Descripció de la feina d’ajudant executiu: salari, habilitats i més

Els assistents executius són similars als assistents administratius o secretaris, ja que tots donen suport a la feina d’altres persones, normalment un executiu, mitjançant la gestió o supervisió de les funcions de l’oficina. La diferència és que un assistent executiu és específicament un membre del personal de l'oficina sènior assignat a un alt executiu. Això comporta la supervisió i la formació d’altres funcionaris de l’oficina, així com l’abordatge de tasques que poden tenir un efecte dramàtic sobre l’èxit d’una empresa.

Responsabilitats i funcions d'assistent executiu

Aquesta tasca generalment requereix la possibilitat de fer el treball següent:

• Comptabilitat / comptabilitat
• Gestió del calendari
• Relacions amb els clients
• Dissenyar i mantenir un sistema d’arxiu
• Organitzeu reunions
• Conserva els registres
• Organitzar plans de viatge
• Escriptura
• Planificació d’esdeveniments
• Prepara informes
• Processant els informes de despeses
• Preneu els minuts de la reunió

Les funcions d'assistent executiu inclouen les mateixes funcions que els assistents administratius: elaborar i acceptar trucades telefòniques; enviar memos, correus electrònics i cartes en nom de l'executiu; rebre visitants; gestió de programació; i més. També actuen com a guardians, prenent decisions sobre qui accedeix a l'executiu i quina informació rep l’executiu.

Sovint realitzen investigacions i elaboren informes que influeixen en la política de l'empresa. Aquestes responsabilitats signifiquen que els assistents executius han d’entendre a fons el treball dels seus empresaris. Com a resultat, aquests treballadors també poden actuar com a enllaç entre l'executiu i la resta del personal administratiu.

Salari de Assistent Executiu

Els assistents executius van obtenir un salari mitjà anual de 59.340 dòlars el 2018, la qual cosa els situa a l'exterior del 10% més gran de tots els secretaris i assistents administratius:

• Retribució anual mitjana: 38.880 $ (18,69 $ / hora)
• Top 10% Salari anual: 64.230 dòlars (30,88 $ / hora)
• Salari anual inferior al 10%: $ 24,690 ($ 11,87 / hora)

Font: Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA, 2018

Educació, formació i certificació

Hi ha pocs requeriments educatius per començar a treballar com a secretària, però l'assoliment d'una posició com a assistent executiu solament es produeix després de diversos anys d'experiència.

• Educació: Un diploma d’escola secundària és suficient per a la majoria d’ocupacions de primer nivell, però els que tinguin títols associats o de grau en camps relacionats amb l'empresa seran més comercialitzables.
• Certificació: Ningú ha de ser certificat per ser assistent executiu, però hi ha certificacions disponibles a través de cursos en línia per a la majoria de programes de programari que requereixin coneixement. Aquestes certificacions poden fer que els candidats a un lloc de treball siguin més atractius.
• Entrenament: L’experiència i la confiança s’aconsegueix fent la feina; els assistents executius generalment s’han demostrat durant un llarg període de temps.

Habilitats i competències d'assistent executiu

El mecanisme, l'arxiu i altres habilitats administratives són importants, però els millors assistents executius solen tenir personalitats fortes que es mostren a través de diverses habilitats suaus beneficioses:

• Habilitats de comunicació: Els assistents executius solen servir de guardià, decidint quins missatges i quins visitants o interlocutors necessiten per acudir directament al seu ocupador i que han de redirigir-se o manipular-los d'una altra manera. Això implica la possibilitat de recollir ràpidament informació de qui demana temps al seu cap.
• Gestió del temps: Qualsevol que gestioni el temps d’una altra persona, com els assistents executius sovint fan els seus caps, també han de ser bons en gestionar el seu propi temps.
• Fiabilitat: Els assistents executius sovint tenen accés a informació confidencial i els executius que treballen necessiten confiar plenament en ells perquè siguin el més eficients possible en els seus llocs de treball.

• Multitasca: Els assistents executius gestionen regularment més d'una tasca a la vegada mentre mantenen els horaris dels seus caps i els mantenen a la pista.

Perspectives de feina

Segons l’Oficina d’Estadístiques de Treball dels Estats Units, les oportunitats d’ocupació per als secretaris executius i els assistents administratius es reduiran al voltant d’un 17%. Això és molt pitjor que el creixement del 7% previst per a totes les ocupacions i significativament pitjor que el descens del 5% previst per a tots els secretaris i assistents.

La disminució s’atribueix a l’augment del nombre de directius d’una organització que comparteix un assistent. Això és més possible perquè les comunicacions electròniques i mòbils ho han fet perquè els executius tinguin més probabilitats de gestionar la seva correspondència i la seva programació.

Ambient de treball

Els assistents executius solen treballar en un entorn d'oficina i interactuar amb els visitants, els interlocutors i altres executius, a més dels seus propis caps. El treball pot ser ritme ràpid i exigent, i el paper del porter, de vegades, requereix que els assistents executius diguin no a les persones que no volen prendre res per una resposta.

Horari de treball

Les hores solen seguir les típiques de les d'una setmana laboral típica. No obstant això, els executius que treballen tard solen esperar que els seus assistents executius també estiguin disponibles després d’unes hores.

Com aconseguir el treball

APLICAR

Sol·liciteu-ho directament amb empreses o reviseu les obertures a llocs com Indeed, Monster i Glassdoor.

REFERÈNCIES

Estigueu preparats amb persones que puguin donar fe de la vostra fiabilitat i fiabilitat, trets importants per a un assistent.

Comparació de treballs similars

Les persones interessades a treballar com a assistent executiu també podrien considerar una de les següents trajectòries professionals, que es detallen amb salaris mitjans anuals:

• Oficina de comptabilitat: $40,240
• Periodista: $57,150
• Secretari financer: $39,570

Font: Oficina d'Estadístiques Laborals dels EUA, 2018