Com respondre les preguntes de l'entrevista sobre l'organització

No és estrany que els entrevistadors de feina solen llançar una pregunta sobre les vostres habilitats organitzatives. La capacitat d'assignar de manera eficient el temps, l'energia i els recursos és fonamental per a gairebé totes les posicions de qualsevol indústria. L’organització és també una habilitat suau necessària per a les persones que treballen en entorns de ritme ràpid on s’espera que siguin excel·lents multitaskers. Abans de seure a una entrevista, penseu en la vostra resposta per fer preguntes sobre l'organització.

Com parlar de l'organització

No hi ha una manera correcta d’estar organitzada i, per tant, no hi ha una resposta correcta a la pregunta. Parleu dels vostres propis mètodes personals, què funciona per a vosaltres i per què.

• Demostrar que has pensat en els teus mètodes i desafiaments organitzatius, que són importants per a tu i que tens un sistema que funciona.
• Descriviu els vostres mètodes específics per mantenir-vos organitzats de la manera més detallada possible.
• Connecteu un exemple de formes en què el vostre sistema us ha beneficiat a vosaltres i als altres.
• Destaca que pot ser flexible per adaptar-se a nous problemes i tasques inesperades.

Com es descriu

Es pot preguntar-vos si us descriuríeu com a persona organitzada. La resposta curta és "sí", però penseu en ampliar la vostra resposta amb alguns detalls que mostrin la raó fonamental de la vostra confiança. Pots adaptar un d’aquests exemples a les teves pròpies experiències i hàbits:

• Absolutament. M'agrada mantenir una llista de verificació i assegurar-me que cada element rebi l’atenció que necessita.
• Sí, de vegades una mica massa. M'asseguro que tot estigui net i ordenat.
• Sóc una persona molt organitzada i exhaustiva, que crec que contribueix al meu èxit.
• Sí, faig servir diverses eines en línia i d'escriptori per mantenir-me organitzat. El dilluns de cada setmana, reviso el meu calendari i ressalta les coses clau que necessito aconseguir.
• M'agrada planificar els meus projectes de treball diaris, setmanals i a llarg termini.
• Em poso a punt de configurar recordatoris i escriure llistes de tasques. Llavors talla blocs de temps per dedicar-me a tasques particulars, així que he designat els passos i el temps necessari assignat per complir aquests objectius.

• Planejo el màxim possible, però en realitat les coses surten a l’últim moment. Així, asseguro que puc ajustar i respondre ràpidament, integrant noves prioritats en el meu treball diari.
• M'asseguro que els meus membres i els meus membres tinguin coneixement dels terminis establerts dels projectes i, a continuació, estableixo punts de referència perquè puguem seguir el nostre progrés. Per a la majoria de projectes, també estic establint "terminis previs" un o dos dies abans de l’hora "final" i faré tot el possible per complir aquest objectiu perquè el projecte es compleixi amb antelació.

Prepareu-vos per a preguntes de seguiment en profunditat

Els entrevistadors sovint fan un seguiment d’una pregunta inicial sobre l’organització per comprovar si realment ho heu pensat. Aquests exemples mostren el detall que ha de tenir el vostre pensament en preparar l’entrevista.

• Quins passos realitzeu per organitzar i planificar un projecte? La vostra resposta hauria de demostrar com utilitzeu les habilitats organitzatives per preparar-vos per a un projecte i després centrar-vos-hi.
• Com s'adapten als canvis d’última hora que s’hauran d’ajustar? La vostra resposta hauria de demostrar que podeu modificar els vostres plans i integrar nova informació quan sigui necessari.
• Com prioritzeu les tasques d’un mateix projecte? La vostra resposta hauria de demostrar que sabeu planificar, analitzar diversos enfocaments i possibilitats, prendre decisions sòlides i tenir èxit amb la vostra càrrega de treball.

• Com es planifica amb antelació els possibles canvis de terminis o reptes imprevistos? Explica'ns com es desenvolupen plans de seguretat en cas que el "Pla A" no funcioni.
• Com manegueu una situació quan la vostra planificació no era suficient? Parleu de les vostres capacitats de resolució de problemes, de la vostra capacitat de realitzar diverses tasques, de com manejar les prioritats que competeixen i de la vostra capacitat de reorganització segons sigui necessari.

Proporcioneu exemples de les vostres habilitats

A mesura que respongueu a aquestes preguntes de seguiment, proveu de proporcionar exemples concrets d'ocasions en què heu demostrat les vostres habilitats organitzatives en el lloc de treball. Això serà especialment eficaç si podeu mostrar com les vostres habilitats han resolt un problema o si heu contribuït d'una altra manera a la vostra empresa.

Potser va ser capaç d’eliminar l’arribada de paperassa. Potser heu establert terminis i processos per a un projecte important que assegurés la seva realització satisfactòria. En descriure com els vostres talents organitzatius han tingut un impacte positiu, podreu impressionar als vostres entrevistadors com a algú que pugui fer