Com organitzar el paper

L’única vegada que sembla que penses en els teus documents importants és quan els necessites. I, moltes vegades, no els podeu trobar quan els necessiteu, ja que o bé no teniu un sistema organitzat i centralitzat per emmagatzemar els vostres documents importants i / o l’última vegada que els necessiteu, l’heu tirat de nou al mar de documents de la vostra oficina a casa, en lloc de tornar-lo a on pertanyia.

Començant

Amb tots els vostres documents importants repartits per tota la vostra casa, perdreu molt de temps i energia buscant-los. També correu el risc de perdre-ne alguns. Però amb uns senzills passos, podeu organitzar els vostres documents de paper importants en una hora aquest cap de setmana.

Necessitareu un petit arxivador de dos calaixos o una caixa de fitxers portàtils penjants, fitxers penjats de diversos colors (6 colors diferents), carpetes de la part superior de la pestanya superior de tercer tall de manila i una caixa forta ignífuga (opcional). O podeu adquirir una carpeta i inserits de pestanyes grans. Un cop tingueu la mercaderia, s’indiquen els sis passos que s’utilitzaran per organitzar la vostra documentació.

Reuneix els vostres documents

Abans de poder organitzar tots els documents importants, heu de localitzar-los. De vegades és més fàcil dir-ho que fer-ho.

Comproveu la vostra oficina a casa amb calaixos i els papers apilats al taulell o taula. Comproveu les piles de paper que omplen els taulells de la cuina, els calaixos i les cistelles de cuina. Mireu el vostre aparador i la tauleta de nit (els hi hauria pogut deixar allà a la velocitat del matí i oblidar-los). Per últim, però no per això menys important, comproveu la vostra cartera o maletí per a documents importants que encara esteu portant accidentalment.

Classifica per categoria

Els documents més importants es troben en una de les sis categories següents. Ordeneu tots els vostres documents reunits de la següent manera:

1. Registres de llar i propietat - hipoteques, actes de propietat, projectes i rebuts de millores d'habitatge, manuals i garanties d'aparells, informació sobre impostos immobiliaris, pòlisses d'assegurança de la llar i manuals
2. Registres automàtics - títols, registres de manteniment, pòlisses d’assegurances i informació, informació sobre préstecs i registres de pagaments
3. Registres de salut - pòlisses d'assegurances, manuals de prestacions d'assegurança mèdica, explicació de beneficis mèdics, factures mèdiques, llistes de prescripcions, informació sobre despeses flexibles, rebuts mèdics, directives mèdiques, assegurances de vida

1. Registres financers - extractes bancaris, declaracions d'impostos, registres de deducció fiscal, registres d'inversió, registres de préstecs, extractes de targetes de crèdit
2. Records d’electrònica - contractes i manuals de telefonia mòbil; rebuts i garanties de vendes d’ordinadors, portàtils i iPads; plans i factures de cable i Internet; rebut de vendes de l’encaminador sense fils i manual
3. Registres personals - certificats de naixement, certificat de matrimoni, certificat de divorci, documents de custòdia, informació de seguretat social, registres d’immunització, passaports, registres de serveis militars, registres de testament, testament i informació del lloc funerari. Si teniu animals de companyia, també podeu incloure en aquesta categoria els documents importants, com ara informació veterinària i vacunes.

Cerqueu els vostres documents vitals

La majoria dels vostres documents importants es poden emmagatzemar en un arxivador normal o en una caixa de fitxers portàtils. Hi ha alguns. Tanmateix, això s’hauria d’emmagatzemar en una opció de seguretat o emmagatzematge fora de foc, com ara una caixa forta.

Els documents vitals són documents que podrien ser molt difícils o molt de temps per substituir. Poden contenir informació personal sensible que es podria veure compromesa en cas de trencament o robatori. En el cas, la vostra casa va ser destruïda per un incendi o una inundació que voleu que aquests documents vitals es mantinguin intactes.

Per a la majoria de la gent, es consideren imprescindibles els següents documents: informació de seguretat social, certificats de naixement, pòlisses d’assegurances juntament amb la informació de contacte del seu agent, voluntats, actes de propietat, títols de cotxe, passaport i qualsevol contracte o acord que requerís la signatura original.

Feu una llista mestra de tots els documents vitals que introduïu a la vostra caixa forta a prova de foc o en una opció d'emmagatzematge fora del lloc.

Dupliqueu la vostra cartera

La majoria de nosaltres portem informació crítica a les nostres carteres cada dia. Coneixes tot el que hi ha a la vostra cartera? Què faríeu si la vostra cartera estigués perduda o robada?

Feu còpies de la vostra llicència de conduir, targeta de donant, targeta d’assegurança de salut, targetes d’afiliació com a botiga de queviures, targetes de fidelització, clubs de magatzems i, sobretot, totes les targetes de crèdit i de dèbit (copieu el front i el revers) Conserva aquestes còpies amb altres documents importants en paper:

Pas cinc: creeu un sistema d’arxiu senzill

Com més senzill sigui el sistema d’arxiu, més probabilitats s’utilitzarà de manera consistent. Preneu cada categoria d’un document important i assigneu-li un color de fitxer penjat:

• Registres de llar i propietat
• Registres automàtics
• Registres de salut
• Registres financers
• Records d’electrònica
• Registres personals

Afegiu el nombre adequat de fitxers penjats al vostre sistema de fitxers pel nombre de documents que teniu a cada categoria.

Utilitzeu les carpetes de manila i creeu una carpeta per a cada document individual de cada categoria. Col·loqueu les carpetes a la secció corresponent de fitxers penjats de colors.

Si heu adquirit una carpeta i tres pestanyes grans, marqueu les pestanyes amb els noms dels registres anteriors, perforeu el paper a tots els documents i organitzeu-los. Si els papers no han de ser perforats per forats de paper, el forat del paper perforarà una carpeta i posa els documents a la carpeta.

Ara, si el paper no és la vostra cosa, pot ser un moment lliure per a vosaltres. Podeu escanejar tots aquests documents, desar-los a un disc dur i després destrossar-los tot. Però utilitzeu la vostra pròpia discreció, ja que és millor que es conservin alguns tràmits. Feu servir el vostre millor judici.

Manteniment continuat

Ara que s’organitzen els vostres documents importants, organitzeu-los. Cada mes, quan pagueu les factures, introduïu qualsevol document nou a la secció corresponent del vostre sistema de fitxers. Al mateix temps, cerqueu els documents que heu tret del sistema durant el mes que encara podrien estar fora del sistema de presentació. Torneu a arxivar-los. Almenys dues vegades l'any, reviseu els documents del vostre sistema de fitxers per veure si es pot purgar. Un bon horari a seguir és el primer de l'any i al final de cada curs escolar.

Amb un petit esforç, podeu obtenir beneficis a llarg termini organitzant els vostres documents importants.

Editat per Elizabeth McGrory.