Voleu saber com gestionar el projecte perfecte?

Voleu completar projectes amb èxit? A temps, dins del pressupost i amb la participació de les persones adequades per garantir la integració? Aquests passos de gestió de projectes asseguraran que practiqueu una gestió eficaç de projectes.

Passos en la gestió de projectes

1. Seleccioneu el projecte en funció de les necessitats expressades dels vostres clients, dels objectius actuals de la vostra organització o de les prioritats de la vostra organització.
2. Reuneix l’equip que ha de ser propietari del projecte per crear una implementació i integració positives. Tingueu en compte les diferents fortaleses i coneixements necessaris per produir el resultat desitjat. A més, considereu quines àrees de la vostra organització necessitaran per implementar i integrar les solucions.
3. Definiu els requisits dels clients interns o externs a partir del resultat o de la sortida del projecte.

1. Definiu l’abast del projecte i el resultat desitjat. Com a part d'aquesta definició, determineu on comença i acaba el projecte. Quin és el primer pas? Què és l'últim?
2. Definiu objectius mesurables que us permetran saber que el projecte s’aconsegueix. Definiu el vostre pressupost per al projecte. Determineu les persones i les hores necessàries per completar el projecte.
3. Determineu com comunicareu progrés i èxits a tota la vostra organització i recopileu informació sobre els membres de l’organització que no formen part de l’equip.

1. Diagrama de flux del procés actual. O, per a un projecte específic, enumereu els passos necessaris per dur a terme el projecte.
2. Mideu com funciona actualment el projecte actual si es tracta d'un projecte en curs. Estudieu les dades per ajustar els vostres objectius i expectatives.
3. Determineu si calen informació addicional, recursos o persones per completar el projecte. Porta les persones i els recursos identificats al grup. Tingueu en compte que cada vegada que afegiu més persones a l’equip, l’equip tornarà a entrar a les cinc etapes del desenvolupament de l’equip, de manera que afegiu les persones al principi del projecte quan sigui possible.

1. Creeu un pla d’acció per completar els passos del projecte. Assigneu les persones adequades per completar cada pas. Establiu una data de venciment per a quan realitzeu cada pas. Assegureu-vos que la gent tingui el temps necessari per assignar-se al projecte.
2. Determineu un mètode continuat per rastrejar si esteu realitzant els passos previstos. Realitzeu reunions setmanals, configureu un calendari de planificació centralitzat, distribueu àmpliament els minuts de la reunió o enumereu els passos en una pissarra blanca pública.
3. Implementeu el pla d'acció. Documenteu els mètodes utilitzats per aconseguir cada pas. Voleu ser capaç de compartir els passos i els objectius i duplicar les accions realitzades per l’equip, si es tracta d’un projecte continuat o repetit periòdicament.

1. Determineu com l’equip mesurarà, registrarà i farà un seguiment de l’efectivitat de l’execució del projecte i del procés de planificació per al futur.
2. Utilitzant les dades recollides, avalueu els resultats. Com va complir el projecte les expectatives i satisfà els planificadors i els participants? Si no, per què no? Document per a projectes futurs.
3. Celebra els assoliments de l'equip.
4. Determineu com podeu aplicar les lliçons apreses i els passos experimentats durant aquest projecte als vostres projectes futurs. Trobeu un mètode per integrar els passos de les millors pràctiques per a la gestió de projectes.

Consells addicionals per garantir l’èxit del projecte

1. Implica les persones adequades que siguin propietàries del procés i puguin fer o trencar l'èxit de la vostra implementació i integració.
2. Documenteu els passos per tal que l'equip que segueixi o que implementi el vostre projecte el proper any tingui la informació adequada que necessiti per duplicar els passos i el procés de planificació.
3. Mantingueu tots els formularis, fullets, documents de comunicació, minuts de l’equip i totes les altres dades relacionades amb el projecte en un fitxer al qual pugueu accedir per a la planificació del projecte següent.
4. Feu que la gent sigui responsable a l'equip. Els projectes tenen una manera d’eliminar els terminis i el fracàs quan els membres de l’equip no es responsabilitzen dels compromisos i resultats.

1. No actueu com si un equip fos una democràcia on tothom tingui un vot uniforme sobre cada component del projecte. No ho és i si us comportem així, els vostres esforços fallaran. Recordeu que el líder estableix el to i el ritme. El líder pren la iniciativa de les expectatives i les decisions finals.
2. La presa de decisions de consens és una trampa. Fa que els grups s'enfonsin al més baix denominador comú, no a la millor solució, en les seves decisions. A continuació, s’explica com no està d'acord amb el lideratge de l’equip o un membre.