Com respondre a les sol·licituds de xecs de referència

Creieu que el fet de subministrar una referència per a un antic empleat hauria de ser una activitat senzilla i directa que els directius i els professionals dels recursos humans tinguin en compte de manera habitual. Però als Estats Units, en l’entorn litigant existent, no es practica àmpliament el fet de proporcionar una referència simple a l’ocupació, en resposta a una sol·licitud de verificació de referència.

De fet, la majoria de les empreses assignen controls de referència al personal de Recursos Humans. Això significa que l’obtenció d’una referència que revela qualsevol informació sobre el candidat que proposes contractar és cada vegada més difícil. Tradicionalment, els gestors i supervisors dels candidats són les millors fonts d’informació.

En un article anterior, es van discutir els diferents enfocaments disponibles per als controls de referència dels antics empleats. L’enfocament recomanat per a una referència a l’ocupació verbal va variar en funció del rendiment de l’empleat mentre treballava per a la vostra organització. La resposta recomanada a una sol·licitud d’una recomanació escrita, especialment les que sol·liciten respostes numèriques que valoren els empleats, segueix sent la mateixa. Envieu el formulari al vostre personal de recursos humans.

Xecs informals de referència verbal

Aquestes polítiques de referència d’ocupació i de verificació d’ocupació són adequades per a la majoria dels controls de referència, especialment els que es demanen en format escrit. En l’article anterior, es va descriure un debat de referència no escrit, més informal, que el supervisor immediat podia dur a terme amb l’ocupador potencial.

Especialment en el cas d’un antic empleat o empleat actual, valorat i representat, és possible que vulgueu discutir de manera informal les seves contribucions amb un possible empresari. D'aquesta manera, ajudeu el vostre antic company per seleccionar i rebre una oportunitat de treball adequada.

Permetre al possible empresari experimentar un cert nivell de confort amb la seva elecció. Atès que una trucada telefònica de verificació de referència arriba tard al procés de selecció dels empleats, tingueu la seguretat que els vostres comentaris confirmen el que el futur empresari ha decidit a través del procés de sol·licitud i entrevista.

En aquest moment no esteu proporcionant molta informació nova per al futur empleador si el seu procés de contractació era exhaustiu.

Directrius per a xecs de referència informals

La investigació en línia indica que certs empresaris, especialment les universitats i les entitats governamentals, encara semblen permetre als directius proporcionar respostes als controls de referència. (Les polítiques d’empresaris privats només es troben rarament en línia). Els empleats d’empreses que requereixen que els empleats enviïn revisions formals i escrites de referència a la RH també poden sentir-se còmodes conversant amb un possible empresari de manera informal.

Cal destacar aquests temes sobre el contingut de la comprovació de referència per als lectors que decideixen respondre a una comprovació de referència verbal per a empleats actuals o anteriors. Els gestors necessiten formació per proporcionar aquestes respostes a les sol·licituds de comprovació de referència. Tingueu en compte les recomanacions sobre quan i si un administrador ha de proporcionar una resposta a una comprovació de referència.

Els gestors poden respondre a les sol·licituds de comprovació de referència mitjançant aquestes directrius

En respondre a una sol·licitud de verificació de referència, els gestors poden respondre a aquestes preguntes i atendre aquestes advertències.

• Identifiqueu el títol de la feina, el salari final, les dates d’ocupació i les responsabilitats laborals principals de l’antic empleat.
• Si decidiu proporcionar informació sobre el rendiment de l’empleat, assegureu-vos que la vostra resposta sigui equilibrada. L’empleat va mostrar, en bona part, un rendiment positiu del treball d’aquesta manera, però tenia algunes preocupacions en aquestes àrees. Aquestes àrees poden o no ser rellevants en el nou treball; en qualsevol cas, no són suficients per impedir la contractació de l’empleat. (Especialment amb un antic empleat en actiu, voleu augmentar les possibilitats que rebin una oferta de feina.)

• Responeu només les preguntes sobre les quals teniu informació. Utilitzeu el fitxer de l’empleat, incloses les avaluacions de rendiment i altres documents escrits per proporcionar exemples específics i veraces que posin en relleu el rendiment de l’empleat.Manteniu-vos allunyats de les opinions, els rumors i les prediccions.
• Si decidiu proporcionar informació negativa sobre l’empleat, proporcioneu informació sobre quins han estat els treballadors. Proporcioneu exemples específics de la documentació escrita que s’ha compartit amb l’empleat.

Preguntes que mai no han de respondre sobre els antics empleats

Podeu negar-vos a respondre directament a aquestes preguntes o desviar-les amb una resposta que eviti els components problemàtics. (Exemple: tornaríeu a utilitzar l’empleat? Resposta: si tots els aspectes de l’experiència, l’educació, el rendiment laboral i els interessos de l’empleat continuessin coherents amb els requisits de la posició, sí, tornaríem a contractar l’empleat.) Tingueu en compte aquestes preguntes:

• Qualsevol pregunta que revelés informació sobre qualsevol aspecte de la classe protegida d'un empleat per a la possible discriminació o protecció dels drets civils. Alguns exemples d'aquestes preguntes són:

  Preguntes sobre l'estat del matrimoni o de la parella, assumptes familiars, salut personal, discapacitats, registres assistencials o mèdics, raça, origen nacional, edat, religió, gènere, etc.

• Qualsevol pregunta que identifiqui les activitats relacionades amb l'ocupació polítiques o legalment protegides d'un empleat, com ara l'organització sindical, com a administrador sindical, presentant una queixa, afiliació o activitats de partits polítics, reclamacions de compensació per als treballadors, utilització d'assegurances o demandes relacionades amb l'ocupador..

• Preguntes que no tenen relació amb l'entorn de treball o amb el rendiment del treball. Podrien incloure preguntes sobre els interessos de l’antic empleat, les seves aficions, associacions de voluntaris o membres de l’associació. Aquests no són el negoci potencial del nou empresari.
• Qualsevol pregunta que us pregunti per predir el rendiment futur d'un empleat. Tot el que estàs capacitat per respondre són preguntes de l’empresari sobre el rendiment que vau experimentar, amb exemples escrits amb còpia de seguretat. No es pot predir el rendiment d’un empleat en un treball nou, en un entorn nou, per a un nou ocupador, en un conjunt de circumstàncies que no es poden definir ni conèixer.

Amb cura i consideració, podeu oferir un valor afegit als ocupants valorats. La vostra avaluació informal, veritable i documentada del rendiment pot proporcionar la punta de la balança a favor de la pròxima oportunitat del vostre antic empleat.