Com escriure una carta de referència

És important saber escriure una carta de referència perquè a tothom se li demana que faci referència en algun moment de la seva carrera. Tant si es tracta d'un empleat, d'un amic o d'algú amb qui heu treballat, és important estar preparat per escriure una carta de recomanació efectiva.

Llegiu a continuació per obtenir consells sobre com escriure una carta de referència, així com els materials als quals sol·licitar el candidat, i quan dir no (i com dir no) a escriure una carta per a algú.

Cartes de referència o cartes de recomanació

Una carta de referència, també coneguda com a carta de recomanació, és una carta que parla de l'experiència laboral d'algú, les seves habilitats, experiència, qualitats personals i / o el rendiment acadèmic. Està escrit per un antic patró, un company, un client, un professor o una altra persona que pugui parlar positivament sobre aquesta persona.

Quan necessiteu cartes de referència

Necessiteu cartes de referència, normalment tres d’elles, quan sol·liciteu llocs de treball, pràctiques, llocs de voluntariat, col·legis i programes de postgrau. Una carta de referència és un aval positiu de les vostres habilitats i atributs, escrits per algú familiaritzat amb el vostre treball, caràcter i èxits.

La carta de referència explica per què el lector us ha de seleccionar, i què us qualifica per a l’oportunitat que esteu sol·licitant. L’organització pot demanar cartes que tinguin en compte l’individu per a l’ocupació o l’acceptació d’una institució, o poden ser ofertes pel sol·licitant o sol·licitant d’ocupació.

Què inclou una carta de referència?

Una carta de referència és un aval positiu de les vostres habilitats i atributs. Explica per què el lector us ha de seleccionar i què us qualifica per a l’oportunitat que sol·liciteu.

Acarta de referència professional normalment està escrit per un supervisor, un col·lega, un client, un professor o un professor que coneix bé els seus èxits en un entorn de tipus treball. Normalment inclou una descripció de la vostra posició i responsabilitats, la durada del vostre temps a l'empresa i les vostres capacitats, qualificacions i contribucions a l'organització.

Un personatge ocarta de referència personal pot ser escrit per un amic de la família, un mentor o un veí que pugui donar fe de les característiques que us convertirien en un bon candidat per al lloc que cerqueu. Explica com l’escriptor us coneix i parla dels vostres atributs personals, ja que s’aplicarien en un lloc de treball.

Què cal fer abans d’escriure una carta de referència

Penseu abans de dir "Sí".Abans d’acceptar l’escriptura de la carta, assegureu-vos que podeu escriure una carta de referència positiva per a aquesta persona. Si no coneixeu bé la persona o no creieu que podeu parlar altament de les habilitats o habilitats de la persona, està bé rebutjar la sol·licitud d'una recomanació.

És millor dir no a escriure una recomanació que escriure una referència negativa per a la persona.

Podeu ser imprecís quan rebutgeu la sol·licitud, simplement dient: "No crec que sigui la millor persona per escriure-us una recomanació". Si és possible, suggereixi a algú que demanin.

Sol·licitar informació. És convenient demanar a la persona una còpia del seu currículum vitae o currículum vitae, fins i tot si el coneixeu durant molt de temps. Poden tenir noves acreditacions o assoliments, i voleu proporcionar la major quantitat d’informació possible. Això també us ajudarà a donar directrius per utilitzar-les a l'hora de redactar la carta.

Si la carta de referència és per a una oportunitat laboral concreta, també cal que feu una còpia de la publicació de feina. De la mateixa manera, si la carta de referència és per a una escola o programa específica, demaneu informació sobre l'escola. Com més informació tingueu, més fàcil serà escriure la carta.

Obteniu tots els detalls.Juntament amb demanar informació sobre el candidat, obteniu tota la informació que necessiteu sobre com enviar la carta. Pregunteu a qui heu d’enviar la carta, quan siga el termini i quin format ha d’haver la carta. Pregunteu-vos si hi ha cap particularitat que l’escola o l’empresari vol que inclogueu a la vostra carta.

