Es permet l’accés dels empleats al seu fitxer de personal, però la majoria dels empresaris estableixen directrius per accedir als empleats amb una política d’accés al fitxer de personal al manual dels empleats. (Diversos estats i jurisdiccions tenen normes diferents, així que estigueu al dia de la vostra ubicació.)

  La majoria de les organitzacions no permeten al gestor de l'empleat accedir al fitxer de personal global. S'espera que els directius mantinguin la documentació pertinent en el seu propi fitxer de treballador de gestió que no sigui el fitxer oficial de personal.

• El departament de Recursos Humans és responsable dels fitxers de personal dels empleats.

Fitxers de personal recomanats

A continuació, es mostren els tipus de fitxers de personal recomanats i el que necessiteu saber sobre com treballar amb ells.

Fitxer de personal de l'empleat

Aquest és el fitxer principal de personal que un empresari manté per a cada empleat. El fitxer de personal emmagatzema l’historial d’ocupació de cada empleat. Això és el que necessiteu saber sobre un fitxer de personal de l’empleat.

Fitxer mèdic

El fitxer mèdic dels empleats té serioses restriccions legals que l’empresari ha de conèixer i tenir en compte. Això és el que necessiteu saber sobre la confidencialitat i el contingut d’un fitxer mèdic de l’empleat.

Fitxer de nòmina

L’accés dels empleats al fitxer de nòmina dels empleats és menys restrictiu que l’accés al fitxer mèdic o al fitxer de personal. El fitxer de nòmina conté informació sobre el salari, la selecció de beneficis, els canvis de tarifa de pagament, els embusos i la documentació legal que afecta el xec de l’empleat. Diversos membres del personal de comptabilitat i recursos humans accedeixen a la informació del fitxer de nòmines.

Fitxer de formularis I-9 per a empleats

A causa dels drets d’accés de diverses agències governamentals, seguiu les millors pràctiques mantenint un fitxer independent per als formularis I-9 dels empleats. Més informació sobre l’emmagatzematge de formularis I-9.

Política d’accés a fitxers de personal per a empleats

Voleu permetre que cada empleat sàpiga què hi ha al seu fitxer de personal, però heu de controlar la integritat, integritat i rigor del fitxer. El manteniment de la confidencialitat dels empleats i dels empleats i l'accés limitat es garanteix amb una política d'accés al fitxer de personal.

Què no s'ha d'incloure en un fitxer de personal de l'empleat

Cerqueu directrius sobre contingut que mai no s’hauran d’incloure en un fitxer de personal de l’empleat? A continuació, es mostren les meves millors recomanacions sobre el contingut que voleu mantenir, ja sigui en un lloc independent i informal o no conservar-lo. La retenció de la documentació innecessària i purament opinada us pot fer mal.

Documentació

Saps quina és la documentació? La paraula, la documentació, es desenvolupen amb freqüència al món de l’ocupació i dels recursos humans. Però, el significat de la documentació i el motiu pel qual potser voldreu documentar esdeveniments laborals concrets es cobreixen a fons: "La importància de la documentació en recursos humans". Mireu perquè la documentació adequada és essencial per a fitxers d’ocupació precisos.

Exclusió de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació subministrada, tot i que té autoritat, no està garantida per a la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d’un estat a un altre i de país a país. Si us plau, sol·liciteu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals, per assegurar-vos que la vostra interpretació legal i les vostres decisions siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per orientació, idees i assistència.