Passos que heu d’incloure en el vostre pla de projecte

01 Objectius del projecte

Els objectius del projecte es defineixen en una carta del projecte, però també s'han d’incloure en el pla del projecte. Hi ha diverses maneres de fer això. El pla del projecte podria explicar encara més els objectius del projecte, o podria incloure la carta com a apèndix. Per molt que un gestor del projecte opti per incorporar els objectius al pla del projecte, l'important és mantenir un vincle clar entre la carta del projecte, el primer document clau del projecte i el segon document clau del projecte, el pla del projecte.

02 Àmbit de projecte

Igual que els objectius del projecte, l’abast es defineix a la carta. No obstant això, un gestor del projecte hauria de perfeccionar l’abast en el pla del projecte. Per exemple, un projecte per automatitzar un procés manual hauria de definir l’abast definint on comença i acaba aquest procés.

En definir l’abast, el gestor del projecte pot començar a mostrar quina serà l’objectiu del projecte o el producte acabat al final. Si l’abast no s’ha definit, es pot ampliar durant tot el projecte i generar despeses i terminis perduts.

Per exemple, si esteu dirigint a un equip de màrqueting per crear un fulletó per a la línia de productes d’una empresa, quantes pàgines serà? Quins són alguns exemples de com podria semblar el producte acabat? Per a alguns membres de l’equip, un fulletó pot significar dues pàgines mentre que per a altres pot significar deu pàgines. La definició de l’abast pot fer que tot l’equip estigui a la mateixa pàgina quan s’iniciï.

03 Fites i resultats principals

Els èxits clau per a un projecte es denominen fites. Els productes clau del treball es denominen els principals productes lliurables. Representen els grans components del treball en un projecte. Un pla del projecte ha d’identificar aquests elements, definir-los i establir terminis per a la seva realització.

Si una organització duu a terme un projecte per desenvolupar programari nou, els principals productes lliurables podrien ser la llista final de requisits empresarials i com implementar-los. Després d’aquests, el projecte podria tenir fites per a la finalització del disseny, proves del sistema, proves d’acceptació d’usuaris i la data de llançament del programari. Aquestes fites tenen productes relacionats amb els treballs, però són més sobre els processos que els propis productes.

No cal que les dates límit i els terminis de lliurament siguin exactes, però com més precís, millor. Les dates precises ajuden els gestors de projectes a trencar les estructures de treball amb més precisió.

En aquesta fase del pla, crearàs fites perquè puguis portar lliuraments de gran o gran nivell i desglossar-los en petits resultats, que es poden esbossar en el següent pas.

04 Estructura de desglossament de treball

Una estructura de desglossament del treball, o WBS, deconstrueix les fites i els principals resultats en un projecte en trossos més petits, per la qual cosa a una persona se li pot assignar la responsabilitat de cada peça. En desenvolupar l’estructura d’avaluació del treball, el responsable del projecte considera molts factors, com ara els punts forts i els punts febles dels membres de l’equip del projecte, les interdependències entre les tasques, els recursos disponibles i el termini general del projecte.

Els gestors de projectes són, en última instància, responsables de l'èxit del projecte, però no poden fer el treball sols. El WBS és una eina que el gestor del projecte utilitza per garantir la rendició de comptes del projecte, ja que informa el patrocinador del projecte, els membres de l'equip del projecte i els grups d'interès responsables del que. Si el gestor del projecte està preocupat per una tasca, sap exactament a qui es pot trobar amb aquesta preocupació.

05 Pressupost

El pressupost d’un projecte mostra quant de diners s’assigna per completar el projecte. El responsable del projecte és responsable de la dispersió adequada d'aquests recursos. Per a un projecte que tingui proveïdors, el gestor del projecte garanteix que els productes lliurables es completin segons les condicions del contracte, prestant especial atenció a la qualitat. Alguns pressupostos del projecte enllacen amb el pla de recursos humans.

És important establir el cost de cada fita i el lliurament observant la quantitat de temps i cost laboral que s’impliquen per completar les tasques. El cost del projecte estarà lligat a quant de temps durà a terme el projecte, que es remunta a l’abast del projecte. L’abast, les fites, les tasques i el pressupost han d’estar alineades i realistes.

06 Pla de Recursos Humans

El pla de recursos humans mostra com es realitzarà el projecte. De vegades es coneix com a pla de personal. Aquest pla defineix qui estarà a l’equip del projecte i quina quantitat de compromís de temps s'espera que cadascú faci. En desenvolupar aquest pla, el gestor del projecte negocia amb els membres de l'equip i els seus supervisors el temps que cada membre de l'equip pot dedicar al projecte. Si es necessita personal addicional per consultar el projecte, però és part de l’equip del projecte, això també està documentat al pla de personal. De nou, es consulten els supervisors apropiats.

07 Pla de gestió de riscos

Moltes coses poden passar malament en un projecte. Tot i que tots els possibles desastres o petits salts són imprevisibles, es poden predir molts. En el pla de gestió de riscos, el gerent del projecte identifica els riscos per al projecte, la probabilitat que es produiran aquests riscos i estratègies per mitigar aquests riscos. El gestor del projecte demana informació del patrocinador del projecte, l'equip del projecte, els grups d'interès i els experts interns.

Es posen en pràctica estratègies de mitigació per als riscos que puguin produir-se o que tinguin elevats costos associats. En el pla s'observen els riscos que és poc probable que es produeixin i els que tinguin baixos costos; tanmateix, és possible que no tinguin estratègies de mitigació.

08 Pla de comunicacions

Un pla de comunicació descriu com es comunicarà un projecte a diferents públics. Igual que l’estructura d’avaluació de treballs, un pla de comunicació assigna la responsabilitat de completar cada component a un membre de l’equip del projecte.

En aquest pas, és important explicar com es comunicaran i es resoldran els problemes dins de l’equip i la freqüència amb què es farà comunicació a l’equip i als grups d’interès o al cap.

Cada missatge té un públic previst. Un pla de comunicació ajuda els responsables de projectes a assegurar-se que la informació adequada arriba a les persones adequades en el moment adequat.

09 Pla de gestió d’interessats

Un pla de gestió d’interessats identifica com s’utilitzaran els grups d’interès en el projecte. De vegades, les parts interessades només necessiten rebre informació. Això es pot tenir en compte en el pla de comunicacions. Si es necessita més dels grups d'interès, un pla de gestió de grups d'interès descriu com es podrà obtenir.

10 Pla de gestió de canvis

Un pla de gestió del canvi estableix un marc per fer canvis al projecte. Els gestors de projectes tendeixen a voler evitar canvis al projecte, però de vegades són inevitables. El pla de gestió de canvis proporciona protocols i processos per fer canvis. És fonamental per a la rendició de comptes i la transparència que els patrocinadors del projecte, els gestors de projectes i els membres de l’equip del projecte segueixen el pla de gestió del canvi.