Què cal incloure en una carta de referència

Llevat que el candidat us proporcioni un formulari per escriure la vostra recomanació, heu d’escriure la referència com a carta formal. Una carta de referència hauria de començar tant amb vostè com amb la informació de contacte de l’empresari (nom, adreça, número de telèfon, correu electrònic) seguit de la data. Si es tracta d’un correu electrònic en comptes d’una carta real, incloeu la vostra informació de contacte al final de la carta, després de signar-la.

Informació de contacte i salutació:Si escriviu la carta a una persona física o un comitè de contractació, inclogueu la informació de contacte a la part superior de la carta i la vostra salutació. Si escriviu una carta general, podeu escriure a "A qui li interessi" o simplement començar la vostra carta amb el primer paràgraf.

Salutació: Comenceu la vostra carta amb "Benvolguts senyors. Cognom". Si no coneixeu el cognom de l’empresari, simplement escriviu "Estimat gerent de contractació". Si el candidat sol·licita un programa acadèmic, podeu escriure "Estimat Comitè d'Admissions".

Introducció: Expliqueu la vostra relació amb la persona amb qui esteu escrivint la carta. Podeu incloure quant de temps coneixeu la persona. A continuació, expliqueu per què esteu escrivint la carta. Assegureu-vos d’incloure el nom de l’empresa, la feina, l’escola o l’oportunitat que sol·licita la persona. Per exemple, "he estat supervisor de James Smith a la companyia XYZ durant els darrers cinc anys. Em complau recomanar-lo per la posició de cap de comptable a ABC Company.

Visió general del cos:En el cos de la carta, inclogui informació específica sobre les característiques personals del candidat (creativitat, paciència, confiança, etc.), habilitats específiques (excel·lents habilitats de comunicació, habilitats organitzatives, etc.). Sigui el més específic possible.

Primer paràgraf: El primer paràgraf de la carta de referència explica la vostra connexió amb la persona que esteu recomanant, inclosa la manera de conèixer-les i per què esteu qualificats per escriure una carta de referència per recomanar feina o escola de postgrau. Menciona la relació (personal o professional) que tens amb la persona que estàs recomanant.

Segon paràgraf (i tercer i quart)

Els paràgrafs intermedis de la carta de referència contenen informació sobre la persona sobre la qual escriviu, incloent-hi el motiu pel qual estan qualificats i el que poden contribuir. Si cal, utilitzeu més d’un paràgraf per proporcionar detalls. Sigues específic i comparteix exemples de per què aquesta persona és candidata qualificada. Si és possible, relacioneu casos específics on heu observat amb èxit la persona que utilitza les habilitats necessàries per al lloc.

Intenteu descriure qualitats i habilitats relacionades amb la feina, l’escola o l’oportunitat específiques. Per exemple, si la persona sol·licita una feina com a gerent, se centra en les habilitats de lideratge i comunicació de la persona.

Tancament de cartes

En el paràgraf final, oferiu més informació i inclogueu la vostra informació de contacte (telèfon i correu electrònic), de manera que estigueu disponibles per fer una recomanació verbal o si necessiteu respondre altres preguntes. També podeu reiterar que recomaneu aquesta persona "de tot cor" o "sense reserva".

Signatura: Finalitzeu la lletra amb la vostra signatura, manuscrita, seguida del nom escrit. Si es tracta d’un correu electrònic, només heu d’incloure el vostre nom escrit, seguit de la vostra informació de contacte.

Recomanació Longitud, format i lletra de la recomanació

Abans de començar a escriure la carta: Demaneu-li al candidat que us enviï el seu currículum, la vostra transcripció, currículum vitae o qualsevol altre material que us pugui ajudar a descriure amb precisió la persona. També podeu sol·licitar una descripció de la posició per a la qual està demanant informació i de la companyia. Com més informació tingueu, més fàcil serà escriure una recomanació forta.

Llargada: Una carta de recomanació ha de ser superior a un o dos paràgrafs; una carta que breu suggereix que o bé no coneixeu bé la persona o no els endoneu totalment. Tanmateix, voleu mantenir la lletra concisa i centrar-vos en alguns punts clau, de manera que eviteu escriure més d'una pàgina. Tres o quatre paràgrafs que expliquen com coneixeu la persona i per què els està recomanant és una durada adequada.

