Com organitzar una reunió de totes les mans per als vostres empleats

La vostra empresa manté reunions de totes les mans? Si no, potser voldreu pensar en organitzar aquesta reunió. Per descomptat, mai no haureu de mantenir una reunió només perquè voleu que un element estigui marcat fora de la vostra llista de tasques, així que aquí teniu per què, quan i com organitzar una reunió de totes les mans.

Per què voleu reunir totes les mans?

De vegades, necessiteu obtenir informació a tot el personal i una reunió de totes les mans és una excel·lent oportunitat per fer-ho. Sí, podeu enviar la informació per correu electrònic, però, depenent de la informació, és possible que lliurar-la personalment sigui una manera més eficaç de comunicar-vos.

A més, depenent de la grandària i distribució de la vostra empresa, la reunió de totes les mans és una bona oportunitat per construir equips i permetre que els empleats es connectin entre ells. i permetre que els empleats es connectin entre ells. Si la vostra empresa té diversos llocs, un empleat al lloc A pot tenir un problema que algú al lloc B pugui resoldre, però si no saben que existeix aquesta persona, no demanaran ajuda.

Finalment, una reunió de totes les mans permet als seus empleats fer preguntes en presència dels seus companys. Això allibera el vostre temps perquè podeu compartir la resposta adequada una vegada i no repetir-la una vegada i una altra per a diversos empleats.

Quins temes són els millors en una reunió de totes les mans?

Aquest tipus de problemes generalment es comuniquen millor quan es lliuren en una reunió de totes les mans en lloc de per correu electrònic o demanant als gerents locals que informin al seu personal.

• Presentació de nous directius sèniors. Si teniu un nou president o conseller delegat, voleu que es presenti a tot el personal. És important que la gent conegui la cara darrere del canvi de nom i de política.
• Nous objectius empresarials. Quan el vostre equip sènior vulgui compartir els objectius de la companyia amb el personal, tenir-los a la mateixa habitació és una gran idea. Permet que la gent faci preguntes, de manera que entenguin la lògica i el raonament darrere dels objectius.
• Quan hi hagi un canvi significatiu. Pot ser una nova adquisició d’empreses, una desinversió, una reorganització o qualsevol cosa que toca totes les àrees de l’empresa. Una vegada més, la comunicació oberta i honesta són els objectius aquí.

Per descomptat, aquestes no són les úniques raons per trucar a una reunió de totes mans, però assegureu-vos que una reunió de totes les mans sigui la millor manera d’entregar informació abans d’orientar-vos a organitzar una reunió de totes les mans.

Com organitzar una reunió de totes les mans

El primer pas, tal i com es parla anteriorment, és tenir un propòsit útil per a una reunió de totes les mans. Un cop tingueu un propòsit, podeu planificar i celebrar la reunió.

En primer lloc, pensa en la logística. És possible que trobis divertit triar i convidar els altaveus, preparar els documents i planificar el temps de connexió a la xarxa, però si no ho fas amb la logística, la teva reunió de totes les mans no funcionarà. Heu de fer front a aquests problemes per a una reunió de totes les mans amb èxit.

• Ubicació. Si el vostre negoci és petit i tothom pot ajustar-se al voltant de la taula de conferències, es solucionarà aquest problema. Si la vostra empresa és àmplia, fins i tot si feu feina al mateix edifici, probablement necessitareu llogar un auditori o centre de conferències per a la vostra reunió. Assegureu-vos que teniu seients per a tothom.
• Viatjar. La gent haurà de recórrer llargues distàncies per arribar a la vostra reunió de totes les mans? Si la gent necessita conduir des de la distància, assegureu-vos que comenceu la reunió prou tard perquè el vostre personal no hagi de sortir de casa a les 4:00 del matí per arribar a la reunió. Recordeu que sortir de casa aviat és una dificultat per a molts.

• Pràctica. Una reunió cara a cara de totes les mans pot ser la millor manera d’introduir un nou conseller delegat. Però, si es tracta de persones que volen des de múltiples ubicacions i de situar-les en hotels, mentre que les vostres oficines en aquests llocs s'apaguen durant diversos dies, probablement no sigui la millor idea. En comptes d'això, penseu a fer videoconferències. No permeteu que la gent vegi la videoconferència des dels seus pupitres, però demaneu-los que es reuneixin per ubicació per a l’oportunitat de construir l'equip de veure la introducció.

• Aliments. Si es tracta d’una breu reunió d’una hora que introdueix el director general, només necessitareu una ubicació. Si es tracta d’una conferència d’un dia amb múltiples ponents i tallers, haureu d’organitzar menjar per dinar i pauses.

Qui necessita presentar-se en una reunió de totes les mans?

Amb aquesta logística ordenada, només cal organitzar els altaveus. Voleu tenir canvis a tota la companyia introduïts pel director general / propietari / president. Els caps departamentals poden explicar qüestions rellevants per als seus departaments, però les explicacions sobre les iniciatives de tota la companyia han de venir des de dalt.

Naturalment, un canvi en la política de recursos humans pot venir del director general de recursos humans i el canvi de màrqueting pot provenir del director comercial principal, però el pla global que inclou objectius, estratègia i visió ha de venir des del principi.

Assegureu-vos que tots els empleats estan inclosos o no és una reunió de totes les mans. Si la informació només és rellevant per als gestors, per què portareu els col·laboradors individuals a la reunió? Si els canvis només afecten les TI, per què la comptabilitat té temps per assistir a aquesta reunió?

Què ha de passar en una reunió de totes les mans?

Tota la informació que proporcioneu en una reunió de totes les mans ha de ser rellevant, oportuna, crítica i (esperem) interessant. És clar, és poc probable que introdueixi la forma en què la vostra empresa complirà les noves regulacions governamentals sigui un aclamador de multituds. Però, recordeu, és més probable que us comprometeu amb la gent si presenteu la informació d’una manera interessant.

A més dels altaveus i els tallers (si escau), assegureu-vos que proporcioneu temps per treballar en xarxa. Sovint es pensa en la creació de xarxes com una cosa que feu per trobar nous llocs de treball, però també podeu utilitzar la xarxa de manera interna. Voleu que el vostre personal es conegui. Proporcioneu etiquetes de nom (si generalment no utilitzeu insígnies) que mostrin noms i títols i ubicacions.

L’objectiu general d’una reunió de totes les mans és reunir els empleats de la companyia. Voleu que la gent se senti com si la reunió valgués la pena. Si no es pot obtenir la sensació que val la pena, salti la reunió de totes les mans i enviï un correu electrònic amb la informació.