Format: Una carta de recomanació ha de ser d’un sol espai amb un espai entre cada paràgraf. Utilitzeu aproximadament 1 "de marges per a la part superior, inferior, esquerra i dreta de la pàgina i alineeu el text a l’esquerra (l’alineació de la majoria de documents).

Font: Utilitzeu un tipus de lletra tradicional, com ara Times New Roman, Arial o Calibri. La mida de la font hauria de ser entre 10 i 12 punts, de manera que és fàcil de llegir. Ajustar la mida de la font és una bona manera de mantenir la vostra carta a una sola pàgina.

Edita:Assegureu-vos de llegir la vostra carta abans d’enviar-la. Podeu fer que algú editi la carta, però amaga el nom del candidat per preservar la seva privadesa.

Mostra de lletres de referència

Podeu utilitzar aquest exemple de carta de referència com a model. Baixeu la plantilla (compatible amb Google Docs i Word Online) o llegiu la versió de text següent.

Baixeu la plantilla de Word

Mostra de lletres de referència (versió de text)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 de setembre de 2018

Jim Lee

Recursos humans

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Estimat senyor Lee, Estic encantat de recomanar a Sarah Jones la posició del gerent de màrqueting digital a Sabre Marketing & PR. Com a director de màrqueting a A & B Media, vaig tenir el plaer de treballar com a supervisora ​​de Sarah quan va treballar aquí com a associada de màrqueting. Responsable, puntual i extremadament brillant, Sarah es va situar entre els millors talents d'A & B Media, i avisi totalment la seva qualificació i el seu conjunt d’habilitats.

Em va impressionar contínuament el coneixement que va aportar a la taula i la seva dedicació a mantenir-se al capdavant de les últimes novetats del camp. Sarah combina habilitats d’anàlisi fortes amb una intuïció forta i sempre vaig saber que podia confiar en ella per complir els terminis i superar les nostres expectatives. Durant els seus dos anys amb nosaltres, va aconseguir nombrosos assoliments, des de l'augment del compromís de les xarxes socials en un 20%, fins a la reducció del percentatge de rebots del nostre lloc web en un 10%, per augmentar el ROI de les campanyes digitals un 15%.

Mentre que la visió professional de Sarah era immensament valuosa per a A & B Media, ella també era un meravellós jugador d'equip. Amb optimisme, atractiu i fàcil de portar-se bé, Sarah va ser una veritable alegria de tenir a l'oficina i va promoure moltes relacions positives tant al nostre departament com a tota la companyia.

Dit això, tinc molta confiança en la meva recomanació i crec que Sarah seria molt idònia per Sabre Marketing & PR. Si voleu parlar més de la meva experiència treballant amb Sarah, envieu-me un correu electrònic a [email protected] o truqueu-me al 555-555-5555.

Atentament, Melissa Bradley

Director de màrqueting, A & B Media

Formatar la vostra carta

Si envieu la carta a un empresari o escola, assegureu-vos de seguir el format de la carta comercial adequada. Això inclou enumerar la vostra informació de contacte, la data i la informació de contacte de la persona que ha rebut la vostra carta (normalment, el gerent de contractació) a la part superior de la carta. Inclou també la signatura manuscrita al final d’una carta física.

Tanmateix, si esteu enviant un correu electrònic a aquesta carta, no cal que inclogueu cap informació de contacte ni la data a la part superior de la carta. En el seu lloc, enumereu la informació de contacte després de signar el correu electrònic. Assegureu-vos també de tenir una línia d’assumpte clara i concisa que enumeri el nom del candidat, la feina a la qual se sol·licita (si escau) i l’objectiu de la vostra carta. Per exemple, una línia d'assumpte pot llegir: "Recomanació per al nom de cognom de primer nom - Treball assistent de recursos humans".

Utilitzeu una plantilla de carta de referència

Si no sabeu què escriure, utilitzeu una plantilla de carta de referència i personalitzeu-la per incloure la vostra informació. Una plantilla és una manera útil de veure com es pot formatar la carta i què cal incloure a la carta.

També podeu veure més lletres de referència de mostra per obtenir idees sobre què cal incloure a la vostra pròpia carta. Tanmateix, recordeu canviar la carta de manera que s'apliqui a la persona específica per a la qual esteu escrivint la carta.